دست یابی به اهداف فردی در مدیریت
مديريت بر اساس اهداف فردي
ريچارد هندزکامب[1]
چکيده
- در دنياي رقابتي امروز، مديريت بر اساس اهداف فردي براي همة سازمانها کاربرد دارد.
- مي توان از مفاهيم و فرآيندهاي عمومي در قبال کار و زندگي شخصي استفاده کرد.
- مديريت بر اساس اهداف فردي زماني داراي بيشترين تاثير است که به عنوان" روشي در مديريت و اجراي استراتژي" مورد استفاده قرار بگيرد.
- عقايد پيتر دراکر[2] محدود به زمان خاصي نيستند.
- اجرای بهترين روشها حتي براي بهترين سازمانها نيز دشوارست .
- ساده و مستمر بودن، کليد موفقيت مديريت بر اساس اهداف فردي است.
نياز به مدیریت بر اساس اهداف فردي
طي قرن گذشته، درکي کلي وجود داشته که به غير از مديران ،هيچ کس نميداند سازمان چرا و به کجا ميرود ضمن اینکه هيچ کس هم از آنها انتظار ندارد که چه به لحاظ فردي و چه به عنوان يک تيم، به شکلي خوشبينانه وساده انگارانه عمل کنند. اما هميشه چنين نيست. شکاف بزرگي ميان بهترين روشها و ميانگين عملکرد بخشهاي دولتي و خصوصي سراسر جهان ديده مي شود. البته در جهان رقابتي و پيچيدهاي که مديران در آن کار و زندگي مي کنند، پيشرفتهاي چشمگيري حاصل شده است .
اين مقاله به تکامل مديريت بر اساس اهداف فردي، آنچه بهترين روش را تشکيل مي دهد و اجراي اثربخش آن مي پردازد.
تعريفي عمومي مدیریت بر اساس اهداف فردي
در ساده ترين تعریف ، مديريت بر اساس اهداف فردي را مي توان مجموعه اي از اهداف فردي يک مدير در مسیر درک، پرداختن و سود بردن از آينده دانست.
چنين مزايايي، از طريق رضايت فردي در حوزه هاي زير محقق مي شود:
- مشارکت در سازماني که مدير در آن کار مي کند؛
- استفاده و توسعة توانايي هاي فردي؛
- دوران شغلي، شناخت و مزايا؛
- زندگي خصوصي و سبک زندگي؛
- مديريت زمان.
اکثر مديران با اين مفهوم موافق نيستند. بسياري از مديران خودفرما،همواره تمايل دارند که به روش خاص خود مديريت کنند و حتي در قبال آموزش و بازنشستگي نيز از همان روش بهره ببرند. در واقع مهارت هاي مورد نياز براي مديريت بر اساس اهداف فردي، عمومي و کاربرد آنها در تمامي مراحل زندگي افراد شکل می گیرد.
مديران – حتي خودفرما – در انزوا کار نمي کنند. اما آنها داراي ديدگاهها، اولويتها و بلندپروازيهايي هستند که تحت تاثير موقعيت و وظايف آنها قرار دارد. به همین ،علت غالباً نتيجة نهايي ماحصل کار تيمي نيست بلکه نتيجه اي غيرمولد، فرساينده و نااميدکننده است. سازمانهايي که به بهترين شکل مديريت مي شوند، مدتها است که از وجود چنين مشکلي آگاه هستند.
پيشرفتي بزرگ در مدیریت بر اساس اهداف فردي
اگرچه کتاب عمل مديريت پيتر دراکر ، نخستين بار در سال 1954 منتشر شد اما عقايد، ديدگاهها و ايده آ ل هاي او که 60 سال پيش بيان شده اند، امروز نيز کاربرد دارند. دراکر راهکارهايي را براي مديريت بر اساس اهداف فردي مطرح کرده که هنوز هم بهترين روش هستند:
- تمرکز مستمر بر نيازهاي فعلي و آتي مشتريان داخلي و خارجي؛
- تمرکز از طريق استراتژي واحد و سازمان. تحقق استراتژي از طريق مديريت بر اساس اهداف فردي و کنترل خويشتن. تمرکز بر نتايج کليدي؛
- کار تيمي به صورت افقي، عمودي و مورب در سازمان؛
- تشويق در ازاي نتايج.
گسترش عقايد دراکر بر اساس اهداف فردي
از اوايل دهة 1960، بسياري از سازمانها به دنبال استفاده رسمي يا غيررسمي استراتژی مديريت بر اساس اهداف فردي بر آمدند ، اما اغلب آنها فاقد مديراني مجرب براي توسعة فناوري اطلاعات، بازاريابي و منابع انساني بودند. اين شرکتها غالباً به دنبال کمکهاي خارجي هستند و بسياري از دانشگاهها و مشاوران برای تامین نیازهای انها شروع به تحقيق، نگارش مقالات و اراية مشاوره در حوزة مديريت بر اساس اهداف فردي کرده اند.
برجسته ترين شاگردان پيتر دراکر عبارت بودند از جرج اوديون[3] در ايالات متحده، ويليام ردين[4] در کانادا و جان هامبل[5] در اروپا. آنان رويکردهايي را تدوين کردند که هم براي کسب و کارهاي کوچک خانوادگي قابل استفاده بودند و هم برای شرکتهاي بزرگ چندمليتي، کليساها، دولتها و... آنها علاوه بر تحقيق دراکر، از آثار گرينگر[6] (سلسلة اهداف)، رنسيس لايکرت[7] (تلفيق اهداف)، داگلاس مک گريگور[8] (تئوري X و Y)، آبراهام مازلو[9] (سلسلة نيازها و بلندپروازيها) و ديگران استفاده کردند.
ديگر مشاوران نيز به زودي به تبعيت از آنها پرداختند و در دهه هاي 1960 و 1970 نامهاي بسياري در قالب مديريت بر اساس اهداف فردي به بازار معرفي شدند همانند تحقق نتايج کسب و کار، مديريت بر اساس اهداف فردي، مديريت اثربخش، رهبري مراکز اقدام، توسعة عملکرد مديريت، تعيين و ارزيابي اهداف و مدير يک دقيقه اي. هر يک از آنها فرآيندها، اسناد و واژگان خاص خود را دارد. بسياري از اين برنامه ها کارآيي خوبي داشتند زيرا تحت رهبري رؤساي هيات مديره و مديران ارشد بودند.
در بسياري موارد، فرآيندها و مهارتهاي مديريت بر اساس اهداف فردي با رهبري استراتژي، کيفيت جامع و برنامه هاي مهندسي مجدد تلفيق شده اند.
بهترين روش در قبال مديريت بر اساس اهداف فردي – هم اکنون در کجا قرار داريد؟
مطالب فردي ارايه شده در جدول 1، خلاصه اي از بهترين روش است.
از اين پرسشنامه در قبال اهداف زير استفاده کنيد:
- ارزيابي بهترين روش؛
- ارزيابي اثربخشي روشهاي فعلي خود؛
- مشخص نمودن نقاطي که نيازمند بهبود ند.
جايگاه خود را در قبال هر يک از امتيازات زير بسنجيد:
* عدم وجود مفهوم.
1- شواهدي وجود دارند اما سطح آن پايين است.
2- چنين مفهومي وجود دارد اما کارآمد نيست.
3- چنين مفهومي وجود دارد و نتايج شرکت، مؤيد مزاياي آن هستند.
4- من معتقدم آنچه انجام ميدهيم، بهترين روش است.
واحد شما ميتواند يک شرکت کامل، يک شرکت تابعه، يک بخش کسب و کار، يک گروه توليدي يا يک اداره، شعبه يا گروه پروژه باشد.
فکر مي کنيد طي 12 يا 24 ماه آينده چه تغييراتي رخ خواهند داد؟
عوامل موفقيت براي مديريت بر اساس اهداف فردي
عوامل متعددي مؤيد موفقيت يا شکست سيستمهاي مديريت بر اساس اهداف فردي هستند. نکته هاي زير برگرفته از مطالعات پيمايشي گوناگوني هستند (معرفي و حفظ اين سيستم کار ساده اي نيست!):
- رهبري ملموس مديريت.
- استمرار کار مديريت ارشد.
- ثبات سيستم.
- مالکيت سيستم و فرآيندهاي فرعي در عملکرد مديريت صف نه مديريت مالي يا منابع انساني. حمايت تمامي بخشها.
- تعيين اهداف چالش برانگيز براي تمامي بخشهاي صف، خدماتي يا پشتيباني.
- مديريت ارشد به عنوان راهنما نه به عنوان عامل اصلي.
- سادگي مستندات و نکات راهنما.
- مجموعه اي متوازن از اهداف تعيين شده براي هر مدير که مشخص، مناسب، واقع بينانه و قابل سنجش هستند.
- تعيين اثربخش اولويتها. تعيين اهدافي که مهم هستند.
- حمايت از اهداف تعيين شده به کمک يک طرح اقدام و تجزيه و تحليل ريسک.
- فرآيند تعيين اهداف براي مديران جديد به عنوان يک فرآيند يادگيري همراه با حمايت مناسب.
- رابطه اي مستقيم ميان اهداف و بودجه و تضمين اينکه براي دستيابي به اهداف توافق شده، منابع مورد نياز تأمين مي شوند.
- ايجاد رابطه اي خوب ميان مديران در زماني که تغييراتي در نتيجة ارتقا، تعيين وظايف خاص يا ترک شرکت براي پيوستن به ديگر شرکتها رخ ميدهد.
- جلسات اجرا و روزآمد سازي مديريت بر اساس اهداف فردي در کنفرانس هاي داخلي، برنامه هاي رهبري و کارگاهها.
- اعطاي اختيارات مديریتی .
- ارزيابي عملکرد در زمان برنامه ريزي شده. اينها جلسات هدايت کننده هستند نه جلسات بازجويي.
- رابطة ميان دستاوردها و امتيازات يک مدير، منصفانه تلقي ميشوند.
- اگر اهداف دشواري تعيين شده باشند، بايد در مقايسه با هدفي که با حداقل تلاش حاصل مي شود، امتيازات بسيار مهمتري را برای آنها در نظر گرفت.
- تقويت مستمر مسير استراتژيک و اولويتهاي سازمان.
- مشارکت براي تهييج و بهره برداري از چالشهاي مستمر، نگرشها و تصورات. تغيير ذهنيت افراد براي اينکه در مورد واقعيات بينديشند.
- مميزي دايم براي ارزيابي اين امر که آيا فرآيندهاي مديريت بر اساس اهداف فردي همچنان مولد هستند يا خير.
معرفي يک رويکرد جايگزين – اگر اصلاً به وجود آيد – به سالها زمان نياز دارد.
جدول 1
|
من و تمام اعضاي تيمم داراي اين موارد هستيم: |
4 |
3 |
2 |
1 |
0 |
|
1. درکي روشن از استراتژي، اولويتها و اهداف کليدي کل سازمان |
|
|
|
|
|
|
2. درکي روشن از کمکهايي که از واحد من انتظار ميرود و نتايج کليدي |
|
|
|
|
|
|
3. توافق براي کمک يا دريافت کمک از ديگر واحدها در تحقق اهدافمان |
|
|
|
|
|
|
4. توافق در مورد اهداف فردي براي 6، 12 يا 18 ماه آينده که سازمان نسبت به آنها متعهد شده است |
|
|
|
|
|
|
5. دستيابي به اهداف توافق شده طي سه سال گذشته |
|
|
|
|
|
|
6. اطلاعات و دادههاي جمعي براي پيگيري پيشرفت و شناسايي فرصتها و خطرهای در حال ظهور |
|
|
|
|
|
|
7. جلسات تيم ويژه و جلسات دو جانبه[10] براي ارزيابي پيشرفت، کاهش خطرها و روزآمد کردن اهداف |
|
|
|
|
|
|
8. يک برنامة توسعة فردي براي اراية اطلاعات، مهارتها و تجارب لازم جهت تحقق اهداف |
|
|
|
|
|
|
9. يک ارزيابي سالانة عملکرد که هدفمند و منصفانه است |
|
|
|
|
|
|
10. تشويق گروههايي که به شکلي مستقيم و هدفمند به اهداف دست يافتهاند |
|
|
|
|
|
|
مجموع امتياز ستونها |
|
|
|
|
|
عملي ساختن مدیریت بر اساس اهداف فردي
- از "مديريت بر اساس اهداف فردي "براي قادر ساختن مدير جهت درک، پرداختن و سود بردن از آينده استفاده کنيد.
- سيستم مديريت بر اساس اهداف فردي، بايد در اختيار مديريت صف باشد نه مديريت مالي يا منابع انساني.
- بر اين نکته اصرار ورزيد که مديران ارشد به عنوان راهنما عمل ميکنند نه عامل اصلي.
- مجموعه اي از اهداف متوازن را براي هر مدير مشخص کنيد که واقع بينانه و قابل سنجش باشند.
- اهداف تعيين شده بايد مورد حمايت يک طرح اقدام و تجزيه و تحليل ريسک باشند.
- مستقيماً اهداف و بودجه را به هم پيوند دهيد تا تامين منابع مورد نياز جهت تحقق اهداف توافق شده تضمين گردد.
راه پيش روی مدیریت بر اساس اهداف فردي
چه هدف شما توسعة فرآيند تعيين اهدافتان باشد و چه توسعة فرآيندهاي کل سازمان يا حتي آموزش رهبري و مديريت، بدانيد که مفهوم اصلي و مهارتهاي مديريت بر اساس اهداف فردي وعمومي ، سنگ زيرين يک مديريت خوب هستند. آنچه کاربرد اين مفهوم را باعث ميشود يا آن را در هم مي شکند، نحوة نهادينه شدن مديريت بر اساس اهداف فردي است. موفقيت ،نيازمند رهبري، نگرش حفظ سادگي ودر عین حال حفظ قدرت اين روش است.
براي اطلاعات بيشتر
کتب
«عملي ساختن مديريت يک دقيقهاي» -- کنت بلانکارد و رابرت لوربر[11]، 1992
«عمل مديريت» -- پيتر دراکر، 1993
پندها
«يک هدف خوب مانند يک تمرين سخت ورزشي است که باعث قوي شدن شما ميشود.» ماري کي اش[12]
«نااميدي جايزهاي است که کسي براي تعيين يک هدف غيرممکن به خود ميدهد.» گراهام گرين[13]
