چگونه فرایند استخدامی مناسب داشته باشیم ؟ | چک لیست فرایند استخدام

برنامه ریزی فرآیند استخدام

این مقاله به فرآیند استخدام از لحظة استعفای کارکنان یا استخدام یک فرد می پردازد. 
استخدام، فرآیندی پر هزینه است، اگر نتوان افراد مناسب را انتخاب و استخدام کرد آنگاه هزینه های آن بر اساس عملکرد سازمانی و چرخش بالای کارکنان به شدت بالا خواهد رفت. برای به حداقل رساندن این مشکلات، یک رویکرد برنامه ریزی شده در قبال استخدام به افراد اجازه می دهد تا یک ارزیابی جامع و سیستماتیک در قبال نیازهای استخدامی سازمان داشته و بدین ترتیب بهترین افراد را به کار بگیرند. 

تعریف برنامه ریزی فرآیند استخدام

در نخستین بخش فرآیند استخدام (قبل از بخش مصاحبه) این موضوع مشخص مي شود که آیا شما شغل یا سمتی بلاتصدی دارید یا خیر. سپس فردی که مد نظر دارید و توانایی های او را مشخص سازید. نهایتاً، به دنبال افراد داوطلب باشید و فهرستی کوتاه از افراد ذیصلاح تهیه نمایید. 

مزایا و معایب برنامه ریزی فرآیند استخدام

مزایای استخدام برنامه ریزی شده :

•    به شما اجازه می دهد سمتی را که واقعاً خالی است، مشخص نمایید؛
•    فرصت ارزیابی مجدد یک سمت را به شما می دهد؛
•    اجازه می دهد ، شما بر مبنایی که مد نظر دارید، فردی را استخدام کنید؛
•    تضمین می کند که شما تمامی منابع ممکن برای استخدام یک نفر را بررسی کنید. 

معایب برنامه ریزی فرآیند استخدام

این فرآیند :
•    زمان بر است؛
•    ممکن است باعث تأخیر در تصدی پست ها و سمت های سازمانی شود. 

چک لیست برنامه ریزی فرآیند استخدام

1. آیا پست بدون تصدی داريد یا خیر

تعيين كنيد برای انجام یک کار نیازمند فردی جدید هستید یا افراد موجود می توانند همان کار را انجام دهند. اگر شغل بدون تصدی دارید، ببینید، نیازمند یک فرد تمام وقت هستید یا خیر. کارمند نیمه وقت یا موقت مي خواهيد؟ 
بر مبنای آنچه مي خواهيد، از سازمان های کاریابی استفاده کنید. راه دیگر، ارجاع کل کار به خارج از سازمان است. 

2. با کارکنان و مدیران احتمالي دیگر بخشها، مشورت کنید

احتمالاً شما نیاز دارید تا برای استخدام یا تكميل کردن مجدد یک پست سازمانی، مجوز مدیریت ارشد را دریافت کنید. به سراغ دیگر بخش های سازمان بروید که ممکن است نسبت به آن شغل علاقه مند باشند. شما می توانید کارتان را به صورت مشترک با آنها انجام دهید. در صورت امکان، با کسی که قبلاً آن کار را انجام می داده یا سرپرست او صحبت کنید. به ویژه با کسانی گفتگو کنید که کارمند جدید قرار است با آنها کار کند. اگر دارای واحد پرسنلی هستید، با کارشناسان آنها صحبت کنید و از تجارب آنها بهره ببرید. مشخص نمایید، چه کسی باید کار مصاحبه با داوطلبان را انجام دهد. 

3. به چه نوع فردی نیاز دارید

تمام مسئولیت ها، وظایف، اختیارات و ارتباطات شغل مورد نظر را تعیین کنید. اگر قرار است پستي پر شود که از قبل وجود داشته، مشخص نمایید، آیا ویژگی های فعلی فرد مناسب آن شغل مي باشد، آیا زمان برای تغییر این ویژگی ها وجود دارد یا خیر. تعیین کنید، به دنبال چه صلاحیت های داوطلبان هستید، به چه نوع تجربه ای نیاز دارید و کدام یک از ویژگی های آنها برای شما مهم هستند. بر این مبنا، شما می توانید ویژگی های شغلی و خصوصیات مرتبط با آن را روزآمد كنید. تاریخی را برای شروع تعیین کنید و مشخص نمایید که چه نوع آموزشی مورد نیاز است. 

4. آیا انتظارات شما معقول هستند یا خیر

از خودتان بپرسید، آیا می توانید صلاحیت ها، ویژگی ها و تخصص هایی را بیابید که دنبال می کنید. اگر چنین است، به پیشنهاد دستمزد و مزایایی که می خواهید، فکر کنید. این کار را می توانید از طریق بررسی تبلیغات و آگهی های مندرج در روزنامه ها، بررسی تحقیقات انجام شده دربارة دستمزدها و برقراری ارتباط با دیگر کارفرمایان در سایر بخش های صنعتی انجام دهید. این تحقیق كمك مي كند می توانید فرد مورد نظر خود را به صورت بومی استخدام کنید یا باید به سراغ افرادی از دیگر مناطق بروید. تعيين كنيد که می خواهید چه افرادی به سازمان شما بپیوندند و چگونه می توانید آنها را جذب کنید.

5. جستجو برای متقاضیان را برنامه ریزی کنید

این کار را از درون سازمان خود آغاز کنید. آیا کارمندانی آمادة استفاده از این فرصت هستند؟ حتی اگر ارزیابی شما منفی است، مطمئن شوید که به اندازة کافی در این زمینه در درون سازمان خود تبلیغ کرده اید زیرا این امر هم نشانة احترام شما به کارمندانتان است و هم باعث می شود که آنها موضوع را به اطلاع دوستان یا خویشاوندانشان که علاقه مند به چنین شغلی هستند، برسانند. تبلیغ دهان به دهان، می تواند یک روش بسیار ارزشمند باشد اما در عین حال به تبعیض هایی که در زمینة جنسیت و نژاد افراد می شود، توجه کنید. پروندة متقاضیان قبلی را بررسی کنید. با هر مرجعی که فکر می کنید مناسب است تماس بگیرید مانند  دانشگاه ها و انجمن ها. این روش زمانی مفید است که شما به افراد با تحصیلات بالا نياز داريد. در این مرحله مشخص نمایید آیا می خواهید از یک بنگاه استخدامی استفاده کنید یا خیر. در اين خصوص تخصص، زمان و هزينه توجه كنيد. 

منبع دیگر، نمایشگاه های شغلی یا سایتهای شغل یابی است. سالانه، صدها نمایشگاه از این دست در نقاط مختلف جهان برگزار می شوند. می توانید برخی از مخاطبان آنها به ویژه افراد دارای تحصیلات دانشگاهی را هدف قرار دهید. 
موتورهای جستجوی اینترنتی نیز روشی مناسب هستند. 

6. در کجا می خواهید تبلیغ کنید

اگر تنها هستید و تمایل به کار تبلیغات دارید، می توانید از مطبوعات کمک بگیرید. می خواهید از یک روزنامة محلی استفاده کنید یا یک روزنامة سراسري ؟ اگر سمت سازمانی شما یک کار تخصصی است، می توانید در نشریات تخصصی یا مجلات تجاری آگهی دهيد . توجه خاصی به هزینة آگهی خود داشته باشید. 
مراکز بومی و اینترنت فرصت های شغلی فراوانی پیش روی شما قرار مي دهد. 

7. یک آگهی و تبلیغ بنویسید

ببینید آیا خودتان و دیگر کارمندانتان به اندازة کافی برای نوشتن یک آگهی مهارت دارند یا خیر. اگر واحد پرسنلی سازمان شما این کار را به عهده می ¬گیرد، خودتان هم در کل این فرآیند دخالت داشته باشید. در مورد مشاغل ارشد یا در صورتی که باید افراد متعددی را استخدام کنید، مناسب است با یک شرکت تبلیغاتی قرارداد ببندید تا آنها این کار مهم را برای شما انجام دهند. اگر محرمانه بودن مانع کارتان نمی شود، حتماً نام خود را در آگهی ذکر کنید زیرا صرف درج چند شماره تلفن باعث می شود که برخی متقاضیان تمایلی به تماس با شما نداشته باشند. مطالب زیر باید به روشنی در آگهی شما درج شوند :
•    وظایف و مسئولیت های شغلی؛
•    صلاحیت ها و تجربة مورد نیاز؛
•    مکان شغل؛
•    حقوق پیشنهادی؛
•    مطالب مورد نیاز ( مانند یک نامه یا یک رزومه یا درخواست برای فرم تقاضا )؛
•    سایر اطلاعات مناسب

آگهی باید ترسیم کنندة تصویری جذاب و پویا از سازمان شما باشد، باید آن را به مثابة یک سند روابط عمومی تلقی کنید که توانایی تأثیرگذاری بر آنانی دارد که آن را می خوانند، نکتة مهم تر این است که آگهی نباید هیچ یک از قوانین و مقررات ملی را نقض کند. مثلاً، آگهی نباید هیچ گونه تبعیضی در قبال نژاد، جنسیت، سن یا توانایی های جسمی داشته باشد. اگر از متقاضیان می خواهید، فرم تقاضا را پر کنند، مطمئن شوید، فرم تمام موضوعات برای ارزیابی را دربرمی گیرد. منظر یک متقاضی شغلی خودتان فرم تقاضا را تكميل یا آن را به یکی از همکارانتان بدهید تا تكميل کند مجموعه اطلاعات از قبل تهیه نمایید. 

8. یک فهرست کوتاه آماده نمائيد

فهرستی کوتاه از پنج یا شش نفر تهیه کنید. احتمالاً برای بررسی و اولویت بندی متقاضیان، نیازمند کمک افراد خارج سازمان، کارکنان، سرپرستان و يا مدیران سازمان خود هستید. این امر نه تنها باعث صرفهجویی در وقت شما می شود، بلکه منجر به بازخورد در مورد متقاضیان از جانب دیگران مي شود. وقتی یک فرم تقاضا را مطالعه می¬کنید، شرایط داوطلب و نیازهای خود را به دقت با یکدیگر مقایسه کنید، ببینید آیا هنوز ابهامی وجود دارد، نحوة ارایة مطالب او چگونه است؟ آیا متقاضی می تواند دقیقاً به نیازهای شما و سازمان شما پاسخ دهد یا خیر.

9. به داوطلبان پاسخ دهید

با کسانی که نمی خواهید مصاحبه کنید، در اسرع وقت تماس بگیرید و برخوردی مؤدبانه با آنها داشته باشید. ممکن است آنها و دوستان و خویشاوندانشان در آینده مشتری شما باشند یا به متقاضی محصولات شما تبدیل شوند. با کسانی که می خواهید مصاحبه کنید، سریعاً تماس بگیرید و ببینید آیا هنوز به این شغل علاقه مند هستند یا خیر. مطمئن شوید آنها می دانند در کجا شما را بیابند، به آنها بگویید چه انتظاراتی از آنها دارید. ممکن است شما تنها چند داوطلب را انتخاب کنید. 

برای مراکز ارزشیابی و توسعة شغلی

بایدها :

•    از فرصت ارزیابی و تكميل یک شغل خالی به نحو احسن استفاده نمایید.
•    دربارة کسی که در جستجویش هستید، ایده ای روشن و صریح داشته باشید
•    حداقل از کمک یک نفر دیگر بهره ببرید. 
•    قبل از انتشار آگهی، بازار را بررسی کنید.

نبایدها

•    طوری رفتار نکنید که تصور شود سازمان شما برخوردی تبعیض آمیز دارد.
•    فراموش نکنید که فرآیند استخدام، دارای مفاهیم و مضامین روابط عمومی است. 

پرسش های مهم برنامه ریزی فرآیند استخدام

•    آیا چرخش کارکنان در سازمان شما بالا است؟
•    در گذشته، چه عواملی باعث اشتباه در استخدام شده اند؟
•    تجربة شما از داوطلب شدن در فرآیند استخدام چیست؟

برای اطلاعات بیشتر به مقالات ذیل مراجعه نمایید :

1.  مدیران چگونه می توانند ، بهره وری کارکنان را افزایش دهند ؟

2 .   چگونه بهترین روش را برای معیار سنجی شرکت خود و دیگران به اجرا در آوریم ؟

3 .  دست یابی به اهداف فردی در مدیریت

4 . روش گرفتن تصميمات عقلاني را می دانید؟ قابل توجه مدیران و کارآفرینان

5 .  چگونه بهترين دوره ه­اي آموزشي را انتخاب کنیم ؟

کتب :

« رقابت بر سر استعدادها: استراتژی های کلیدی استخدام و حفظ کارکنان برای تبدیل شدن به یک کارفرما»، نانسی آهلریکس ، انتشارات دیویس – بلک ، 
«استخدام و گزینش: رویکردی جامع»، گرت رابرتس ، انتشارات بیکمن ، 2000
«استخدام و حفظ بهترین ها»، رای شریر ، انتشارات ایمپکت ، 
«استخدام و گزینش مبتنی بر صلاحیت ها»، رابرت وود ، انتشارات جان ویلی ، 

پندها :

« جهان مملو از انسان های با اراده است: برخی می خواهند کار کنند، مابقی می خواهند به آنها اجازه دهند که کار کنند. » رابرت فراست 

« یکی از ویژگی هایی که همیشه در یافتن افراد مد نظر دارم، علاقه و اشتیاق است. » رائول پینل