برای موفقیت، چگونه بین کار و زندگی هماهنگی برقرار کنیم ؟ |مزایا، مشکلات و راه کارهای عملی

مدیریت  موفق : هماهنگی بین کار و زندگی

توازن بین کار و زندگی

این چک لیست، شیوه هایی را پیشنهاد می کند که مدیران می توانند به کمک آنها هماهنگی بین کار و زندگی کارکنانشان را افزایش دهند. اين شيوه ارزشیابی نیازهای کارکنان، توازن برنامه کار - زندگی و سیستم پرداخت مزایا را ایجاد می کند. 

تعریف هماهنگی بین کار و زندگی

توازن یا هماهنگی بین کار و زندگی یکی از نیازهای اساسی سازمان ها و خانواده های کسانی است که در این سازمان ها کار می کنند. اگر کسب و کارها بتوانند فشارهای خانواده و دیگر فشارهای وارده بر کارکنان را درک کنند، این امر هم به نفع خودشان است و هم کارمندان را قادر می سازد تا از عهدة این فشارها برآیند. معمولاً این توازن مرتبط با ساعات کاری انعطاف پذیر، اوقات کاری و شیوه های مرتبط کاری است. 

پیشرفت توازن بین کار و زندگی، اهمیت زیادی برای تمامی کارکنان دارد، نه فقط کسانی که دارای فرزندان کوچک هستند. 

مزایا هماهنگی بین کار و زندگی

اگر کارمندان بتوانند توازن خوبی بین کار و زندگی خانوادگی خود ایجاد کنند، مزایای زیر حاصل خواهند شد :

•    عملکرد بهتر کارکنان و افزایش بهره وری آنان
•    انگیزش بیشتر و چرخش کمتر کارکنان
•    غیبت کمتر و کاهش میزان بیماری کارمندان
•    کاهش فشار و استرس
•    استخدام و حفظ بهتر کارمندان
•    بهبود تصویر بهتر سازمان در جامعه

معایب هماهنگی بین کار و زندگی

•    نماد پیدا کردن بهبود عملکرد سازمانی فرآیندی زمان بر است و به تلاش و زمان زیادی نیاز دارد.
•    در شرکت های کوچک شده و تؤام با تعدیل نیرو، شرایط انعطاف پذیر کاری باعث خواهد شد که برخی کارمندان کار بیشتری و برخی دیگر کار کمتری انجام دهند
•    اگر عدالت رعایت نشود، ممکن است برخی کارمندان باعث رنجش برخی دیگر شوند.
•    احتمال دارد شرایط انعطاف پذیر کاری برای حفظ ساختار و فرهنگ سازمان مشکل ساز باشد.
•    وقتی سیاستی اعلام شد، تغییر آن بسیار دشوار می شود حتی اگر شرکت با مشکلاتی جدی روبرو شود.

چک لیست عملی برای هماهنگی بین کار و زندگی

1 . نیازهای کارکنان را دریابید و ببینید کدام یک از آنها هنوز مرتفع نشده اند

نخست ببینید، کارمندان در زمینة هماهنگی بین کار و زندگی با چه تضادهایی مواجه هستند. شما می توانید وضعیت خانواده (مانند تعداد فرزندان یا افراد مسن همراه آنها) و نتایج تعهدات خانوادگی آنها (مانند حجم فزایندة اضافه کاری یا تعداد روزهایی که فرد نمی تواند سر کارش حاضر شود ) را ارزیابی نمایید. از طریق انجام مصاحبه، ببینید چه تعداد از کارکنان می خواهند کارشان را به دلیل موضوعات خانوادگی رها کنند. 
از نتایج حاصله برای بهبود هماهنگی بین کار و زندگی استفاده نمایید. آن را با برون دادهای اصلی شرکت مقایسه و نتیجه را به اطلاع تأثیرگذارترین افراد سازمان و همچنین گروه های علاقه مند مانند اتحادیه های کارگری برسانید. 
قبل از پردازش نتایج، مهم است که منابع مالی و پرسنل کلیدی را برای اجرا و حفظ این فرآیند مشخص نمایید.

2 . بر فرهنگ سازمان تمرکز نمایید

باید فرهنگ و فضای سازمان مساعد برای انعطاف پذیری باشد، در اين خصوص ترغيب روش های کاری اعطای اختیارات به کارکنان در دستور كار قرار گیرد. این عنصری حیاتی است. 
نه تنها مدیران مي بايد نتایج حاصل از انعطاف پذیری سازمان براي جلوگيري از سوءاستفاده را تضمین نمایند ، بلکه کارمندان نیز نباید احساس وفاداری خود را از دست بدهند یا کسانی که عملکرد ضعیفی دارند، آن را یک مزیت تلقی کنند. به جای تأکید بر حضور افراد، باید آن را بر تأکید بر عملکرد و نتایج تغییر داد.

با نگاهی به ساختار سازمان ببینید آیا این امر باعث هماهنگی بین کار و زندگی می شود یا آن را محدود می کند. سلسله مراتب موجود در رویکرد فرمان و کنترل، برای اجرای اثربخش معیارهای جدید مناسب نیستند. یک سازمان انعطاف پذیرتر که در آن کارمندان در قالب تیم کار می کنند و از اختیارات کافی برخوردارند، اجرای چنین فرآیندی ساده تر است. نكتة حائز اهميت تبديل مدیران به مثال هایی خوب است، تا هماهنگی بین کار و زندگی به بخشی از فرهنگ سازمان در تمامی سطوح آن تبدیل شود. 

3. اثربخشی فردی و سازمانی را افزایش دهید

یک بخش مهم از تحقق هماهنگی بین کار و زندگی، تضمین این امر است که در این معادله، کار به اندازة کافی مورد توجه قرار گیرد. مدیریت زمان، اعطای اختیارات، تعیین اولویت -ها و پردازش اطلاعات برای اجتناب از حجم اضافی کار، مهارت هایی هستند که ساعات کار و استرس را کاهش داده و در عین حال سطح یکسانی از بهره وری را حفظ می کنند. مثلاً این امر می تواند بر زندگی خانوادگی تأثیر بگذارد یا اینکه کارمندان را شب ها که به خانه می روند، خسته و مضطرب باقی بگذارد. 

شیوه هایی را در نظر بگیرید که به کمک آنها بتوان فعالیت های سازمان را توسعه و زندگی کارمندان براي اجتناب از استرس و خستگی بيشتر را افزايش داد. 

4 . برنامه هاي مدون توازن کار و زندگی و مزایای آن را مشخص کنید

هیچ رویکرد واحدی ایجاد توازن وجود ندارد ، بايد مجموعهای انعطاف پذیر از برنامه هاي مدون به کار گرفته شوند .

در اين مورد، موارد زیر را در نظر بگیرید :

•    ساعات انعطاف پذیر کاری : به کارکنان اجازه دهید، ساعات کاری را منطبق با ابعاد مهم زندگی خانوادگی آنها تنظیم کنند.

•    فهرست شخصی کارها : این فهرست در مورد کارکنان و در قالب تیم ها کاربرد دارد و می تواند شرایط کاری خود را با نیازهای دیگران منطبق سازد. 

•    سیستم پوششی : کارکنان را طوری تقسیم کنید که بتوانند کار یکدیگر را پوشش دهند و در صورت لزوم برخی آنها به مرخصی بروند و در عین حال از مسئولیت ها و وظایف یکدیگر مطلع باشند.

•    محیط کار انعطاف پذیر : کار در دفاتر مختلف یا از طریق خانه، به صورت دایمی يا مقطعی، می تواند به کارکنان کمک نماید تا هم مسئولیت های خانوادگی خود را انجام و زمان رفت و برگشت خود به محل کار را کاهش دهند. 

•    مرخصیهای ویژه : هر ساله مرخصیها با حقوق یا بدون حقوق را برای کارکنان در نظر بگیرید و به کارمندان اجازه دهید بدون اینکه از مرخصی های معمول خود استفاده نمایند، اقدام به حل مشکلات شخصی خود نمایند.

•    استراحتهای شغلی : این نوع مرخصی ها می توانند زمان های گوناگونی داشته باشند و از آنها برای تحصیل، سفر، تربیت کودکان، انجام کارهای داوطلبانه یا بسیاری دیگر از فعالیت ها که می توانند زندگی شغلی و خانوادگی افراد را بهبود بخشند، استفاده می شود.

•    مشاوره، راهنمایی و منابع اطلاعاتی : نه تنها دربارة موضوعات کاری بلکه در مورد موضوعات خانوادگی همچون تربیت کودکان، موضوعات مالی، موضوعات پزشکی و غیره به افراد خود راهنمایی و مشاوره بدهید. 

•    کمک هزینة مراقبت از کودکان و سالخوردگان : ممکن است همیشه نتوان از مهدکودک استفاده کرد اما پرداخت کمک هزینة مهدکودک یا هزینة استخدام پرستار در منزل می تواند یک گزینة مفید باشد. 

•    خدمات سرایداری : به کمک این روش، کارمندان، بهتر و ساده تر مسئولیت های خانوادگی خود را بر عهده مي گيرند. 

مسلماً بکارگیری همة این روش ها میسر نیست. باید فهرستی از چنین مزایایی تعیین شوند و کارکنان نیز ضمن دریافت کمک هزینه، خودشان نیز بخشی از هزینه ها را قبول كنند. مسلماً می توان چنین هزینه هایی را با شرایطی ساده، از حقوق ماهیانة افراد کسر کرد. 

5. مدیران را مطلع و به آنان آموزش دهید

رشدِ توازن بین کار و زندگی نه تنها به نوع برنامه انتخابي بلکه به اجرای آنها بستگی دارد. این امر باید در کل سازمان اجرا شود. مدیران باید در مورد مزایای موجود و همچنین ارایة مشاوره به کارکنان، آموزش ببینند. می توان موضوعات مرتبط با هماهنگی بین کار و زندگی را با طرح های آموزش سالانة کارکنان و ارزیابی های عملکرد تلفیق کرد. بدون شک، کاهش استرس افراد از طریق برنامههای انعطاف پذیر بر ارتقای افراد و استفادة آنها از فرصتهای شغلی تأثیر مي گذارد. 

6. برنامه ها و مزایای آنها را اعلام کنید

گزینه های موجود را به اطلاع افراد برسانید. سعی کنید این اطلاعات را به نحوي ارایه کنید که به راحتی برای آنها قابل درک باشد. دقت نمایید، همة کارکنان چه به صورت مکتوب و چه به صورت الکترونیکی، به این اطلاعات دسترسی داشته باشند.

7. با سنجش میزان رضایت کارکنان و مشتریان، موفقیت توازن بین کار و زندگی را ارزیابی نمایید

مهم است با روزآمد کردن برنامه ها ایجاد هماهنگی بین کار و زندگی ، مزایای آنها را حفظ و توسعه دهید. با سنجش رضایت و عملکرد کارکنان و بررسی عواملی همچون نرخ حفظ کارمندان، می توان کارآیی این برنامه ها را سنجید. به طور مستمر بر بازخورد ها نظارت كنيد، آيا برنامه ها و اجرای آنها به درستی انجام می شود. 

بایدها و نبایدهای هماهنگی بین کار و زندگی :

بایدهای هماهنگی بین کار و زندگی

•    مطمئن شوید که برنامه هماهنگی بین کار و زندگی شما جامع است و همگان می توانند از آن منتفع شوند.
•    عنوانی جذاب را برای برنامه  هماهنگی بین کار و زندگی خود انتخاب نمایید.
•    مطمئن شوید که مدیرانتان از شما حمایت می کنند و دیگر کارمندان را از انعطاف پذیری در کار مأیوس نمی کنند.
•    تشریفات اداری را به حداقل برسانید و شرایط ایجاد  هماهنگی بین کار و زندگی را ساده و سریع سازید. 

نبایدهای هماهنگی بین کار و زندگی

•    سعی نکنید توازن بین کار و زندگی را بر دیگران تحمیل نمایید یا آن را بدون مشاوره و همکاری دیگران ارایه نمایید
•    فرض نکنید که فقط باید والدین و سالخوردگان همراه کارکنان خود را هدف قرار دهید.
•    فکر نکنید انعطاف پذیری تنها برای محیط های کاری خاصی مناسب است. 

پرسش های مهم هماهنگی بین کار و زندگی

•    آیا می دانید میزان مرخصی های استعلاجی در سازمانتان چقدر است؟ 
•    اگر فردی مرتباً تأخیر کند، علت آن را می دانید؟
•    اگر در مورد تعهدات کار و زندگی بحث کنید، احساس می کنید که وفاداریتان زیر سؤال خواهد رفت؟

برای اطلاعات بیشتر به مقالات ذیل مراجعه کنید :

1 .   چگونه برای مشکلات روزمره کسب و کار راه حل بیابیم ؟  

2 . چگونه اختیارات خود را واگذار کنیم ؟

3 .   دست یابی به اهداف فردی در مدیریت

پندها :

«موفق ترین افراد کسانی هستند که هم به کار خود و هم به خانواده خویش افتخار می کنند.»   کمنز ویلسون 

«زندگی بدون کار یعنی گناه و کار بدون هنر یعنی فاجعه.» جان راسکین