چگونه یک سخنرانی اثربخش آماده کنیم ؟

نحوه آماده کردن سخنرانی اثر بخش

ارتباطات کارآمد: آماده کردن سخنرانی

تعریف

یک سخنرانی دربرگیرندۀ هر نوع گفتگو با یک گروه است که ممکن است رسمی یا غیررسمی باشد و می تواند از یک جلسۀ توجیهی تا یک سخنرانی مهم را شامل شود. سخنرانی هر شکلی که داشته باشد، قوانین و ضوابط یکسانی دارد. 

فهرست اقدامات

1. در مورد قبول سخنرانی تصمیم بگیرید.

از خودتان بپرسید آیا فردی مناسب برای ایراد سخنرانی هستید یا خیر. آیا وقت کافی برای آماده شدن دارید؟ شاید برای هر دقیقه سخنرانی به سی تا شصت دقیقه زمان برای آماده شدن نیاز داشته باشید. آیا به موضوع سخنرانی علاقه مند هستید؟ آیا می توانید به سؤالاتی که مطرح میشوند، پاسخ دهید؟ اگر پاسختان منفی است بگویید خیر!

2. جزییات را روشن کنید

مشخص کنید زمان سخنرانی چقدر است و موضوع سخنرانی دقیقاً چیست؟ آیا در خاتمه، پرسشهای حضار پرسیده خواهد شد؟ اگر سخنرانان دیگری هم حضور دارند، به چه موضوعاتی خواهند پرداخت و چگونه می توانید با آنان هماهنگ شوید؟

3. در مورد مخاطبان تحقیق کنید.

مخاطبان را مشتریان خود بدانید. سعی کنید از تجارب قبلی آنان مطلع شوید. آیا آنها میخواهند از جزییات موضوع مطلع شوند، یا سرگرم شوند و یا چالش ایجاد کنند؟ سطح و پیشینۀ آنان چیست؟ آیا هیچ گونه اطلاعات قبلی دارند؟

4. هدف را مشخص سازید.

سخنرانی در مقابل گروهی از مخاطبان نیازمند تعیین هدف است. آیا هدف از سخنرانی یکی از موارد ذیل است:

•    ترغیب کردن – مثلاً برای افزایش فروش؟
•    راهنمایی کردن – اگر موضوعتان را بدانید؟
•    القا کردن – به عنوان بخشی از برنامۀ تحول؟
•    سرگرمی – اگر ذاتاً فردی شاد و بانشاط هستید؟

5. مطالب خود را یکپارچه کنید.

همه جزئیات و مطالبی را که با عنوان سخنرانی شما مرتبط است، یکپارچه سازید یعنی همۀ عقاید، مقالات، نقل قولها، دستورالعملها و منابع. این کار را در طول زمان انجام دهید البته سعی نکنید این کار را در زمان گردآوری مطالب انجام دهید. 

mhi.ir
6. مطالب خود را سازماندهی نمایید.

مطالب گردآوری شده را ارزیابی کنید. موضوعات را طبقه بندی کنید. آیا ممکن است مقایسه ها یا استعاره هایی وجود داشته باشند؟

7. سرفصلها را مشخص کنید. 

مطالب را در قالب یک طرح تهیه نمایید. طرحتان باید دارای بخشهای آغازین، میانی و انتهایی باشد. 

8. پیش نویس کاملی بنویسید.

از سرفصل خود برای تهیۀ پیش نویس اولیه استفاده کنید. بدون توقف بنویسید و به هنگام نوشتن، به ساختار آن توجه نکنید. سعی کنید هر آنچه را که در نظر دارید به مخاطبان بگویید، بنویسید. در پایان آنچه را به آنان گفته اید، خلاصه نمایید. سعی کنید به پنج و حداکثر هفت نکتۀ مهم اشاره کنید. 

9. پیش نویس را ویرایش کنی

پیش نویس اولیۀ خود را بخوانید. فردای آن روز متن خود را بررسی کنید. مطالب خود را در قالب یک سخنرانی بخوانید یعنی سعی کنید متن کاملتر، ساده تر و روشن‌تر شود. نکات طنزی را در آن بگنجانید. تا آنجا که میتوانید از اصطلاحات فنی استفاده نکنید و فقط آنهایی را بیان نمایید که غیرقابل اجتناب هستند. مطمئن شوید که در زمان بندی درست عمل کرده اید. سخن گفتن با یک مخاطب، آرامتر از سخن گفتن با یک دوست است. 

10. پیش نویس را اصلاح کنید.

چندین بار پیش نویس را بخوانید و ترجیحاً این کار را در حضور فرد دیگری انجام دهید. از آن فرد بخواهید دربارۀ کارتان نظر بدهد و محتوا، سبک و نحوۀ ارایۀ سخنرانیتان را نقد کند. 

11. نکات یادآوری کننده را انتخاب نمایید.

اگر قرار است به صورت فی البداهه سخنرانی کنید، بارها پیش نویس خود را بخوانید و نکات مهم و یادآوری کننده – مانند کلید واژگان و عبارات مهم – را تعیین کنید. این امر میتواند مبنای نوشتۀ شما و حتی وسایل بصری شما باشد. استفادۀ از این نکات مهم را تمرین کنید و از تحلیلی که در ورای هر کدام از این نکات وجود دارد، آگاه باشید. وقتی اعتماد به نفس به دست آوردید، این نکات را به کارتهای عددی تبدیل کنید. به تمرین خود ادامه داده و از تعداد واژگان کلیدی بکاهید. (گاهی اوقات مجبور می شوید از کل متن استفاده کنید – مثلاً در صورتی که مطبوعات هم حضور دارند یا جلسه، بسیار رسمی است).

12. از وسایل کمکی مناسب، برای سخنرانی استفاده کنید.

وسایل کمکی در سخنرانیها باید:

•    مکمل متن شما باشند، برگرفته از سبک طبیعی شما باشند.
•    به پیشرفت سخنرانی کمک کنند، به ارزش سخنرانی شما بیفزایند، و مرتبط با محتوای آن باشند یا آنچه را که شما بیان می‌کنید، به شکل مناسبی خلاصه نمایند.
•    حرفه ای به نظر برسند، روشن، خوانا و منسجم.
•    سبک مناسبی داشته باشند، اسلایدهای تمام رنگی برای جلسات غیررسمی و برای گروههای کوچک مناسب نیستند.
•    محتوا را به شکلی ساده بیان کند، حتی افراد حاضر در انتهای سالن نیز به وضوح متوجه مطالب شوند.
•    در صورت امکان از تصاویر گرافیکی استفاده کنند، علایم، تصاویر و نمودارها به عبارات و جملات شما کمک میکنند.

طیف گسترده ای از وسایل کمکی وجود دارند مانند فیلیپ چارتها (نمودارهایی که بر روی دیوار نصب میشوند) تا دستگاههای اورهد ترانسپارنسی، دستگاههای چندرسانه ای و تصاویر کامپیوتری. امروزه رایج‌ترین تصاویر گرافیکی در سخنرانیها، تصاویری هستند که به کمک نرم افزار پاورپوینت مایکروسافت تهیه شده اند و با استفاده از یک رایانۀ شخصی یا یک پروژکتور ال سی دی ارایه میشوند. با برگزارکنندۀ سخنرانی تماس بگیرید و ببینید آیا امکان استفاده از پروژکتور ال سی دی وجود دارد یا خیر.

13. تمرین ذهنی

در مقابل آیینه یا در مقابل یک دوست (که میتواند سختگیرترین منتقد شما باشد!) تمرین کنید. به تمامی حرکاتی که باید متناسب با متن خود انجام دهید توجه نمایید: «دستهایتان را در جیبتان قرار ندهید» یا «لبخند بزنید». این مطالب را بر روی کارتی بنویسید و آن را به هنگام ایراد سخنرانی، جلوی خود قرار دهید.

14. اطاق سخنرانی را بررسی کنید. 

در جایی بنشینید که قرار است حضار بنشینند و مطمئن شوید که زاویۀ دید آنها خوب است. در جایی که میخواهید سخنرانی کنید بنشینید یا بایستید و مطمئن شوید که میتوانید با تجهیزات موجود کار کنید. آیا میتوانید از یک میکروفون استفاده نمایید؟

برای ارتباطات بهتر: آماده کردن سخنرانیها

بایدها:

 تا آنجا که ممکن است تمرین کنید. بازخورد آن را ببینید و آمادۀ انتقاد باشید.
مستمراً هدف از سخنرانی خود را بررسی کنید: آیا توقعات مشتریان را برآورده ساخته اید؟
به خاطر داشته باشید که آمادگی قبلی، یک عامل مهم در بحداقل رساندن فشارهای عصبی و ارایۀ یک سخنرانی موفق است.
به کار خود علاقه داشته باشید و حضار را تهییج کنید.

نبایدها  

برای نگارش متن سخنرانی خود، هرگز به همراه یک ورق سفید در یک اطاق ننشینید: همواره به دنبال محرکهای بیرونی باشید.
از لوازم کمکی استفاده نکنید زیرا اینکار باعث میشود که شما نتوانید دست از اتکا به چنین تجهیزاتی بردارید.
هیچ چیزی را نادیده نگیرید مانند موضوع، مخاطبان، میزان اطلاعات مخاطبان، فضای اطاق و تجهیزات

پرسشهای فکری

آیا قبل از اینکه از شما برای سخنرانی دعوت شود ؟  واقعاً از موضوعی که برای مخاطبان جذاب است، اطلاع دارید؟
آیا قصد دارید در یک سخنرانی، حجم زیادی اطلاعات ارایه کنید؟ مخاطبان شما میتوانند حداکثر هفت نکتۀ کلیدی را بپذیرند.

پندها

توجه خاصی به سخنرانی در محافل عمومی داشته باشید – آندرو کارنگی

در زمان سخنرانیهای تجاری همواره خود را از قبل آماده سازید – چارلز چرچیل