راهکارهای کاربردی برای ارائه مشاوره به همکاران |چگونه مدیران و کار آفرینان مشاوره تاثیر گذاری ارائه نمایند ؟

راهکارهای عملی برای ارائه مشاوره به همکاران، کارکنان و ...

به چه نحوه و شیوه ای مدیران و کار آفرینان مشاوره تاثیر گذاری ارائه نمایند ؟  

مقدمه مشاوره به همکاران

این مقاله راهکارهایی عملی برای مدیران و کارآفرینان فراهم می آورد، تا بتوانند به شیوه مطلوبی به کارکنان، همکاران و .... مشاوره دهند و یا راهنمایی کنند. 

این مقاله برای مدیران و کارآفرینانی طراحی شده که ممکن است از طریق روشهای مشاوره، نیازمند کمک به همکارانشان باشند. 
تبدیل شدن به یک مشاور حرفه ای نیازمند سالها آموزش و گذراندن تجربیات عملی است. مدیران معدودی دارای این مهارت هستند اما مدیران می توانند بسیاری از مهارتهای مشاوران را در محیط کاری خود به کار بگیرند. مدیرانی که خواهان چنین مهارتی هستند باید آموزش رسمی در این زمینه ببینند.  

منظور از مشاوره به همکاران و ....

کار زمانی با مشکل روبرو می شود که یک کارمند دچار مشکلات شخصی می شود. ممکن است اینها موضوعات مرتبط با کار باشند یا نباشند اما حتی مشکلات شخصی ( مشکلات خانوادگی، بدهی، بیماری و غیره) نیز موضوعاتی هستند که بر بهره وری کار تأثیر می گذارند.

مدیرانی که به چنین مسایلی می پردازند باید بتوانند به افرادی که دچار چنین مشکلاتی شده اند، کمک نمایند تا راه حلهایی را بیابند. به ویژه اگر اینها موضوعات کاری هستند (مانند تضادهای شخصیتی یا مهارتهای ضعیف ارتباطی).

البته بسیاری از شرکتها به عنوان بخشی از برنامه مزایای پزشکی کارکنانشان، امکان مشاوره بیرونی را برای افراد و شرایطی که نیازمند مهارتهای تخصصی هستند، فراهم می آورند. اگر مشاوره با موفقیت اجرا شود، فرآیندی خواهد بود که به افراد کمک می کند تا انگیزه ها، نگرانیها و امیدواریهای خود را روشن نمایند. همچنین آنها می توانند از عهده کنترل احساسات خود برآیند، مسئولیت پذیری خود را بالا ببرند و راه حلهایی را برای مشکلاتشان بیابند.

مزایا و معایب مشاوره به همکاران

مزایای مشاوره به همکاران : 

•    به حل و فصل موضوعاتی کمک می کند که به افراد و بهره وری کاری آسیب می رسانند.
•    به کاهش زمان تلف شده افراد که ناشی از عدم انگیزه، افسردگی و بیماری است، کمک می کند.
•    به ایجاد تیمهایی کمک می کنند که افراد دارای شخصیتهای متفاوت، به خوبی در آنها گرد هم می آیند.

معایب مشاوره به همکاران :

•    این امر باعث نیاز بیشتر به موضوع آموزش مدیریت می شود.

چک لیست عملی مشاوره به همکاران

1. تضمین نمایید که شرکت شما از مشاوره همتایان حمایت می کند

اولویتهای پرسنلی شرکت خود را بررسی نمایید تا حمایت شرکت از این نوع مشاوره تضمین گردد. برخی شرکتها دارای رویکردهایی رسمی برای آغاز مشاوره هستند. مهم است که به این رویکردها توجه نمایید. 

2. فضایی مناسب  برای مشاوره بیابید

لازم است فضایی  آرام را انتخاب کنید ، به نحویکه کسی در آن مزاحمت ایجاد نکند و مناسب برای ماهیت مسئله و مشکلی است که می خواهید بدان بپردازید. مطمئن شوید نیازی نیست تابلویی با این مضمون که «مزاحم نشوید» به در آویزان کنید. همچنین در این فضا صدای زنگ تلفن نباید باعث مزاحمت شما شود. 

برخی موارد برای ایجاد چنین فضایی :
•    وجود یک میز بین شما و همکارتان، باعث ایجاد فضایی رسمی می شود که باید تلاش کنید از آن پرهیز نمایید.
•    اگر مجبور هستید زمان را نیز مد نظر قرار دهید، ساعتی را مقابل خود قرار دهید تا بتوانید به راحتی آن را ببینید.

3. زمانی کافی را برای جلسه مشاوره در نظر بگیرید

اگر می دانید که باید جلسه خود را در زمانی مشخص به پایان برسانید، در ابتدا این موضوع را به اطلاع همکارتان برسانید. مطمئن شوید زمان کافی برای جلسه وجود دارد. حتی اگر محدودیت زمانی وجود ندارد؛ مفید است تا زمانی در حد یک ساعت را در نظر بگیرید تا از تکراری شدن برخی مباحث جلوگیری نمایید.

4. احساسات خویش را نسبت به همکارانتان کنترل نمایید

قبل از جلسه، لازم است تا احساسات فردی خویش را نسبت به همکارانتان ارزیابی کنید و آنها را کنار بگذارید. این که کسی را دوست داشته باشید تا نداشته نباشید، اصلاً مهم نیست. 

5. جلسه را با تشریح چارچوب کاری خود آغاز نمایید

مهم است قواعد آغاز یک جلسه مشاوره را رعایت کنید.

این قواعد عبارتند از :
•   ارزیابی  انتظارات جلسه – مثلاً ممکن است قادر نباشید تا مشاوره یا راهکار ارایه کنید یا تمامی مشکلات همکارتان را حل نمایید؛

•   بررسی محدودیتهای زمانی – به این محدودیتها اشاره کنید و تصریح نمایید که جلسات پیگیری را نیز برگزار خواهید کرد؛

•    یادداشت برداری – اطمینان دهید تمامی یادداشتهایی که بر می دارید در اختیار خودتان خواهد بود و هرگز آنها را در اختیار یک فرد ثالث قرار نخواهید داد؛

• اطمینان به محرمانه بودن – به همکارتان در مورد رعایت محرمانه بودن مطالب جلسه اطمینان دهید؛ در غیر این صورت، همکارتان در ادامه جلسه با شما دچار تردید خواهد شد. به او اطمینان دهید که تنها با رضایت هر دو در این مورد که موضوعات باید در حضور یک فرد ثالث مطرح شوند، مطالب جلسه در اختیار فردی دیگری قرار خواهند گرفت. 

6. کارتان را با بیان موضوعات متناسب آن جلسه آغاز نمایید

چارچوب جلسه مشاوره یک چارچوب خاص نیست؛ چارچوب هر جلسه به نیازهای افراد حاضر در آن جلسه بستگی دارد.

مهارتهای زیر برای بررسی موضوعات مد نظر همکاران یا کارکنان  الزامی هستند :

•    گوش دادن دقیق –

این فرد دارای چه احساسی است؟

چه دیدگاهی را بیان می دارد؟

چه مشکلی برای او رخ داده که چنین واکنشی از خود نشان داده است؟

در واکنش به این وضعیت، او باید چه رفتاری از خود بروز دهد (یا ندهد)؟

لازم است که در یک چارچوب احساسی، نگرش همکارتان در مورد حقایق را درک کنید. نگرش همکارتان در مورد حقایق، مهمتر از خود این حقایق است. با تأکید بر نگرانیهای وی، به او اطمینان می دهید که به همه حرفهای او خوب گوش کرده اید و به روشنی از موضوعات بیان شده، مطلع شده اید. در تمام طول جلسه، ارایه خلاصه ای از آنچه که فرد بیان کرده، به حفظ تمرکز هر دو طرف کمک می نماید. 

•    همدلی – همدلی به معنای دلسوزی نیست. همدلی بدان معنا است که شما موضوعات پیش روی همکارتان را درک می کنید، بدون اینکه الزاماً از او جانبداری کنید یا به طور کامل با هر آنچه که   شنیده اید، موافقت نمایید. همدلی شما باعث می شود که همکارتان صادقانه تر برخورد نماید و موضوعات را آن طور که هستند، تشریح نماید. 

•    پرسش – دلایل زیادی برای طرح پرسش وجود دارند و این در حالی است که پرسشها دارای انواع گوناگونی هستند. در یک جلسه مشاوره، پرسشها شما را قادر می سازند تا به درکی روشن از موضوعات برسید، بر حوزه هایی که فکر می کنید مهمتر هستند تمرکز نمایید و توجه خود به دیگران را اثبات نمایید. 
پرسشهای تشریحی، تستی یا تحقیقی، همگی برای اهداف مشاوره مفید هستند.

پرسشهای باز و تشریحی به همکارتان اجازه می دهند که صحبت کند و احساسات خود را بروز دهد. پرسشهای تستی به شما کمک می کنند تا به خوبی از واقعیتها مطلع شوید، هر چند که پاسخهایی کوتاه دریافت می دارید. پرسشهای تحقیقی شما را قادر می سازند تا درک خود از یک موضوع را تعمیق بخشید و بتوانید تصویری کامل را ترسیم نمایید. 

•    چالش – گاهی اوقات با به چالش کشیدن یک موضوع، همکارتان را وادار می کنید تا آن را از نو مد نظر قرار دهد و احتمالاً اطلاعات بهتری ارایه کند. مفید است زمانی این کار را انجام دهید که احساس می کنید، جلسه از مسیر اصلی خود منحرف شده است، همکارتان مطالبی غیر واقعی را بیان می دارد ( چه بیش از حد مثبت و چه بیش از حد منفی ) یا به نظر می رسد تضادهایی در آنچه که می شنوید، وجود دارد.

7. شرایطی را شناسایی نمایید که می توانند به شما کمک کنند

در شرایط خاصی، ممکن است لازم باشد تا همکارتان را به یک مشاور آموزش دیده یا سازمانهایی معرفی کنید که از امکانات بهتری برای کمک کردن برخوردار هستند. منابع بیرونی را نیز مد نظر قرار دهید،( نام مشاوران خاص یا فهرستی از راهنماهای تلفنی که می توانید در اختیار همکارتان قرار دهید.) مدیر بخش پرسنلی یا منابع انسانی نیز دارای اطلاعات مفیدی است هر چند که اگر فردی را به آنها ارجاع می دهید، مطمئن شوید که محرمانه بودن اطلاعات نقض نمی شود.
•    برنامه های کمک به کارمندان توسط بعضی از سازمانها اجرا می شوند که هدفشان تامین منابع بیرونی، ارایه راهنمایی های لازم و مشاوره به کارکنان است. 

بایدها و نبایدها برای مشاوره 

بایدهای مشاوره به همکاران

•    انتظارات واقع بینانه برنامه مشاوره را مشخص نمایید.
•    محرمانه ماندن موضوعات را برای همکارتان تضمین نمایید.
•    همکارانتان را نسبت به تشریح موضوعات و نگرانیهایش؛ روشن کردن موضوعات مد نظرش؛ و تعیین اهداف عملی ترغیب نمایید.

نبایدهای مشاوره به همکاران

•    اجازه ندهید احساسات فردی بر مباحثه شما سایه بیافکند.
•    مسئولیت حل مسایل را نپذیرید.
•    در قبال آنچه که میگویید، به صورت دستوری برخورد نکنید. 

8. در قبال مهارتهای حل مسئله به همکارتان کمک کنید

مشاوره بدان معنا نیست که مشاور در قبال موضوعاتی که برای یک فرد بروز کرده اند، راه حل ارایه می نماید. البته مشاور می تواند شیوه ها و تکنیکهای حل مسئله را به فرد ارایه نماید. هدف از مباحثه باید شناخت مشکلات و علل احتمالی آنها باشد. شما می توانید فرد را ترغیب نمایید تا اهدافی روشن را برای پرداختن به مسئله و تعیین چارچوبهای زمانی و ابزار نظارت بر پیشرفت تعیین کند. 

9. به شکلی سازنده، به جلسه مشاوره خاتمه دهید

آنچه را که در جلسه بحث شده و آنچه را که مورد توافق قرار گرفته است، خلاصه نمایید. در صورت امکان، یک جلسه پیگیری را هم برگزار کنید. 

نکات مهم برای مشاوره به همکاران

•    هر چه میزان مهارت گوش دادن شما به دیگران بیشتر باشد، احتمال بیشتری وجود دارد که افراد توصیه ها و توضیح های شما را بپذیرند.

•    مشکلاتی که تکرار می شوند، باعث حل خودشان نمی گردند. 

برای اطلاعات بیشتر به مقالات زیر مراجعه نمایید : 

1 .   مدیران چگونه از مشاوران ، استفاده مطلوب کنند ؟| استیو مارکول  پاسخ می دهد

2 .  جک ولش مدیرعامل اسبق جنرال الکتریک و .. مشاوره می دهند | ارزش استعدادها را بدانید

3 .  اهمیت مسئولیت پذیری و نگاه تخصصی در مدیریت فروش | از دیدگاه جروم کولتی و ماری فیس 

4 .   چگونه اختیارات خود را واگذار کنیم ؟

5 . نقش و جایگاه سرمایه های فکری در ارتقای جایگاه یک کسب وکار | مدیریت سرمایه های فکری

6 .   لحظات واقعی از تجربیات موفق مدیران و کارآفرینان در سطح جهان | رهبران درباره چالشهایشان سخن می گویند

7 . چگونه می توان ، اعتماد و وفاداری کارکنان را در محیط کسب و کار تقویت کرد ؟ | راهکارهای عملی برای اجرا

یک پند یک درس :

من همیشه به دنبال مشاوزه های خوب هستم. این تنها کاری است که می توان بر اساس ان عمل کرد. این باعث میشود که فرد فقط به خودش نیندیشد. لسکار وایلد 

نور خورشید همیشه زیبا است اما این روی تاریک زمین در پایان روز است که باعث میشود مردم این نور زیبا را به یاد بیاورند. آمادیو جیانینی 

 همه رؤیاهای ما می‌توانند به واقعیت تبدیل شوند اگر ما شجاعت پیگیری آن‌ها را داشته باشیم . والت دیسنی

کسانی که به توانائی های خود اعتقاد و اطمینان دارند به کارهای دشوار به صورت چالش‌هایی می‌نگرند که باید بر آنها پیروز شوند نه به صورت تهدیدهایی که باید از آنها اجتناب کند. آلبرت بندورا