به چه نحو، کسب و کاری مجازی می تواند بر مشکلات مدیریتی خود فائق آید ؟ | چگونه کسب و کاری مجازی را بصورت کاربردی، مدیریت کنیم ؟

به چه نحو، کسب و کاری مجازی می تواند بر مشکلات مدیریتی خود فائق آید ؟ | چگونه کسب و کاری مجازی را مدیریت کنیم ؟

غلبه بر مشکلات مدیریت یک سازمان مجازی

جیم آندروود 

پیش در آمد مدیریت کسب و کار مجازی :

•    در اقتصاد نوین، نرخ رشد تغییرات و افزایش سطح پیچیدگی و فشار بر شرکت ها باعث شده که کارمندان به مشتریان نزدیک تر شوند و در عین حال نظارتی دقیق بر هزینه ها داشته باشند. 
•    فن آوری های در حال ظهور مدیریت مجازی را ساده تر خواهند ساخت و در عین حال همین فن آوری ها باعث چالش های جدید مدیریتی خواهند شد. 
•    در آینده، باید توجه بیشتری به نحوة سازماندهی، ایجاد انگیزه و مدیریت افراد داشت. 

مقدمه ای بر مدیریت کسب و کار مجازی

از دهه  1980 تاکنون، جهان شاهد زنجیره ای از چالش های جدی بوده است. در اوایل دهه 1980، موضوع کیفیت جامع مطرح شد. در دو دهه گذشته، ناآرامی ها و مشکلات فراوانی، در سطح جهان به وجود آمده است. واقعیت آن است که مدیران کسب و کارها باید بیاموزند، تا همراه با محیطی فن آورمدار، تغییر کنند یا در آن ذوب شوند. در واکنش به هر چرخه از چنین تغییراتی، تعداد معدودی از نظریه پردازان مدیریت یک سیستم جامع را برای نیل به موفقیت خلق می کردند. 

واقعیت دیگر، پراکندگی نیروی کار بود. برای نیل به موفقیت، الزامی بود که یا کارمندان کسب و کارها به مشتریان نزدیک تر شوند یا مشتریان از طریق استفاده از فنآوری های رایج به کارکنان، نزدیک شوند. در هر دو حالت، بسیاری از شرکت ها به این نتیجه رسیدند که عملاً برای به حداکثر رساندن عملکردشان هیچ ایده ای ندارند. این امر مشکلاتی جدی را باعث شد. مشتریان ترجیح می دادند که با یک انسان وارد معامله شوند نه با یک آیکون در شبکه. از سوی دیگر، کارکنان نیز امکان تعامل با کارفرمایانشان را از دست می دادند. بسیاری احساس می کردند که از دست دادن تعامل با کارفرمایان، به نفع دوران شغلی آنان نیست. 

تغییرات حاصل از نوآوری های تکنولوژیکی در دهه های 1990 تاکنون، بر تمامی ابعاد کسب و کار تأثیر گذاردند. زمانی بود که مردم می توانستند یک ارتباط الکترونیکی را انتخاب کنند. امروزه آنها انتظار چنین ارتباطاتی را از جانب کسب وکارها دارند. 

در دنیای نوین الکترونیکی، فن آوریها به مردم اجازه می دهند تا به جای اختصاص زمان و برگزاری جلسات گروهی، به راحتی و به صورت الکترونیکی با دیگران ارتباط برقرار نمایند.در حقیقت، بدون توجه به مکان و بدون در نظر گرفتن بعد مسافت، افراد می توانند حتی اگر خیلی دور هم باشند، به راحتی کسب و کارشان را انجام دهند.

این بخش به بررسی این موضوع می پردازد که چگونه کسب وکارها می توانند از مزایای این تغییرات استفاده کنند و بر مشکلات ناشی از تغییر محیط

کسب و کار چیره شوند. 

برخی نمونه ها در  مدیریت کسب و کار مجازی

کسب و کار مجازی در شرکت آرتور اندرسون

یک سفر کوتاه به دفتر آرتور اندرسون، نشان می دهد که فن آوری ها چقدر بر کسب و کار شرکت ها تاثیرگذار بوده اند. به محض اینکه وارد چنین محیط هایی می شوید، در می یابید که مشاوران هیچ دفتر خاصی ندارند. یک مشاور فضایی را برای کارش انتخاب می کند که از طریق رایانه ها و سیستم های مخابراتی به راحتی می تواند با دیگران ارتباط برقرار کند. 
خطوط تلفنی امکان برقراری ارتباطات ساده میان مشاوران و مشتریانشان را فراهم کرده اند حتی اگر آنها در دور دست ها باشند. تلفن های همراه و کامپیوترهای لپ تاپ به آنها اجازه می دهند، چه در خانه و چه در خیابان و جاده کارشان را انجام دهند، یعنی هر جایی می تواند دفتر کار آنها باشد. 

رقابت جهانی در گروه لاک 

گروه لاک که یک شرکت معماری داخلی است، با چالشی بزرگ مواجه شد :

طراحی سریع 10 دفتر برای یک مشتری بزرگ. تیم طراحی باید متشکل از متخصصانی با ملیت های مختلف می بود که از استانداردها و ضوابط فعالیت های طراحی کشورهایشان آگاه بودند. 
تیم لاک، متخصصان برجسته در هر کشور را یافت و سپس کاری جالب انجام داد. آنها برای تمامی عناصر کارشان، یک محیط کار مجازی فراهم کردند. در زمان غروب و شب در ایالات متحده، تیم های اروپایی کارشان را انجام می دادند و آن را از طریق امکانات الکترونیکی برای همتایان آمریکایی خود ارسال می کردند. وقتی صبح روز بعد، تیم های آمریکایی سر کار می آمدند، به راحتی می توانستند این اطلاعات را مشاهده کنند. این پروژه تنها در 16 روز کاری انجام و ضمن رعایت تمامی استانداردها، به موقع تحویل گردید.

چالشهای  مدیریت کسب و کار مجازی 

علیرغم مزایای ، کسب و کارهای مجازی، آنها دارای مشکلاتی نیز هستند.

مثلاً، برخی مدیران کسب وکارها، دربارة مشکلات پاسخ دادن ایمیلهای دریافتی و ... می گویند :  افراد آنها واقعاً خسته شده اند و حتی فکر می کنند که مدیرانشان کار آنها را نادیده می گیرند. 
اگر بگوییم که ارتباطات در چهار سطح وجود دارد، یعنی لغات گفتاری یا نوشتاری، حالات هیجانی، غیرکلامی و نگرشی، آنگاه می توان پی به مشکلات ارتباطات الکترونیکی با افراد و مشتریان برد. در پیام های الکترونیکی سه سطح از این چهار سطح وجود ندارند مگر اینکه فرستندة پیام توجه زیادی به گنجاندن آنها نماید. 
من و لس کارتر ، مفهومی را توسعه داده ایم که آن را «اصل اهمیت دادن» می نامیم. هر فردی نیاز دارد که کارش مورد تایید قرار گرفته و به آن ارج نهاده شود. رابطه ای مهم میان عملکرد سازمانی و روش انجام این اصل مهم وجود دارد. تصادفی نیست که شرکت-هایی همچون شرکت هواپیمایی جنوب غرب، به عملکرد خوب خود ادامه می دهند. کارکنان آنها خود را متعهد به موفقیت سازمانشان می دادند، زیرا شرکت نیز خود را متعهد به موفقیت کارکنانش می داند. مدیرانی که اهمیت کار کارمندانشان را درک نمی کنند، جایگاهی در این شرکت هواپیمایی ندارند. این موضوعی است که در بین تمامی 100 شرکت برتر جهان صادق است. 

دنیای مجازی نیز از این واقعیت مستثنی نیست.

مدیران و کارکنان باید نیازهای یکدیگر را بشناسند که این امر از طرق زیر قابل حصول است :

وظیفه مدیران در کسب و کار مجازی : 

•    ارسال پیامی مبنی بر قدردانی از دستاوردها و پیشرفت های کارکنان ( و ارسال نسخه ای از آن برای اعضای تیم یا افراد مافوق ).
•    تعیین تشویق هاي ویژه و قدردانی از آن دسته از اعضای تیم که در نیل به موفقیت ها تلاش کرده اند 

وظیفه همکاران در کسب و کار مجازی :

•    ارسال گاه به گاه نامه ای جهت قدردانی از همکاران

•    ارزش گذاردن بر تلاش های همکاران

•    اجتناب از ارسال پیام هایی که باعث سوء تفاهم می  شوند. 

ظهور فن آوری ها و تاثیر آن مدیریت کسب و کار های مجازی 

اعجاز، در اقتصاد نوین مجازی، امروز نهفته است

. انتظار می رود این اعجاز، در  آینده شگفت انگیزتر باشد. مطمئناً تغییرات زیادی در عرصة فن آوری در راه هستند. 

فن آوری ها ، توانسته اند، توانایی های مجازی کسب  و کارها یا قدرت SOHO (دفاتر کوچک، دفاتر خانگی)  را افزایش دهند.
ظهور فن آوری های گوناگون، نشان می دهد که دیگر مرزهای جغرافیایی هیچ اهمیتی ندارند. 

عملی ساختن  مدیریت کسب و کار مجازی

برنامه ریزی، سازمان دهی، رهبری، کنترل در مدیریت، تغییر کرده است.

رهبران باید قادر باشند تا یادگیری سازمانی را تسهیل کنند، بر چالش های رقابتی، سازماندهی و تکنولوژیکی آینده تمرکز کنند. وقتی سازمانی چنین امری را آموخت، باید دست به تحول بزند تا عملکردش را به حداکثر برساند. 
برخی از شرکت های برتر، رهبرانی دارند که این فرآیند را درک می کنند : جنرال الکتریک ، هاولت پاکارد  و شرکت سیستم های سیسکو  از این جمله اند.

گام های کلیدی که به کسب و کارها و رهبران اجازه می دهند تا رقابتی اثربخش در دنیای نوین مجازی داشته باشند، عبارتند از :

1 .     بر مبانی، یادگیری، تحول و عملکرد تمرکز کنید.

2 .    بر رهبری تاکید کنید نه مدیریت

از رویکردهای کنترل کننده برای اداره یک کسب و کار و افزایش عملکرد استفاده کنید. کسب کار هایی که بر تلاش های کارکنانشان ارج می نهند، عملکردی بهتر از دیگران خواهند داشت. 

3 .    فن آوری ها را شفاف سازید.

هرگز یک فن آوری را فقط برای اینکه وجود دارد، به کار نگیرید. 

4 .    یک محیط کاری را بر مبنای، دنیای مجازی ایجاد کنید

 به منظور تسهیل در یادگیری سازمانی، هر شرکتی باید یک محیط مجازی را برای هم اندیشی ایجاد کند. 

5 .    هرگز افراد عالی را فراموش نکنید

سازمان های بزرگ بدان دلیل بزرگ هستند که رهبرانشان معیارهایی روشن را برای عالی بودن تدوین کرده و از تیم هایشان انتظار دارند تا با تبعیت از این معیارها به موفقیت برسند. 

نتیجه گیری برای مدیریت کسب و کار مجازی

تغییرات تکنولوژیکی، تغییرات محیطی را تسریع می نماید. تغییرات سریع تکنولوژیکی همراه با تغییرات گسترده در عوامل و نیروهای بازار، باعث تغییرات فراوانی در محیط رقابتی امروز شده اند. هر تغییری، قواعد بازی را عوض می کند. برای مدیریت تغییر، باید قواعد بازی را دانست. 

در دهه های اخیر، دنیای کسب و کار چالش های فراوانی را تجربه کرده است. یکی از مهم ترین آنها، مدیریت کارکنان در سازمان های مجازی بوده است. یک کسب و کار مجازی، می تواند با استفاده از فن آوری های جدید و شیوه های نوین مدیریت، نه تنها به موفقیت برسد، بلکه به سطحی عالی از عملکرد دست یابد. 

برای اطلاعات بیشتر به مقالات ذیل مراجعه نمایید : 

1 .   حقایقی، برای مديريت وفاداري مشتريان | چگونه به تنش های شفاهی پایان دهیم ؟

2 .  چگونه وظایف شغلی کارکنان را تعیین کنیم؟ | چک لیست عملی شرح وظایف شغلی

3 . چگونه مدیران و کارافرینان می توانند رهبران موفقی باشند ؟ | راهنمای کاربردی برای رهبری موفق

4 .  چرا برخی رهبران مدیریتی نقشی مخرب دارند ( بخش اول توسعه به چه بهایی) ؟

5 .  روش گرفتن تصميمات عقلاني را می دانید؟ قابل توجه مدیران و کارآفرینان

6 .  آیا دانش یادگیری عملی و ویژه گی های آن را می دانید ؟

7 . گفتگو با جان گاتمن ( روان‌شناس) | چگونه ارتباطاتمان را کارآمد کنیم ؟

کتاب در زمینه مدیریت کسب و کار مجازی

- «غلبه بر اضطراب دستیابی به فن آوری های برتر : تلاش در جهانی الکترونیکی»، بورلی گولدبرگ ، 
- «پیشگامان نوین : مردان و زنانی که محیط کار و محیط بازار را متحول می سازند»، توماس پتزینگر ، 

یک جمله، یک درس 

- « مدیریت دارایی های فکری، به مهم ترین عرصة کسب و کار تبدیل شده است.» توماس استیوارت 

- « محیط کار شاهد تغییراتی سریع است. فن آوری، جهانی شدن و خصوصیات نوین اجتماعی، مرتباً اصول کاری ما را تغییر می دهند.» الکسیس هرمان