مدیران ، چگونه نیازهایشان را خارج از محیط کسب و کارشان تامین کنند ؟ | مزایا، مشکلات، نحوه اجرا

تصمیم به تامین منابع از خارج

این چک لیست ویژة مدیرانی است که در صددند منابع مورد نیاز شرکت را از خارج تامین کنند و می-خواهند بدانند چگونه باید این کار را انجام داد. در این مقاله مراحل این فرآیند توضیح داده شده و روشهای موجود بررسی شده اند. 

امروزه تامین منابع ازخارج که غالباً کارکنان آن را تهدید و شرکتها فرصت تلقی می کنند،ازمقبولیت گسترده تری برخوردار شده است. علاوه بر مقرون به صرفه بودن این روش، عناصر مختلفی یک شرکت را به تامین منابع از خارج رهنمون می سازند مانند نیاز به انعطاف پذیری ،زیرا تقاضا برای خدمات و محصولات مرتباً دچار فراز و نشیب می شود و روشهای تحویل محصولات و خدمات نیز توسعه می -یابد. 

تعریف تامین منابع از خارج

تامین منابع به معنای حفظ مسئولیت پذیری خدمات سازمان و درعین حال واگذاری آن خدمات به یک سازمان بیرونی است که معمولاً تحت قراردادی با استانداردها، هزینه ها و شرایط دقیق  صورت می گیرد. 
در این چک لیست، سازمانی که بخشی یا تمام وظایفش را واگذار می کند، «سازمان» و سازمان بیرونی که آن وظایف را بر عهده می گیرد، «کارگزار» نامیده می شود. 

مزایا تامین منابع از خارج

عموماً، سازمان به دلایل مختلفی تصمیم به تامین منابع از بیرون می گیرد،

از جمله:

•    کاهش هزینه ها و صرفه جویی
•    انعطاف پذیری مالی از طریق کاهش هزینه های سر به سر
•    انعطاف پذیری عملیاتی و کنترل از طریق روابط قراردادی
•    دستیابی به مهارتهای بهتر مدیریتی برای فعالیتهای غیر اصلی
•    انعطاف پذیری در تامین نیرو

مشکلات تامین منابع از خارج

تامین منابع از خارج می تواند:

•    با ایجاد تغییر در کارهای حمایتی، قدرت شرکت را کاهش دهد؛
•    نیازمند دقت زیاد در هماهنگ نمودن اطلاعات دریافتی از کارگزار است؛
•    توانایی یادگیری سازمان را از طریق برون رفت مهارتهای اصلی آن کاهش می دهد؛
•    توانایی سازمان را برای یکپارچه نمودن فرآیندها  تقلیل می دهد؛
•    کنترل سازمان را بر کارهایی که به بیرون واگذار شده اند ، کم می کند؛
•    به انگیزه و روحیة افراد آسیب می زند زیرا این گونه تصور می شود که مشاغل از دست رفته اند؛
•    ناامنی کارکنان را افزایش می دهد چه آنها در سازمان باقی بمانند و چه کارگزار آنها را استخدام کند. 

چک لیست عملی تامین منابع از خارج

1. یک تیم پروژه تشکیل دهید

طرح تامین منابع از بیرون را یک پروژه بدانید. یک رهبر و یک تیم را برای اجرای پروژه انتخاب کنید و شرح وظایف آنها، روشهای کاری و طرح اقدام را مشخص سازید.

2. جایگاه فعلی خود را تجزیه و تحلیل نمایید

باید یک ارزیابی بسیار جامع و دقیق از فرآیندهای سازمان داشته باشید. شما نباید درمورد فعالیتهایی دست به تامین منابع از بیرون بزنید که می توانید با تلفیق برخی از فعالیتهای اصلی خود، آنها را در داخل سازمانتان بهتر انجام دهید.

داشتن یک نگرش روشن در این زمینه که کسب و کارتان به کجا می رود، تضمین می کند که شما این موارد را ارزیابی نمایید :

•    مزایایی که می توانید از طریق تمرکز بر خدمات اصلی و محوری، به آنها دست یابید؛
•    حداقل دخالت ضروری سازمان برای اجرای وظایفی که بر مشتریان تاثیرگذار نیستند، 
•    میزان کنترلی که باید برای جلوگیری از هزینه های غیرمولد داشته باشید؛
•    وظایفی که به شکل بهتری از طریق تامین منابع از بیرون انجام می شوند. 

3. به افراد توجه کنید

وقتی که زمان انعقاد قرارداد فرا می رسد، کارکنان شما دچار ابهام و اضطراب می شوند. در بهترین حالت، حیات شغلی آنها از یک کارفرما به کارفرمایی دیگر منتقل می شود و در بدترین  حالت آنها شغلشان را از دست می دهند. همواره افراد را از تفکرات خویش مطلع سازید. 

4. معیارسنجی کنید

ممکن است در جای دیگری، کسی همان کاری را که شما انجام می دهید ، به شکل بهتری انجام دهد یا حداقل همان کار شما را با هزینة کمتری به انجام برساند. سازمانهای مناسب برای معیارسنجی را شناسایی کنید و فعالیتهایی را مشخص کنید که آنها از طریق تامین منابع از بیرون انجام می دهند. 

5. تصمیم گیری کنید

حوزه های کلیدی کارتان را مشخص نمایید . تام پیترز  می گوید: «بهترین کارهایی را که در توان شماست خودتان انجام دهید و مابقی را از طریق تامین منابع از بیرون انجام دهید.»

پرسشهای اصلی  در مورد  تامین منابع از خارج عبارتند از:

•    فعالیت اصلی کسب و کارتان و آیندة آن چیست؟
•    چه عواملی می توانند مزیتی رقابتی برای شما در پی داشته باشند؟

سپس تصمیم بگیرید که آیا تامین منابع از بیرون می تواند سیاستی برای حوزه های غیر کلیدی باشد یا اینکه از این روش تنها در صورت بروز نیاز باید استفاده کنید. 

6. تصمیم بگیرید که چه کارهایی را از طریق تامین منابع از بیرون انجام دهید

به لحاظ منطقی، آنچه باید از طریق تامین منابع از بیرون انجام شود، نیازمند یک فرآیند تصمیم گیری دقیق است. اگر بر صلاحیتها و تواناییهای اصلی سازمان یعنی صلاحیتهای منحصر به فرد خود تمرکز دارید، آنگاه هدفتان برای تامین منابع از بیرون، عبارت خواهد بود از حمایت، اجرا، فعالیتهای عادی و خدمات داخلی شرکت. 

حوزه هایی که از گذشته از طریق تامین منابع از بیرون انجام می شدند عبارتند از خدمات حقوقی، حمل و نقل، تدارک غذا، چاپ، تبلیغات، حسابداری و به ویژه حسابرسی و امور امنیتی. به تازگی حوزه هایی همچون خدمات فناوری اطلاعات، پردازش اطلاعات، روابط عمومی، مدیریت ساختمانها و آموزش نیز به این فهرست افزوده شده اند. 
معمولاً همراه با کارها و وظایف، کارکنان نیز به کارگزار انتقال می یابند. مسلماً، این حوزه ای است که نیازمند حساسیت و توجه ویژه ¬ای است. 

7. مناقصه برگزار کنید

مناقصه سندی عینی است که دربرگیرندة خدمات، فعالیتها واهداف است و در عین حال سندی است که هدف از آن جذب کارگزارانی است که می توانند به تواناییهای سازمان بیفزایند. تامین منابع از بیرون فقط روشی برای خلاص شدن از مشکلات نیست. 

وقتی یک مجموعة جذاب را مشخص کردید، آن را همراه با درخواست اطلاعات برای کارگزارانی بفرستید که بیشترین احتمال جذب آنها وجود دارد. هدف از تامین منابع از بیرون و همچنین جدول زمانی که سازمان در نظر دارد، باید در اسناد ارسالی درج شود. درخواست اطلاعات می تواند به صورت پرسش نامه باشد تا بتوان به کمک آن سطح توانایی و علاقة کارگزار را سنجید. مرحلة دوم دعوت به مناقصه است که حاوی سندی است که در آن به روشنی مشخص شده که کارگزاران باید چه مدارکی را بفرستند. 

8. شریکی را انتخاب کنید

باید از فرآیند مناقصه برای ارزیابی حقایق استفاده کرد اما انتخاب یک شریک برای تامین منابع از بیرون حتی از انتخاب یک عرضه کنندة جدید هم مهم تر است زیرا این فرآیند دربرگیرندة تعیین خدمات، توافق در مورد سطح خدمات و یک قرارداد است. در این مرحله، سازمان به دنبال کارگزاری است که بتواند با آن بر سر اهداف و ارزشها به توافق برسد، جلساتی منظم را با مدیریت ارشد آن برگزار کند و اقدام به تبادل اطلاعات محرمانه با آن نماید. یک پیش شرط کلیدی برای نیل به موفقیت، ایجاد هماهنگی در قبال سبکهای مدیریتی است. 

9. کارکنان خود را به کارگزار معرفی کنید

آن دسته از کارکنان شما که قرار است همراه با وظایفشان به کارگزار منتقل شوند، باید پیش از انعقاد هر قراردادی با مدیر جدید خود دیدار کنند. به کارمندان اجازه دهید نگرانیهای خود را بیان کنند و پرسشهایی را مطرح نمایند که ممکن است به رفع این احساس که آنها کنار گذاشته شده یا نادیده گرفته شده اند، کمک کند. از سوی دیگر، ممکن است تضادهایی در شیوه های کاری یا حتی اختلافات شخصیتی بروز کنند که در امضای قرارداد نهایی تاثیرگذار هستند. به دیگر موضوعات مربوط به شرایط استخدام از جمله این موضوع بپردازید که اگر کارگزار نمی تواند یا نیازی به استخدام این افراد ندارد، حقوق و مزایای آنها باید چگونه پرداخت شوند. 

10. قراردادی تنظیم کنید

اگر تیم پروژه قراردادی تنظیم می کند، باید موضوعات حقوقی را نیز به شکلی مناسب مد نظر قرار دهد. قرارداد باید شامل این موارد باشد:

•    حداقل سطح خدماتی که کارگزار ارایه می کند، شامل ارزیابی ها، کنترلها و بندهایی که شامل اصلاحات با پرداخت غرامتهای مالی است؛
•    تعیین مسئولیتها و حد و مرزها تا سازمان و کارگزار به وضوح بدانند که هر کسی چه کاری انجام  می دهد؛
•    مالکیت تجهیزات و سخت افزارها؛
•    سرنوشت کارکنانی که از بیرون تامین می شوند و جزییات و شرایط استخدام آنان؛
•    انعطاف پذیری و فراهم آوردن امکان تغییر در مواقع لازم مثلاً در زمانی که حجم کار به شدت تغییر می کند؛
•    درج تاریخی برای ارزیابی قرارداد؛
•    در نظر گرفتن یک دورة آزمایشی پیش از الزام آور شدن قرارداد. 

11. قرارداد  تامین منابع از خارج را آزمایش و تست کنید

تضمین نمایید که در متن قرارداد به روشنی به تمامی ابهامات و پیچیدگیها پاسخ داده شده باشد . در نظر گرفتن دوره ای آزمایشی برای چنین کاری پیش از نهایی شدن قرارداد بسیار ایده آل است و می توان در این مدت، پیامدها ونتایج احتمالی چنین مشارکتی را بررسی کرد. 

بایدها و نبایدها برای تصمیم به تامین منابع از خارج

بایدهای  تامین منابع از خارج

•    در مورد تحقق اهداف این کار، دارای نگرشی روشن و واضح باشید. 
•    حوزة خدماتی را که باید از بیرون تامین منابع شوند، به خوبی درک کنید. 
•    برای عملکرد به سراغ تامین منابع از خارج بروید نه برای واگذاری مسئولیت  یک کار. 

نبایدهای  تامین منابع از خارج

•    برای مدیریت استراتژیک، مدیریت مشتریان و مدیریت مالی دست به تامین منابع از خارج نزنید. 
•    اجازه ندهید هدف صرفه جویی بر همه اهداف برتری یابد.
•    فکر نکنید تامین منابع از خارج، پاسخی به هر مشکلی است.

پرسشهای  تامین منابع از خارج

•    آیا حوزه هایی را که نیازمند تامین منابع از خارج هستند  مشخص کرده اید؟
•    آیا بخشی از وظایف شما، حجم زیادی از منابع را به خود اختصاص می دهند؟
•    آیا تامین منابع از خارج، فعالیتها یا نوآوری های سازمان شما را افزایش می دهد؟

برای اطلاعات بیشتر

کتب:

«رسیدن به طلا: رواج تامین منابع از خارج»، پیتر بندور ساموئل ، 2000
«تامین منابع استراتژیک از خارج: رویکردی نظام مند در قبال تصمیمات و ابتکارات تامین منابع از خارج»، موریس گریور ، 

پندها :

«در گذشته، یک شرکت، کارفرمای همة کسانی بود که می خواستند در آن کار کنند. در آینده تعداد مشتریان، بیشتر از تعداد مشاغل خواهد بود.» چارلز هندی 

«نمی خواهم احساس کنم کسانی که از خارج وارد سازمان می شوند، به لحاظ مالی با کسانی که در داخل حضور دارند، تفاوت دارند.» اینگوار کامپراد