مدیران چگونه اجرای نظام پرداخت را بر اساس عملکرد ، طراحی و اجرا کنند ؟

اجرای نظام پرداخت بر اساس عملکرد

خلاصه
 

این فهرست راهنما ویژه مدیران مسئول اجرای نظام پرداخت بر اساس عملکرد است.
البته اجرای سیستم پرداخت بر اساس عملکرد، راه حل نهایی ایجاد انگیزه در کارکنان و افزایش کارآیی آنها نیست. به میزان گسترده ای تایید شده که بخش اعظم پولی که افراد می گیرند به دلیل مهم ترین جنبة کارشان نیست. روش پرداخت بر اساس عملکرد را باید همواره همراه با دیگر روشهای افزایش عملکرد کارمندان مورد استفاده قرار داد. 

مقدمه

، پرداختهای اضافی به کارمندان یعنی پرداختهایی فراتر از دستمزد پایه و هزینه های زندگی را به ارزشیابی عملکرد آنها مرتبط می سازد. در ابتدای هر سال، اهدافی برای هر یک از کارمندان تعیین می شود. بسته به عملکرد فرد در تحقق این اهداف تا پایان سال، او علاوه بر حقوق مقداری پول به عننظام پرداخت بر اساس عملکردوان تشویق دریافت می کند . 

نظام پرداخت بر اساس عملکرد هم برای افراد خوب است و هم برای تیمها. این فهرست راهنما، مبتنی بر نظام پرداخت بر اساس عملکرد در سطح فردی است. 

مزایا نظام پرداخت بر اساس عملکرد

مرتبط ساختن پرداختها به عملکرد:

•    عملکرد کارکنان را افزایش می دهد؛
•    ارتباطی قوی میان اهداف شرکت و اهداف کارکنان ایجاد می نماید؛
•    حفظ و استخدام کارکنان را افزایش می دهد یعنی کارکنان احساس می کنند که بر اساس عملکردشان تشویق می شوند.

معا یب نظام پرداخت بر اساس عملکرد

پرداخت بر اساس عملکرد:

•    ممکن است رقابت فردی در میان کارمندان را افزایش دهد و در نتیجه فرهنگ تیمی را تضعیف کند؛
•    می تواند باعث شود که مدیران توسعة فردی و رشد عملکرد افراد را نادیده بگیرند؛
•    ممکن است باعث شود که پرداختهای تشویقی مبتنی بر روشها و استانداردهای ارزشیابی جامع نباشند؛
•    نیازمند زمان و منابع زیادی برای اجرا است.

فهرست راهنمای عملی نظام پرداخت بر اساس عملکرد

1. یک کمیتة رامسئول نظام پرداخت بر اساس عملکرد کنید.

اعضای کمیتة نظام پرداخت بر اساس عملکرد باید از بخشهایی از  سازمان باشند که تحت تاثیر این سیستم قرار دارند. کارکنان یا نمایندگان اتحادیة  و حداقل یک نفر از اداره های  حسابداری و پرسنلی را به عضویت این کمیته درآورید. یک هماهنگ کننده را نیز برگزینید تا بر این فرآیند نظارت کند . این فرد باید دارای تجربة مدیریت پروژه باشد. 

2. قلمرو نظام پرداخت بر اساس عملکرد را مشخص نمایید.

آیا همة کارکنان مستحق نظام پرداخت بر اساس عملکرد هستند یا می خواهید تنها گروه خاصی ، مانند مدیران میانی تا ارشد ، را تحت پوشش قرار دهید؟

3. اطلاعات لازم را گردآوری کنید.

ببینید آیا اعضای برگزیده از میان کارکنانتان، قبلاً تحت نظام پرداخت بر اساس عملکرد قرار گرفته اند یا خیر؛ در این صورت، از تجربة آنها بهره ببرید. هماهنگ کننده باید دارای سابقة فعالیت در این حوزه  باشد. ببینید کاربرد این سیستم در سازمانهای مشابه شما چگونه بوده است.

4. طرحی را تهیه کنید.

پنج نکتة مهم دربارة نظام پرداخت بر اساس عملکرد عبارتند از:

•    این سیستم باید به سادگی برای همة کارکنان قابل فهم باشد؛
•    باید دارای رابطه ای روشن میان نتایج عملکرد و مزایای پرداختی باشد؛
•    باید  برای همة کارکنان در تمامی واحدها و در همه بخشهای  سازمان به اجرا در آید؛
•    باید شامل رویکردی برای رسیدگی به شکایات  کارکنانی باشد که از ارزشیابی خود ناراضی هستند؛
•    باید شامل سیستمی برای بررسی و ارزشیابی باشد.

در تهیة چنین طرحی، به این موارد توجه کنید. 

روشی برای تعیین معیارهای عملکرد. در این زمینه، دو رویکرد وجود دارند:

•    کیفی – بر مبنای معیارهایی برای مشاغل فرد (همانند مشخصات و ویژگی های شغلی) ،یا معیارهایی کلی تر که تمامی مشاغل موجود در سازمان را پوشش می دهند (مانند خدمات مشتریان، کاهش میزان شکایات و غیره).

•    کمی – بر مبنای اهداف عموماً مالی ،البته  می توان از معیارهای دیگری همچون افزایش تعداد استفاده کنندگان از خدمات یا کاهش مدت زمان انجام یافتن سفارشها نیز استفاده کرد.

معیاری برای امتیاز دهی عملکرد. از هر روشی که برای سنجش عملکرد استفاده می کنید، باید معیاری را برای امتیازدهی به آن مشخص کنید. اکثر سیستمهای امتیازدهی شش نمره دارند،  مانند:

رابطه میان امتیازدهی و پرداخت مزایا. امتیازدهی به افراد را مستقیماً به درصد دستمزد کارمندان که باید به عنوان پاداش و مزایا پرداخت شود، مرتبط سازید (مثلاً مزایای ارزشیابی مناسب عملکرد، بین 2 تا 4 درصد دستمزد است). به هیچ چیزی جز عملکرد خوب نباید مزایایی تعلق بگیرد. این مزایا را شخصاً به کارمندان اطلاع دهید.

یک جدول زمانی برای ارزشیابی. مدیران صف باید در تمام طول سال، جلسات منظمی با کارکنانشان داشته باشند. در آغاز سال، آنها باید با افراد صحبت کنند، معیارها و اهداف مورد نظر را تدوین نمایند و در مورد این اهداف به توافق برسند. ارزیابیهای منظم در تمام طول سال می تواند باعث شناسایی و غلبه بر مشکلات شود. در جلسات نهایی پایان سال، مدیران صف می توانند دربارة عملکرد بحث کرده و به کارکنان امتیاز بدهند.
مصاحبه های اول و آخر باید به طور رسمی مستند شوند، اهداف و مقاصد باید ثبت گردند و یک نسخه از آن در اختیار کارمندان قرار گیردو یک نسخه نیز در بایگانی حفظ شود.

رویکرد استیناف. بسیار مهم است که اگر کارمندانی احساس کردند ارزیابی نادرست یا ناعادلانه ای از آنها صورت گرفته، بتوانند به دنبال استیناف و احقاق حق خود بروند. به کارمندان اجازه دهید بدانند که در چنین صورتی باید به سراغ چه کسی بروند. مسلماً این فرد نباید همان کسی باشد که ارزشیابی را انجام داده است. معمولاً، مدیر بخش اداری و پرسنلی، بهترین گزینه برای این کار است. 

5. مدیران را در قبال ارزشیابی عملکرد آموزش دهید.

آموزش مدیران دربرگیرندة تعیین اهداف است و مصاحبه های ارزشیابی باید:

•    با اصول نظام پرداخت بر اساس عملکرد آغاز شود؛
•    تمامی جزییات طرح نظام پرداخت بر اساس عملکرد را دربربگیرد؛
•    باعث شود که مصاحبه کنندگان به اطلاعاتی مناسب در قبال کارکنان دست یابند؛
•    اثبات کند که چگونه می¬توان یک مصاحبة ارزشیابی اثربخش را انجام داد.

تلاش نکنید تا هر موضوعی را در جلسة نخست مطرح کنید. استفاده از جلسات پیگیری الزامی است و به خاطر داشته باشید که باید برای هر موضوع تازه ای، آموزشهای کامل ارایه نمایید.

6. نظام پرداخت بر اساس عملکرد را به اطلاع تمامی کارکنان برسانید.

از جلسات توجیهی تیمی و مباحث فردی برای انتشار اطلاعات مربوط به نظام پرداخت بر اساس عملکرد استفاده کنید. راهنمایی مستند دربارة طرح نظام پرداخت بر اساس عملکرد سازمان  تهیه کنید و آن را در اختیار تمامی کارمندان قرار دهید. نام آن دسته از اعضای کمیتة نظام پرداخت بر اساس عملکرد را که کارمندان می توانند برای کسب اطلاعات بیشتر به آنها مراجعه نمایند ،اعلام کنید. 

7. طرح نظام پرداخت بر اساس عملکرد را ابتدا آزمایشی اجرا کنید. 

بسته به حجم و وسعت سازمانتان، در ابتدا بر یک بخش یا یک سطح از مدیریت تمرکز نمایید. می توانید از تجربة این اجرای آزمایشی برای اجرای گسترده تر طرح خود استفاده کنید. همیشه اجرای نظام پرداخت بر اساس عملکرد را در ابتدای سال مالی سازمانتان شروع کنید. 

8. طرح نظام پرداخت بر اساس عملکرد خود را مرور و ارزیابی نمایید.

کمیتة نظام پرداخت بر اساس عملکرد باید در پایان هر سال مالی تشکیل جلسه بدهد و نحوة کارکرد این طرح را مرور و ارزیابی کند. دیدگاههای کارمندان و مدیران صف را جمع آوری کنید تا مشکلات احتمالی روشن شود. آیا برخی مدیران دچار ابهاماتی دربارة روند تعیین اهداف یا ارزشیابی عملکرد هستند؟ آیا برخی از مدیران دقیق تر و بهتر از دیگران عمل کرده اند؟ آیا برخی از مدیران بیش از دیگران درخواست استیناف داده اند؟ تمامی تغییرات قانونی را که بر نظام پرداخت بر اساس عملکرد تاثیرگذارند، مد نظر قرار دهید.

مهمترین نکته این است که باید مشخص شود آیا نظام پرداخت بر اساس عملکرد باعث تحقق هدف افزایش عملکرد کارکنان شده یا خیر. اگر چنین نیست، ببینید چگونه می توانید طرحتان را توسعه دهید یا چه بخشهایی را باید با بخشهای دیگری جایگزین کنید. اگر نظام پرداخت بر اساس عملکرد موفق بوده، به این موفقیت بسنده نکنید و سعی کنید ارزیابیهای بیشتری انجام دهید. در صورت امکان سعی کنید بخشهای دیگری از سازمان و سطوح دیگری از کارکنان را مشمول این طرح قرار دهید. 

پرسشهای مهم نظام پرداخت بر اساس عملکرد

•    آیا مشوقهای مالی، باعث ایجاد انگیزه در کارکنان می شوند؟
•    به طور کلی، اهداف عملکردی سازمان شما چیست؟

بایدهای اجرای نظام پرداخت بر اساس عملکرد

•    مناسبترین طرح را برای سازمان خود تدوين کنید.
•    به دیدگاههای کارکنان یا مقامات اتحادیة خود توجه کنید.
•    مزایای نظام پرداخت بر اساس عملکرد را به اطلاع دیگران برسانید.
•    رابطه ای روشن میان اهداف، تلاشها و مزایا بر قرار کنید.
•    همواره به دنبال پیشرفت باشید.

نبایدهای اجرای نظام پرداخت بر اساس عملکرد

•    طرح خود را بیش از حد پیچیده نکنید.
•    اجازه ندهید میان مدیران در زمینة ارزشیابی عملکرد و به کار بردن مشوقها، ناهماهنگی بروز کند. 

برای اطلاعات بیشتر
کتاب:

«پرداخت در ازای مشارکت: استراتژی¬های واقعی پرداخت بر اساس عملکرد»، دونکان براون  و مایکل آرمسترانگ 

پندها :

«کسی که به دنبال پول، ابزار و اطلاعات است، در واقع این سه دوست خوب را در اختیار ندارد.» ویلیام شکسپیر 

«دستمزد کسانی که خوب عمل می کنند و در عین حال اهل قناعت و صرفه جویی هستند، نباید ناکافی باشد.» پاپ لئوی هشتم