مهمترین رمز موفقیت یک کسب و کار | اهمیت جریان نقدی کسب و کارهای کوچک برای مدیران و کارآفرینان

جریان نقدی کسب و کارهای کوچک
 

خلاصه

هدف از طراحی این فهرست راهنما کمک به شما برای درک و کنترل جریان نقدی کسب و کارتان است.

تعریف جریان نقدی کسب و کارهای کوچک

جریان نقدی کسب و کار قابل قیاس با جریان آب یک سیستم گرمایشی مرکزی است. کمبود آب/ پول یا وجود مانعی بر سر راه چنین جریانی می¬تواند مشکل¬آفرین باشد. بدون جریان نقدی کافی، ممکن است یک شرکت در زمان کوتاهی سودآور باشد اما مسلماً از هم خواهد پاشید. شکل زیر مؤید جریان نقدی کسب و کار است. این جریان بدین صورت آغاز می¬شود: (1) وقتی که مالکان با سهامداران کسب و کار سرمایه¬گذاری  می-کنند و (2) کسب و کار وارد مرحلة نقدینگی می¬شود. 

ممکن است این سرمایه¬گذاری به صورت یک مرتبه¬ای نباشد. ممکن است پول به دلایل مثبت (مثلاً توسعة کسب و کار) یا منفی (کمبود نقدینگی) تزریق شود. وام-دهندگان (3) می¬توانند در هر زمانی پول تزریق کنند. آنها می¬توانند بانک¬های طرف شرکت یا در برخی مواقع، اعضای خانواده یا دوستان مالکان آن کسب و کار باشند. 

فرض کنید که به منظور شروع تجارت و کسب و کار، شرکت کالاها و خدمات(4) را از طریق عرضه¬کنندگانی (5) اخذ می¬کند که می¬توانند به اعتباردهندگان شرکت تبدیل شوند. شرکت نیازمند کسب دارایی¬های ثابتی (6) نیز می¬باشد که می¬توانند به صورت مستغلات، تجهیزات اداری، کامیون¬های حمل کالا، یا خودرو باشند. اگر این دارایی¬ها واقعاً ثابت باشند، خرید آنها بلافاصله باعث خرج شدن بخشی از نقدینگی می¬شود. در خارج از این چارچوب، بخشی از نقدینگی نیز صرف پرداخت حقوق و دستمزد (7) و دیگر هزینه¬ها (8) همچون لوازم التحریر و نرم¬افزارهای کامپیوتری می¬گردد. 

اگر کسب و کار جدید تولیدی باشد، باید شرکت مواد خام (9) بخرد که باز هم باعث هزینه شدن نقدینگی می-شود و زمانبندی آن به این بستگی دارد که مواد به صورت نقد خریداری شوند یا به صورت اعتباری. دستمزدها و دیگر هزینه¬ها (مانند ابزارآلات) همراه با دیگر مواد خام (7)، (8) و (9) برای تولید محصولاتی قابل فروش (10) صرف می¬شوند. اگر کسب و کار تولیدی نباشد، ممکن است محصولاتی را برای فروش مجدد بخرد. این محصولات پس از فروش به جریان نقدی شرکت افزوده می¬شوند و احتمالاً به مشتریانی فروخته می¬شوند که آنها را به صورت اعتباری می¬خرند که بدهی¬هایشان باید به سرعت قابل وصول (11) باشند. این مشتریان تا زمانی که بدهی خود را بپردازند و پولشان به نقدینگی شرکت (2) بازگردد، به شرکت مقروض هستند. 
در مقاطعی، جریان نقدینگی کند می¬شود زیرا از این پول برای پرداخت مالیات (12)، پرداخت پول اعتباردهندگان (13)، بازپرداخت بهره¬ به وام¬دهندگان (14) و پرداخت سود سهام یا دیگر مزایا به مالکان یعنی سرمایه¬گذاران اولیه (15) هزینه می¬گردد. این چرخه هرگز پایان نمی¬یابد. اگر این چرخه متوقف شود، کل فرآیند کسب و کار از حرکت باز خواهد ایستاد. بدون تزریق پول، داد و ستد متوقف و شرکت از کسب و کار خود بیرون خواهد رفت. 

مزایای جریان نقدی کسب و کارهای کوچک

کنترل جریان نقدی دارای مزایای مهم است:

•    می دانید که شرایط جریان نقدی چگونه است.
•    می توانید موانع را شناسایی و تاثیر آنها را کاهش دهید.
•    وابستگی خود به بانک ها را کاهش و با پیش بینی و مدیریت نیازهای مالی خود، در هزینة پرداخت بهره صرفه جویی می کنید. 
•    بر کسب و کار خود کنترل خواهید داشت و می-توانید تصمیماتی آگاهانه اتخاذ نمایید.

فهرست راهنمای اقدام  جریان نقدی کسب و کارهای کوچک

1. موانع بالقوة مالی را مشخص سازید.

ارزیابی شکل بالا نمایانگر این موانع است:
•    دارایی¬های ثابت (6)
•    مواد خام (9)
•    محصولات قابل فروش (10)
•    وصول¬ها (11)
در عمل، این موانع را بررسی کنید. 

2. سرمایه گذاری خود در زمینة دارایی های ثابت را بررسی کنید.

•    آیا در دارایی¬های ثابت شما هزینه¬هایی غیر ضروری وجود دارند؟
•    آیا می¬توانید دارایی¬های ضروری و مورد نیاز خود را به جای خرید، اجاره کنید؟
•    آیا می¬توانید دارایی¬هایی ارزان¬تر را جایگزین دارایی¬های گران¬تر کنید؟
•    آیا سرمایه¬گذاری انجام شده در زمینة دارایی¬های ثابت بیشتر به خاطر پرستیژ بوده تا سودآوری؟

3. سرمایه گذاری خود در زمینة مواد خام را مورد تجدید نظر قرار دهید.

آیا دست به سرمایه¬گذاری در زمینة مواد خام زده¬اید تا از مزایای ویژة ارایه شده توسط عرضه¬کنندگان برخوردار  شوید؟
آیا مطمئن هستید که مزایای در اختیار داشتن مواد خام بیشتر از هزینه¬های آن دسته از موادی است که کاربرد آنی و ضروری ندارند؟
این موارد را در نظر بگیرید:

•    هزینة استقراض پول برای تامین مواد خام؛
•    هزینة استفاده¬های متعدد از جریان نقدی؛
•    هزینة انبار کردن مواد؛
•    خطر کاهش مواد.
به همین صورت، وضعیت سرمایه¬گذاری خود در قبال کالاهای تمام شده را نیز مد نظر قرار دهید. 

4. سیستم کنترل موجودی محصولات خود را مجدداً بررسی نمایید.

یک سیستم مناسب کنترل موجودی، الزاماً نیازمند ثبت دقیق همة موارد نیست؛ فقط باید آنچه را که شرکت بدانها نیاز دارد، ثبت نمایید. هزینة سیستم را در قبال هزینه¬ها و خطرات مالی مشکلاتی بسنجید که قصد حل و فصل آنها را دارید. 
برخی از کنترل¬ها برای مصون ماندن از سرقت، کهنگی،خرابی، از رده خارج شدن محصولات، یا در اختیار داشتن بیش از حد یک محصول که می¬تواند آسیبی برای کسب و کار شما باشد، ضروری هستند. نیازهای اصلی سیستم کنترل موجود کالاها عبارتند از:

•    پیش¬بینی این که قصد دارید چه محصولی را و در چه زمانی بفروشید؛
•    دانستن میزان موجودی فعلی از طریق دریافت گزارش¬های منظم؛
•    ثبت اقلام دریافت شده و محموله¬های حمل شده که باید به طور مقطعی نسبت به محصولات موجود بررسی شوند؛
•    ارزیابی منظم سطح و کمیت محصولات؛
•    اطلاع از قیمت¬ها، تخفیف¬های ارایه شده توسط عرضه-کنندگان و زمان¬های تحویل.

5. ببینید اعتبارتان چگونه است.

میزان و طول اعتبار مستقیماً با سود سرمایه ارتباط دارد. برخی مالکان کسب و کارها فکر می¬کنند که در اکثر مواقع، ارایة سریع محصولات به مشتریان حتی از بدست آوردن سود حاصل از سرمایه نیز مهم¬تر است. تضمین نمایید که سیاست اعتباری شما:
•    هزینه¬های ناشی از گسترش اعتبار شما را می-پوشاند؛
•    به مشتریان انگیزة بیشتری می¬دهد تا سریعاً پولتان را بپردازند. 

6. سیاست اعتباری خود را مد نظر قرار دهید.

سیاست:

•    آیا در کسب و کار شما فردی وجود دارد که مسئول نهایی نظارت بر اعتبار و تضمین جمع¬آوری سریع دیون است و مسئولیت از دست رفتن احتمالی اعتبار شما را می¬پذیرد؟ کار این فرد نباید تاثیر منفی بر روابط نمایندگان فروش با مشتریان داشته باشد و در عین حال نباید مسئولیت نمایندگان فروش را در قبال محصولاتی که عرضه می¬کنند و سودی که برای شرکت به دنبال دارد، کاهش دهد. 

•    آیا سیاستی مشخص و روشن در قبال حداکثر اعتبار خود دارید؟ آیا این سیاست مکتوب است؟ آیا همة کارکنان فروش از آن آگاه هستند؟
•    آیا به وضوح از خطرات دارایی¬های خود مطلع هستید و آیا می¬دانید چگونه باید محدودیت¬های خود را در قبال مجموع مبالغ وصول از مشتریان و حساب¬هایی که بیش از حد سنگین شده¬اند، اعمال کنید؟

بدهی های بد جریان نقدی کسب و کارهای کوچک :

•    آیا می¬دانید که با فرض حداکثر 5/1 درصد سود خالص، 1500 دلار سود بد می¬تواند به 100 هزار دلار سود خالص شما آسیب بزند و تمام تلاش شما برای دستیابی به این رقم فروش را نابود کند؟
•    آیا می¬دانید که برای پرهیز از این 1500 دلار باید چه تلاش سنگینی انجام دهید و آیا می¬دانید که هزینة همین تلاش سنگین پنهان و نامریی است؟

اعطا یا گسترش اعتبارات 

•    آیا قبل از برآورده کردن نخستین سفارش مشتریان، وضعیت مالی آنها را به دقت بررسی می-کنید؟
•    آیا وضعیت مالی مشتریان فعلی که خریدهایشان به تازگی افزایش قابل توجهی یافته¬اند، را مجدداً مورد بررسی قرار می¬دهید ؟
•    آیا چنین شرایطی را به صورت تلفنی بررسی می-کنید؟ عرضه¬کنندگان مطالبی را به صورت شفاهی می-گویند که هرگز به صورت کتبی بیان نمی¬کنند.

کنترل و جمع آوری فروش های اعتباری

•    چه مدت پس از ارسال کالا، فاکتور خود را ارسال می¬نمایید؟ آیا می¬توانید سرعت این کار را بالا ببرید؟
•    آیا فاکتورهای ماهیانة خود را در آخرین روز ماه ارسال می¬کنید؟ آیا می¬توانید سرعت این کار را بالا ببرید؟
•    آیا در فهرست قیمت¬ها، فاکتورها و اظهارنامه¬های خود، شرایط فروش را دقیق و شفاف بیان    کرده-اید؟
•    میانگین مدت زمان اعتباری که می¬دهید – یا مشتریانتان می¬خواهند – چقدر است؟ معمولاً چه زمانی را مجاز می¬دانید؟
•    آیا یک جدول زمانی برای جمع¬آوری این اعتبارات دارید؟ آیا مقید به آن هستید؟
•    آیا آنقدر شرکتی محجوب هستید که گردآوری معمول اعتباراتتان را دنبال نمی¬کنید؟
•    آیا سعی می¬کنید ضریبی برای تناسب در طلب¬های خود داشته باشید و آیا آن را در پایان یک سال کاری بررسی می¬کنید؟ این روند مثبت بوده یا منفی؟ چرا؟
•    آیا متصدیان فروش شما از این موضوع آگاه هستند که «محصولی نباید فروخته شود تا قبل از اینکه پول آن پرداخت شود»؟

برای اطلاعات بیشتر
کتاب
تامین بودجة یک کسب و کار کوچک، تری دیکی و بورلی مانبر ، 1994

پندها :

«در جهان کسب و کار نیز سکه دو رو دارد: پول و تجربه. اول تجربه کسب کنید زیرا پول خودش همراه با تجربه خواهد آمد.»      هارولد گرین 

«کارتان را با کسب و کاری کوچک آغاز کنید. اگر توانستید با سرمایه¬ای اندک موفق شوید، می¬توانید با مبالغ بیشتر، از عهدة کارهای بهتری برآیید.»   روبن سینگ