چگونه فرایند کسب و کارمان را مهندسی مجدد کنیم ؟

اجرای مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار

این مقاله دربرگیرندة ترکیبی از بهترین روشها برای راهنمایی دادن در مورد مراحل کلیدی اجرای مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار است. 
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار موضوعی چند وجهی است. در قلب آن دو رویکرد اساسی قرار دارند: درک اینکه سازمانها فرآیندمدار هستند؛ و رویکردی وسیع  با جهشی عظیم، که از طریق مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار ترغیب می شود. 

در ابعاد زیادی، مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار شبیه به مدیریت کیفیت جامع است : هر دو  نیازمند تعهد گسترده کارکنان هستند و عمیقاً به کار تیمی و حل مسئله برای پیشرفت فرآیندهای سازمان در پرتو رضایت مشتریان متکی می باشند. اما تفاوت مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار با مدیریت کیفیت جامع در آن است که اصل آن مبتنی بر اندیشه ای غیر مستمر و رد فرضیات ، منطق درک شده و تفکری رایج است که روش انجام یافتن فعالیتها در بسیاری از کسب و کارها را شکل می دهد. از این حیث، مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار شبیه به معیارسنجی استراتژیک و مبتنی بر این اصل می باشد که ارزیابی فرآیندهای داخلی می تواند باعث پیشرفتی گسترده در کیفیت و رقابت شود. 

تعریف مهندسی مجدد  

« مهندسی مجدد » روشی برای شروع و کنترل فرآیندهای تغییر و تحول از طریق تجزیه و تحلیل و برنامه ریزی سیستماتیک است.
هر سازمانی بدون توجه به اندازه، نوع یا هدفش، اساساً بر اساس تبدیل مجموعه ای از درون دادها (مانند مواد خام یا داده های خام) به برون دادهای لازم (محصولات یا خدمات) عمل می کند. این تحول دربرگیرندة یک یا چند فرآیند است. به منظور دستیابی به مزیت رقابتی، یک سازمان باید بهتر از رقبایش، درون¬دادهایش را به برون¬داد تبدیل کند و این کار را از طریق تمرکز بر روی اثربخشی این فرآیندهای اصلی و محوری انجام دهد. این امر نیازمند ارزیابی منظم و توسعة فرآیندهای مربوط است. مایکل هامر و جیمز چامپی  مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار را چنین تعریف می¬ کنند: 
بازاندیشی بنیادی و طراحی اساسی فرآیندهای کسب و کار برای دستیابی به پیشرفتهایی بزرگ بر اساس معیارهای امروزی عملکرد همچون هزینه¬ها، کیفیت، خدمات و سرعت.
پیشرفت حاصل در کیفیت از طریق مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار، دارای سه بعد است: اثربخشی فرآیند (مانند هزینه یا چرخة زمانی)، کیفیت محصول (مثلاً قابل سنجش بر اساس رضایت مشتریان، گسترة کار و کیفیت محصول)، و زمان توسعة محصول. 

مزایا « مهندسی مجدد » 

•     مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار ،بازارهای جدیدی را از طریق شناخت نقاط برجسته ایجاد  می کند. 
•    مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار، خلاقیت و نوآوری در تیمها را ترغیب می کند. 

مشکلات« مهندسی مجدد » 

•    مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار، برای محصولات و خدماتی مؤثر است که دربر گیرندة توالی منطقی در کار هستند. ممکن است این امر برای فرآیندهای به شدت متغیر چندان کاربرد نداشته باشد. 
•    ابتکارات مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار، غالباً نیازمند سرمایه گذاری فراوان در زمینة فناوری اطلاعات است . 
•    هزینة بالای ابتکارات مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار ،می تواند سرعت به دردسر افتادن و حتی از هم پاشیدن شرکتها را بالا ببرد. 
•    مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار نیازمند کار خوب تیمی و سطح بالای تخصص است. 
•    امکان بوجود آمدن یک سازمان ناتوان رااز طریق تعدیل نیروهاو ظرفیت تغییر و تحول  کاهش می ¬دهد. 

چک لیست عملی مهندسی مجدد

1. یک نگرش و تفکر بزرگ را توسعه دهید

مدیریت ارشد نیازمند دستیابی به درکی از مسایل موجود در کسب و کار فعلی است. آگاهی از انتظارات مشتریان، مزایای رقبا و فرصتهای ناشی از فناوری اطلاعات، منجر به این فرآیند می شود. بزرگ بیندیشید و آن را اساس مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار بدانید. 

2. یک کمیتة ویژه تشکیل دهید

عضویت باید چند وجهی باشد. متخصصان و مشاوران باید در این کمیته عضو شوند اما توازن را باید حفظ کرد. مدیران ارشد باید پروژه و مسیر استراتژیک آن را هدایت کنند. چنین کمیته ای باید نیازهای مهم و کلیدی سازمان را به خوبی درک کند. در هر مرحله ای، این کمیته باید تصمیم بگیرد که آیا می خواهد یک برنامة آزمایشی را اجرا کند یا به دنبال اجرای یک پروژة کامل است. 

3. سازمان را آمادة تغییر نمایید

ارتباطات، کلید موفقیت در مدیریت تغییر است. نمونه های از تغییرات اعمال شده در کسب و کارها را ارایه نمایید و اهداف مهندسی مجدد را روشن سازید. گرفتن بازخورد و استفاده از دیدگاههای تمامی کارکنان را مد نظر قرار دهید. 

4. پیشرفت فعلی را تجزیه و تحلیل نمایید

فرآیندهای فعلی و موجود را به دقت بررسی کنید. فرآیندهایی که باید باقی بمانند و منطق آنها را مجدداً تایید کنید. این امر احتمال رخ دادن مجدد اشتباهات گذشته را کاهش می دهد. به نظر مالکان این فرآیند گوش کنید تا ببینید در چه حوزه هایی مشکل وجود دارد. تمامی دیدگاههای مفید را مستند کنید و تضمین نمایید که این دیدگاهها به شکلی گسترده منتشر می¬ شوند. بر طراحی دوبارة نکاتی تمرکز کنید که می توانند بیشترین سود را برای شما به دنبال داشته باشند. 

5. شاخص ها یا معیارهای عملکرد را تدوین نمایید

پیشرفت در عملکرد را می توان تنها از این طریق مشخص کرد که بدانیم از کجا شروع کنیم. معیارهای عملکرد عبارتند از:
•    حجم معاملات
•    چرخة زمانی 
•    میزان اشکالات
•    سطح رضایت مشتریان
تضمین کنید که هر سه بعد این فرآیند یعنی اثربخشی فرآیند، کیفیت محصول و توسعة محصول به شکلی دقیق و جامع مورد ارزیابی قرار می گیرند. 

6. این فرآیند را از نو طراحی کنید

کارتان را با نیازهای مشتریانتان و طراحی مجدد این فرآیند آغاز کنید. برای طراحی مجدد این فرآیند، از راهکارهای زیر استفاده کنید:

•    اطلاعاتی را که در مورد کل چرخة حیات این فرآیند لازم هستند از ابتدا گردآوری کنید و آنها را به سرعت در اختیار همة کسانی قرار دهید که به آنها نیاز دارند. 
•    نیاز به ایجاد هماهنگی را از طریق مرتبط ساختن افراد با فرآیندها و نه با واحدها و وظایف، کاهش دهید. 
•    خدمات مشتریان را از طریق ایجاد پیشرفتهای کلی، ایجاد اعتماد و واگذاری مسئولیتها بهبود بخشید و اقدام به ایجاد مشارکت با مشتریان و عرضه¬کنندگان خود نمایید. 
•    پیامدهای کلیدی کسب و کار، فرآیندهای مورد نیاز برای دستیابی به چنین نتایجی و اطلاعات مربوط به نحوة کارکرد این فرآیندها را مشخص سازید. لازم است زیرساختاری را فراهم آورید که از طریق استراتژیهای مدیریتی، سیستم¬های سنجش عملکرد، برنامه¬های تشویقی، ارزشهای سازمانی و سیستم¬هایی که مورد قبول همة طرفین ذینفع هستند، به ایجاد تغییر و تحول کمک می¬کند. 

7. اجرای کار را برنامه ریزی کنید

وقتی فرآیندی از نو طراحی شد، می توان طرح اجرای آن را تهیه کرد. اجرای تغییرات نیازمند زمان است. اگرچه هدف از مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار ، دستیابی به دستاوردهایی بزرگ در کوتاه مدت است اما برنامه و جدول زمانی تغییرات نباید به شکلی غیرواقع بینانه کوتاه باشد. 
بر نیاز به تغییر و اعلام نگرشهای مدیران و کارکنان برای غلبه بر ابهاماتی که به طور طبیعی وجود دارند، تاکید کنید. سعی کنید در قبال طراحی مجدد پیشنهادی خود و دستیابی به مزایای مد نظرتان، حمایتها و تایید¬های لازم را کسب کنید. 

در طرح اجرا ی مهندسی مجدد باید موارد ذیل گنجانده شود:

•    برنامه ها، بودجه ها، معیارهای تکمیل کار و تمامی توجیهات اقتصادی باید دقیقاً مشخص شوند؛
•    آموزش ،لازمة چنین تغییر و تحولی است؛
•    سیستم¬های جدید کنترلی باید ایجاد شوند؛
•    گرفتن وبررسی بازخورد سریع پیشرفتها الزامی است ؛
•    باید مجوزهای لازم را در مورد مسایلی که به ناچار رخ می دهند، تهیه کرد؛
•    تغییر در محیط های فیزیکی، شیوه های کاری، زیرساختارهای سازمانی، پروژه¬های آزمون و خطا و تعریفی مجدد از وظایف و مسئولیت¬ها، ناشی از چنین فرآیندهایی هستند؛
•    طرح باید نتایجی مهم اما سریع را در همان مراحل اولیه در پی داشته باشد تا حس تعهد به انجام کار ایجاد شود.

8. بر پیشرفت کار نظارت کنید.

به طور مستمر بر این فرآیند نظارت کنید تا مشخص شود که آیا مزایای پیش بینی شده، محقق شده -اند یا خیر. بازخورد نتایج را به اطلاع کارکنان برسانید تا همگان بدانند که چه عناصری کارآیی داشته یا نداشته اند. این امر به شما کمک می کند تا حوزه هایی را که نیازمند پیشرفت هستند  مشخص سازید. 

برای اجرای مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار

بایدهای مهندسی مجدد

•    تمامی فرضیات را بسنجید.
•    مشاوران خود را به دقت انتخاب کنید.

نبایدهای مهندسی مجدد

•    صرفاً با معرفی و به کارگیری آخرین روندهای فنا وری اطلاعات، فکر نکنید که درست ترین شکل مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار را  اجرا می کنید.
•    فقط به دنبال خودکار کردن فرآیندهای موجود نباشید.
•    تمامی فرآیندهایتان را قربانی کارهای انفرادی نکنید.
•    بدون منابع لازم و حمایت یک تیم کامل، به سراغ پروژه¬های بزرگ نروید. 
•    مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار را با بهینه سازی اشتباه نگیرید. 

پرسشهای مهندسی مجدد

•    آیا می دانید چه میزان از منابع شما صرف فرآیندهای اصلی سازمانتان می شود؟
•    اگر مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار را مد نظر قرار داده اید، با دقت منابع خود را مورد ارزیابی قرار دهید . آنها موفقیت احتمالی شما را نشان خواهند داد.

مقالات مرتبط  : 

1.  چگونگی ارائه کیفی محصول یا کالا به مشتری ؟ | چک لیست دستیابی به مدیریت کیفیت جامع

2 .  چگونه برای مشکلات روزمره کسب و کار راه حل بیابیم ؟ 

برای اطلاعات بیشتر

کتاب:

«مهندسی مجدد یک سازمان: دستورالعملی برای تحولات کسب و کار»، مایکل هامر و جیمز چامپی، 1999

مقالات نشریات:

«مهندسی مجدد، یک پیشرفت یا یک موضوع تازه؟»، سامر آگاروال ، مجلة بین¬المللی مدیریت تکنولوژی، 
« مفاهیم و معانی مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار» چانگ فور چوی  و استفان چان ، مجلة مدیریت فرآیند کسب و کار، 
«مهندسی مجدد کار نه اتوماسیون»، مایکل هامر، هاروارد بیزینس ریویو ، 

پندها :

«تغییرات متحول کننده، نیازمند انرژی فراوانی است.» رابرت مایلز 

«قدرت عبارت است از توانایی تاثیرگذاری بر افراد و سازمانها به شکلی که عقاید و باورهای آنها تغییر کند.» کارل مک¬کال