تاملی، بر شیوهای تفکر باز در کسب و کارها | راهنمای عملی شیوه های تفکر باز
تاملی آغازین، بر شیوهای تفکر باز در کسب و کار به همراه روشهای عملی در این زمینه
تفکر سیستمهای باز
این فهرست راهنما دربرگیرندة یک رویکرد جامع در قبال شیوه های تفکر باز است. این امر، در قبال نیاز به مطالعات آتی یا مشاوره های کارشناسی جایگزین نیست. این فهرست راهنما برای تمامی مدیرانی است که معتقدند شیوه های رایج حل مسئله در ارایة راه حل های مناسب در کسب و کارشان شکست می خورند یا معتقدند که آنها با ابهامات زیادی مواجهند. رویکرد شیوه های تفکر باز ارایه شده ، تنها یکی از روش هایی است که می توان از آن استفاده کرد. شیوه های تفکر باز به هیچ وجه از وظایف خاصي تبعیت نمی کند.
شیوه های تفکر باز، همواره ارزش زیادی در رشته هایی؛ همچون زیست شناسی و فن آوری اطلاعات داشته است ،اما پیوندهای علمی ، باعث شده اند که برخی مدیران علاقه ای به آن نداشته باشند. البته، شیوه های تفکر باز، بر اکثر رویکردهای مدیریت مدرن مانند : مدیریت کیفیت جامع، مدیریت محیط زیست و سازمان های آموزشی سایه افکنده است.
سه دلیل اصلی که می توانند نشان دهند؛ چرا نگرش های مکانیکی به شیوه های تفکر باز کارآیی ندارند :
• پیچیدگی روشها.
• ابهام در محیط . آگاهی نداشتن از آینده، می تواند مشکلاتی را در زمینة پیش بینی دقیق و محاسبة ریسک در پی داشته باشد.
• تضاد در ارزش های انسانی . بسیاری از راه حل های صرفاً فنی شکست خورده اند؛ زیرا حامیان مالی آنها نتوانسته اند مقبولیت عمومی و اجتماعی کسب کنند
از طریق شیوه های تفکر باز، مدیران می توانند از مدیریت استراتژیک سازمان خود حمایت کنند و از مزایای مفاهیم، ابزارها و شیوه های در دسترس تحلیلگران روشها با مشاوران مدیریت که در این حوزه تخصص دارند، برخوردار شوند.
تعریف شیوه های تفکر باز
در کتاب" نظم پنجم"، پیتر سنج، شیوه های تفکر باز را اینچنین تشریح می کند :
شیوه اي فکری و زبانی برای توضیح و درک عوامل ارتباطاتی که رفتار تفکر باز را تشکیل می دهند.»
این فهرست راهنما، میان رویکرد گسترده اي كه پیتر سنج انتخاب كرده و برخی از تحلیلگران روشهای نسل جدید( اصطلاحاً شیوه های تفکر باز ) و حتی شیوه های قدیمی تر تدوین شده، توسط مهندسان، متخصصان اطلاعات و تحلیل گران روشها در گذشته، تمایز قایل می شود.
رویکردهای قدیمی ، بر شناخت ابزارهای « صحیح » و تعیین دقیق نقطة شروع کار متمرکز هستند. البته گسترة تغییرات ، مؤید آن است که چنین نگرش ساده ای از زندگی می تواند بر مسایل عملی یا مهندسی کارآیی داشته باشد؛ اما امروزه چنین نگرشی برای شیوه های پیچیده ای همچون رفتار سازمانی و مشکلات مربوط به آن کفایت نمی کند. شیوه های تفکر باز، رویکردي یادگیرانه در مقایسه با فلسفه های نوین است.
مزایا و معایب شیوه های تفکر باز:
مزایا :
• می تواند تفکری خلاقانه را ترغیب و روش های جدیدی را برای انجام امور ایجاد کند.
• بیشتر بر واقعیت ها متمرکز است تا الگوهای ایده آل ذهنی مردم دربارة شیوه ها و فرآیندها.
• احتمالاً تنها روش پرداختن به مسایل «دشوار» است.
• دارای نگرشی بلند مدت و استراتژیک در قبال کسب وکار هاست، نه یک نگرش صرفاً فنی.
• تناسب خوبی با شیوه های مدیریتی؛ همچون کار تیمی و پیشرفت مستمر دارد.
معایب:
• به لحاظ فکری ، موضوعی چالش برانگیز است و می تواند زمان و تلاش زیادی را به خود اختصاص دهد.
• می تواند در مراحل نخست، سوالات بیشتري را بیافریند تا جواب؛ و در نتیجه می تواند باعث عدم تمرکز شود.
• اين رويكرد ، برای شرایطی که رویکرد ساختاریافتة حل مسئله نتایج تضمین شده اي را ايجاد كند یا شرایطی که در آن فرهنگ به شدت غالب است، مناسب نیست.
• معمولاً نیازمند افرادی هم فکر، برای کار با یکدیگر در قالب یک تیم است.
فهرست راهنمای عملی شیوه های تفکر باز
1. مسئله را به خوبی دریابید.
اکثر مدیران به توضیح و تشریح مسایل می پردازند. شیوه های تفکر باز، در هر زمانی نیازمند چنین توضیحاتی است. در این مرحله، باید از یافتن روابط علت و معلولی پرهیز کنید و صرفاً به گردآوری حقایق بپردازید. سعی کنید به تمامی علایم توجه کنید؛ زیرا شما مانند یک ناظر در یک موقعیت گسترده و کلان هستید.
2. سیستم را تعریف کنید.
• وقایعی را توضیح دهید که متناسب با وضعیت موجود هستند. به تمامی علایم یا تغییراتی که در این مقطع رخ داده اند، توجه کنید؛ به حوادث یا بحران ها، مسایل موجود، مشتریان و عرضه کنندگان یا اتفاقات به ظاهر بی ربط ( در یک قالب کلی ) به سازمان و واحد خود توجه کنید.
• روندها و الگوهای مهم را مشخص کنید. سعی کنید، مهم ترین متغیرها را شناسایی كنيد و تلاش کنید تا بفهمید که چه اتفاقاتی در حال رخ دادن هستند. آیا روندهایی عمومی همانند : افزایش سطح شکایات مشتریان، از دست دادن مشتریان، کاهش نفوذ در بازار یا افزایش هزینه ها وجود دارند؟ تغییرات را در چارچوب های زمانی تعیین کنید تا بتوانید به موقع از رابطة میان متغیرها و وقایع آگاه شوید.
• ساختارها یا سیستم های اصلی را مشخص کنید. این یک مرحلة کلیدی در ایجاد الگوهای کارآمد از شیوه ها است. هدف آن شناسایی روابط یا ارتباطات میان عناصر مختلف به ویژه تمرکز بر بازخوردی است که از طریق کنترل رفتار سیستم حاصل می شود.
رفتار تمامی شیوه ها، چه زنده و چه غیر زنده، تحت کنترل بازخوردهای ارایه شده است. این بازخوردها یا در برابر تغییرات مقاومت می کنند و حالت متوازني را حفظ می کنند ( بازخوردهای منفی ) یا تاثیر تغییر و تحول را ساده می سازند ( بازخوردهای مثبت یا تقویت کننده ). اگرچه در این مرحله، شما به دنبال روابط علت و معلولی هستید، مهم است که ذهن خود را محدود نکنید و به دنبال دیگر احتمالات باشید؛ مثلاً ممکن است افزایش شکایات مشتریان به دلیل افزایش فشار بر کارکنان فروش باشد که باعث می شود آنها وعده هایی غیر واقعی بدهند و در نتیجه انتظاراتی غیرقابل تحقق را در مشتریان باعث شوند.
3. از تعاریف خود، الگوهایی را تدوین کنید.
الگوها و مدل ها بخش مهمی از زندگی روزمرة ما هستند. ما رفتارمان را منطبق بر طیفی از فرضیات ( الگوها ) جهان پیرامون خود تنظیم می-کنیم. اگر جهان منطبق با این طرح رفتار نکند، می توانیم از یک موضوع مطمئن شویم. الگوهای كنوني ما مناسب نیستند.
یافتن الگوی صحیح برای تشریح موقعیت ها یا سیستم های پیچیده، واقعاً یک نوع هنر است؛ اگرچه به لحاظ فنی، مدیران آموزش دیده تاکید زیادی بر مدلهای ریاضی یا رایانه ای برای توضیح عملکرد سازمان خود دارند، اما دیر یا زود، از الگوهایی که باعث شکستشان می شوند، تأسف خواهند خورد. از سوی دیگر، الگوهای ذهنی می توانند نتایج چشمگیری در شرایط خاص داشته باشند.
4. الگوها را با جهان واقعی مقایسه کنید.
اگر الگوی یک سیستم زیر سوال رفته، باید آن را ارزیابی کنید. به سراغ سهامداران بروید و تایید کنید که این الگو کارآیی دارد و تمامی جوانب در آن مد نظر قرار گرفته است. در این مقطع، ممکن است لازم باشد تا فردی را برای انجام امور و هدایت تغییرات و تحولات بیابید.
5. اقدامات احتمالی را شناسایی کنید.
تنها در این مقطع است که شما باید اقدامات احتمالی را مشخص کنید. اینها در مورد سیستم ها، راه حل نیستند؛ بلکه روش هایی برای شیوه های تفکر باز هستند.
مثلاً شکایات مشتریان ممکن است ناشی از عدم توازن در رابطة میان تولید، خدمات مشتریان و واحدهای فروش باشد. ممکن است راه حل این مشکل، نیازمند تغییر در این روابط به جای تدابیر آنی و کوتاه مدت باشد.
6. اقدامات خود را اجرا کنید.
در بطن کسب و کارهای درحال آموزش، مدیران باید زمان زیادی را صرف نظارت بر آثار تغییرات كنند تا ببینند چه درس هایی را می توانند از آنها بیاموزند.
7. این چرخه را دوباره آغاز کنید.
اتخاذ این رویکرد در قبال حل مسئله و در نظر گرفتن آن به عنوان یک چرخه، با فلسفة پیشرفت و توسعة مستمر کاملاً منطبق است.
بایدها و نباید ها در شیوه های تفکر باز
بایدها :
• از نتیجه گیری سریع اجتناب ورزید.
• تمامی توضیحات خود را در قبال شیوه ها بسنجید و بیازمایید.
• سعی کنید، پیش از تلاش برای یافتن راه حل ها، الگوی خود را بپذیرید و مالکیت آن را بر عهده بگیرید.
نبایدها :
• بیش از حد به توانایی خود برای توضیح رفتار سازمانی خویش اتکا و اعتماد نکنید.
• با یک انتقاد، تفسیر خود را از وقایع و رخدادها رد نکنید.
• اهمیت انسان را در شیوه هایی که در حال برنامه ریزی آن هستید ،دست کم نگیرید.
واژه های مناسب در شیوه های تفکر باز
- تجزیه و تحلیل شیوه های ساختاریافته :
از روشهای رسمی حل مسئله، برای توصیف شیوه ها استفاده كنيد. تحلیلگران تمایل دارند كه از یک رویکرد بالا به پایین برای ایجاد راه حل های خود استفاده کنند. این رویکرد ارتباط ویژه ای با برنامه ریزی رایانه ای دارد.
- شیوه ها :
مجموعه ای از واحدها که در قالب یک واحد عملیاتی منفرد، با هم در تعامل هستند.
- تجزیه و تحلیل شیوه ها :
کاربرد روش های خاص برای مطالعة شیو ها لازم است.
پرسشها یی در خصوص شیوه های تفکر باز
• اگر قصد دارید، چارت کسب و کار خود را بر اساس قدرت واقعی ارتباطات با سازمانتان ترسیم کنید، چنین چارتی تا چه حد با چارت های رسمی
تفاوت خواهد داشت؟
• بسیاری از کسب و کارها متشکل از سیستم هایی در داخل دیگر سیستم ها هستند. چه سطوحی از این دست، در سازمان شما وجود دارند؟
• تلاش های زیادی برای ساده کردن شیوه ها انجام می شوند؛ اما چرا آنها در ارایة بازخوردی مناسب در قبال شیوه ها و توسعة روابط اثربخش میان
واحدها شکست می خورند؟
برای اطلاعات بیشتر به مقالات ذیل مراجعه نمایید :
1 . مفهومی نوین از استراتژی ( راهبرد ) و کسب و کار | دیدگاه سی. کی. پراهالاد
3 . چگونه مشکلات مدیریتی خود را ارزیابی کنیم ؟
4 . چگونه عملکرد آموزشی را ارزیابی کنیم ؟
5 . نحوه بررسی و تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی چگونه است ؟
یک سخن یک درس :
استفان کاوی :«نخستین گام به سمت تحول، پذیرش آن است. وقتی خودتان آن را پذیرفتید، آنگاه در را به سوی تغییر باز کنید.»
برتولت برشت :«هدف علم، باز کردن درها به روی منطق و خردی نامحدود نیست؛ بلکه تعیین سقفی برای اشتباهات نامحدود است.»
