چگونه برنامه ای انضباطی برای کارکنان کسب و کارمان طراحی و تدوین کنیم ؟ | بایدها و نبایدهای برنامه انضباطی

یک برنامه انضباطی عادلانه و جامع، می تواند کارفرما را از ادعاهای ناعادلانه و هزینه های مرتبط با آنها مصون نگاه دارد. علاوه بر قوانین و مقررات، یک روش خوب اداری آن است که منصفانه و سریع در برابر چنین برنامه ای واکنش نشان دهیم و راهنمایی های خود را در قبال چنین رفتارهایی بیان کنیم، تا مشکلات بعدی بروز نکند. یک برنامه انضباطی، یک رویکردی ساختار یافته است که کارفرما برای پرداختن به موضوع نظم و انضباط در کار از آن استفاده می کند. این برنامه مؤید رفتارها، مستندات، اخطارها، شرکت در جلسات مصاحبه، سقف زمانی تحقیقات و حق استیناف است.

تدوین برنامه انضباطی

هدف این فهرست راهنما، كمك به مدیرانی است که تمایل دارند یک برنامه انضباطی را در شرکت یا کسب وکار خود اجرا کنند.
برای یک کارفرما لازم است، در پرداختن به این موضوع، به شکلی منطقی عمل نماید. یک برنامه انضباطی عادلانه و جامع، می تواند کارفرما را از ادعاهای ناعادلانه و هزینه های مرتبط با آنها مصون نگاه دارد. علاوه بر قوانین و مقررات، یک روش خوب اداری آن است که منصفانه و سریع در برابر چنین برنامه ای واکنش نشان دهیم و راهنمایی های خود را در قبال چنین رفتارهایی بیان کنیم، تا مشکلات بعدی بروز نکند.
اگرچه این فهرست راهنما بر یک برنامه انضباطی متمركز است، اما باید به خاطر داشته باشیم که مدیریت خوب (مانند پیشگیری از مشکلات قبل از این که، آنها مخاطره آمیز شوند و شناخت نیازهای رشد و توسعه عملکرد) می تواند مانع بروز چنین مسایلی گردد.

تعریف برنامه انضباطی

یک برنامه انضباطی، یک رویکردی ساختار یافته است که کارفرما برای پرداختن به موضوع نظم و انضباط (تنبیه) در کار از آن استفاده می کند. این برنامه مؤید رفتارها، مستندات، اخطارها، شرکت در جلسات مصاحبه، سقف زمانی تحقیقات و حق استیناف است.

مزایا و معایب برنامه انضباطی

مزایای برنامه انضباطی:

•   استانداردهای انجام کار را تعیین می كند؛
•   برخوردی منسجم و منصفانه را برای کارکنان در تمام کسب وکار تضمین می نماید؛
•   از ایجاد مسایل کوچکی که ممكن است به مشکلات بزرگی تبدیل شوند، جلوگیری می كند؛
•   کارفرمایان را در مقابل ادعاهای مطرح شده پیرامون اخراج ناعادلانه افراد، حفظ می کند.

معایب برنامه انضباطی :

اجرای یک برنامه انضباطی مشکل خاصی ندارد؛ اما به خاطر داشته باشید که این رویکرد:
•   نیازمند زمان و منابع برای اجرای اثربخش است؛
•   اهداف آن باید برای تمامی کارکنان تشریح شود تا آنها هیچ گونه نگرانی نداشته باشند؛
•   نباید جایگزین هشدارهای غیررسمی و سیستم های نظارت بر عملکرد شود.

چک لیست عملی برنامه انضباطی

1. یک کمیته مدیریت نظم و انضباط تشکیل دهید
این کمیته باید، بسته به حجم و وسعت کسب وکار، حداقل شامل یک نماینده از اداره پرسنلی و نمایندگانی از تمامی سطوح مدیریتی نماینده اتحادیه کارکنان باشد. این کمیته مسئولیتِ مدیریتِ طراحی، اجرا، و پیاده کردن این برنامه را بر عهده دارد. یک هماهنگ کننده را نیز برای نظارت بر پروژه تعیین کنید. این فرد باید در زمینه مدیریت پروژه تجربه داشته باشد؛ از مهارت های ارتباطی و گفتگویی خوبی برخوردار باشد و بتواند کارهای گوناگونی را انجام دهد.

2. وظایف را تعریف کنید.
کارکنان و مدیرانی را که مسئول انجام بررسی ها و مصاحبه ها هستند، به خوبی از این برنامه مطلع سازید. تعهدات را به خوبی روشن سازید و در مورد فرآیندی که قرار است اجرا شود، به توافق برسید.

3. برنامه خود را ترسیم کنید.
از افراد مجرب و با تجربه در کمیته خود بهره بگیرید. سعی کنید به نمونه های اجرا شده در کسب وکارهای دیگر دست یابید. برنامه خود را تا حد امکان روشن و شفاف بنویسید تا برای همگان قابل درک باشد.

باید این برنامه شامل این موارد باشد:

هدف. در اولین پاراگراف، علل تدوین برنامه را توضیح دهید، مزایای آن را برای کارکنان برشمارید و اهمیت وجود نظم و انضباط در کار را خاطرنشان سازید.
انواع تخلف. این قسمت نشانگر تخلفاتی است که در واقع باعث شکل گیری این رویکرد انضباطی شده است. میان تخلفات کوچک و تخلفاتی که جدی هستند و ممكن است مشکلات بزرگی به دنبال داشته باشند، تفاوت قایل شوید.

اخطارها. بسته به جدی بودن تخلفات، کارکنان باید با مجموعه ای از اخطارها مواجه شوند:
•   اخطار شفاهی (همراه با تأییدیه کتبی)
•   اخطار مکتوب
•   اخطار نهایی
آخرین جریمه پس از موارد فوق، اخراج است. هر چند که محرومیت هایی همچون اخراج کوتاه مدت (انتقال، تنزیل درجه یا کاهش حقوق) را نیز می توان مد نظر قرار داد.
این هشدارها پس از یک مصاحبه، به کارکنان گفته خواهد شد و معمولاً این کار توسط مدیر مستقیم فرد انجام می شود. در برخی از رویکردها، فرصت نسبتاً زیادی به کارکنان داده می شود و اگر فرد دیگر مرتکب خلافی نشود، این هشدارها نیز کنار گذارده می شود، اما این امر باعث سوء استفاده زیادی از سیستم می شود.
حضور نمایندگان در جلسه: ممکن است یک همکار یا نماینده اتحادیه، اجازه یابد تا همراه با فرد متخلف یا به نمایندگی از او در جلسه بررسی تخلفات شرکت کند. توجه داشته باشید که نماینده اتحادیه، تنها در صورت اعتراض کارمند متخلف می تواند در این جلسه شرکت كند. در شرایطی که تخلف، بیانگر یک جرم کیفری است، باید به یک وکیل نیز اجازه بدهید كه در جلسه حاضر بشود.
تحقیقات: همه سوء استفاده ها باید قبل از صدور اخطار، به دقت مورد تحقیق و بررسی قرار بگیرند. حداقل این است كه سخنان كارمند خاطی را بشنویم.
مستندات: در تمامی جلسات، صورت جلسه ای دقیق تنظیم كنید و آن را همراه کپی تحقیقات مربوط به تخلفات و اخطارهای صادره نگهداری نمایید. این اسناد برای بررسی نحوه رفتار کارمند در آینده بسیار مهم است. همچنین این امر نشان می دهد که «آیا کسب وکار از رویه مناسبی پیروی کرده است یا خیر.
طرح های اقدام: در مورد تخلفات کوچک، کسب وکار باید تمام تلاش خود را به کار بندد تا کارمند را در غلبه بر مشکلاتی كه پیش آمده اند كمك كنند. در این راستا، ضروری است که مدیر و کارمند در مورد یک طرح اقدام به توافق برسند. باید یک جلسه ارزیابی، برنامه ریزی شود تا اگر پیشرفتی حاصل نشد، آنگاه اخطار صادر شود.
استیناف: کارکنان باید اجازه داشته باشند كه تا پنج روز کاری پس از دریافت اخطار مکتوب صادر شده توسط مدیر مستقیم خود، نسبت به حكم اعتراض كنند و درخواست بررسی مجدد بدهند.

4. جدول زمان بندی ترسیم کنید
در کسب وکاری بزرگ، بهتر است قبل از اجرای کامل یک برنامه انضباطی، آنرا به صورت آزمایشی در کل یا در یکی از واحدهای بزرگ کسب وکار به اجرا درآورید.

5. مدیران و سرپرست ها را آموزش دهید
به تمامی مدیران و سرپرستانی که ممکن است با موضوعات انضباطی درگیر باشند، آموزش بدهید. مطمئن شوید که آنها ساز و کار این برنامه را درک می کنند. مرتباً نظارت كنید که آنها از این برنامه به شکلی درست استفاده می نمایند. "آموزش" نه تنها مصاحبه های انضباطی، بلکه باید کنترل و انضباط کلی را هم پوشش دهد.

6. دیگران را از برنامه انضباطی خود مطلع كنید.
اگر ضوابط انضباطی دارید، قانون حکم می کند که کارمندان از آن اطلاع داشته باشند. باید مطمئن شوید که کارکنان به این برنامه آگاه هستند. نامه ای را به همراه نسخه ای از این برنامه برای کارکنان خود ارسال نمایید. توضیح دهید که این برنامه به نفع کارکنان و روشی منسجم برای پرداختن به موضوع نظم و انضباط در کسب وکار است. اجازه دهید آنها بدانند که برنامه مذكور از چه زمانی به اجرا در می آید.

7. برنامه انضباطی خود را اجرا کنید
یکی از اعضای تیم را مشخص كنید كه به پرسش های كاركنان به ویژه در طول مرحله اعلام این برنامه پاسخ دهد.

8. برنامه انضباطی خود را ارزیابی کنید
ارزیابی منظم برنامه به پیشرفت آن کمک خواهد کرد. دفعات استفاده از این برنامه را ثبت کنید و مدیرانی را که به نظر می رسد با حفظ نظم و انضباط در کارشان مشکل دارند، شناسایی نمایید. از کارمندان بخواهد درباره این برنامه به شما نظرات خود را بدهند.

9. تغییر ایجاد کنید و در مورد نتایج آن، تحقیق کنید
در پرتو ارزیابیهای انجام شده، تغییرات لازم را در برنامه اعمال کنید. ممکن است برخی از مدیران به آموزش بیشتری نیاز داشته باشند. همچنین ممکن است لازم باشد که برخی مراحل را بازنویسی كنید. تمامی تغییرات را به اطلاع کارکنان برسانید.

بایدها و نبایدهای برای تدوین یک برنامه انضباطی

بایدهای برنامه انضباطی
•   نمونه هایی از تخلفات کوچک و بزرگ را ارایه كنید.
•   مدیرانی که مصاحبه های انضباطی را انجام می دهند، آموزش دهید.
•   تمامی اقدامات انجام شده تحت این برنامه را مستند سازید.

نبایدهای برنامه انضباطی
•   تا زمانی که تحقیقات لازم در مورد یک پرونده انجام نشده است، اقدامات تنبیهی را شروع نكنید.
•   اجازه ندهید این برنامه جایگزین نیاز به مدیریت خوب شود.
•   این برنامه را غیر قابل جایگزین ندانید و آن را به طور منظم ارزیابی کنید.

پرسش هایی برای تدوین برنامه انضباطی

•   آیا تاکنون در کارتان تنبیه شده اید؟ چه اتفاقی رخ داده بود؟
•   آیا می دانید با مشکل انضباطی کارکنان خود، چگونه برخورد کنید؟ آیا طبق قانون، برخوردی عادلانه داشته اید؟
•   آیا تاكنون کارکنان شركتی را تنبیه كرده اید؟ چه اتفاقی رخ داده است؟