چگونه بهترین روش را برای معیار سنجی شرکت خود و دیگران به اجرا در آوریم ؟
چگونه بهترین روش را برای معیار سنجی شرکت خود و دیگران به اجرا در آوریم ؟
برنامه ای برای معیارسنجی (Benchmarking)
این فهرست راهنما، ویژة مدیرانی است که یا به تازگی با "معیارسنجی" آشنا شده‌اند و یا این‌که می-خواهند روش‌های فعلی معیارسنجی خود را، مورد بررسی و ارزیابی قرار دهند.
معیارسنجی دارای انواع مختلفی است مانند:
- معیارسنجی داخلی ( سنجش و مقایسة روش‌های یک شرکت با روش‌های مشابه در دیگر بخش‌های همان شرکت)
- معیارسنجی رقابتی یا صنعتی( قیاس صنعتی بین رقبای مستقیم یا شرکت‌های هدف که در یک صنعت فعالیت می‌کنند )
- معیارسنجی عملکردی یا غیررقابتی ( مقایسه مستقیم عملکرد دو یا چند سازمان که ممکن است در یک عرصه صنعتی باشند یا در عرصه‌های جداگانه )
- و معیارسنجی عمومی یا بهترین روش کلاس جهانی( معیارسنجی بهترین روش به کار گرفته شده در شرکت‌های دارای کلاس جهانی)
اکثر سازمان‌ها می‌توانند از یک نوع معیارسنجی یا ترکیبی از انواع آن استفاده کنند.
تعریف معیارسنجی
معیارسنجی فرآیندی مستمر و ساختاریافته برای شناسایی، درک و تطبیق روش‌های مورد استفادة مدیران برای کمک به توسعة عملکرد یک شرکت و حفظ مزیت رقابتی آن است.
مزایای معیارسنجی :
• به تحقق اهداف عملکردی کمک می‌کند.
• بر تسریع در تغییر و تحول متمرکز است.
• با نشان دادن آن‌چه امکان‌پذیر است، در کارکنان انگیزه ایجاد می‌نماید.
• در قبال مشکلات رقابتی به سرعت واکنش نشان می‌دهد.
مشکلات معیارسنجی :
فرآیندی مستمر و ساختاریافته برای شناسایی، درک و تطبیق روش‌های مورد استفادة مدیران برای کمک به توسعة عملکرد یک شرکت و حفظ مزیت رقابتی آن است
ممکن است معیارسنجی به دلایل مختلف از جمله فقدان تعهد، تمرکز یا منابع شکست بخورد. با وجود این، هیچ مشکل عمده‌ای در استفاده از معیارسنجی وجود ندارد.
فهرست راهنمای اقدامات معیارسنجی
1. تحقیقات خود را برنامه‌ریزی نمایید
عوامل مهم ومؤثر درعملکرد خود را مشخص نمایید. این عوامل می‌توانند از انتخاب هیئت مدیره تا معیارسنجی را دربربگیرند. بر فعالیت‌هایی تمرکز کنید که اهمیت بسزایی برای شرکت شما دارند. از فعالیت‌هایی که ارتباطی با کارتان ندارند، پرهیز نمایید.
فرآیندهای کوچکی را برای معیارسنجی انتخاب کنید. در این مرحله چندان بلندپرواز نباشید، به ویژه اگر نخستین مرتبه است که شرکت شما دست به معیارسنجی می‌زند. وقتی انتخاب فرآیندهای معیارسنجی صورت پذیرفت، عوامل مهم موفقیت را به خاطر آورید: معیارسنجی باید با حمایت مدیریت ارشد صورت بگیرد، جزیی از استراتژی سازمان باشد و بر مبنای درک فرآیندهای کاری انجام شود.
در معیارسنجی رقابتی، موضوعات حقوقی و اخلاقی را مد نظر قرار دهید. محرمانه بودن اطلاعات ،موضوعی مهم برای طرفین و گروه‌هایی است که دست به معیارسنجی می‌زنند.
2. پرسنل خود را شناسایی نمایید
یک تیم معیارسنجی تشکیل دهید و رهبر تیم را تعیین کنید. معیارسنجی غالباً به صورت تیمی و گروهی انجام می‌شود تا بتوان از مهارت‌ها و تخصص مختلف اعضای تیم بهره برد. میانگین تعداد اعضای تیم‌های معیارسنجی شش نفر است. اگرچه این تیم معیارسنجی است که بیشترین کار را انجام می‌دهد، اما بهتر است همة کارمندان را به مشارکت در این کار ترغیب کنیم زیرا معیارسنجی، شکاف‌هایی را در عملکرد آشکار می‌کند که رفع آن‌ها نیازمند ایجاد تغییرات بنیادی در تمامی بخش‌های سازمان است.
3. فرآیندهایی را که تحت معیارسنجی قرار می‌گیرند، ارزیابی نمایید
فرآیندهایی را که تحت معیارسنجی قرار می‌گیرند، ثبت نمایید تا به درک جامعی از فعالیت‌ها دست یابید. می‌توان از نمودارهای ساده برای کمک به تعریف داده‌ها و ستاده‌ها استفاده کرد. باید عناصر مختلفی را مورد ارزیابی قرار داد، لذا ضروری است تیم معیارسنجی شاخص‌های مهم ارزیابی عملکرد را تعیین نماید.
4. روند گردآوری اطلاعات را برنامه‌ریزی نمایید
برای مقایسة سازمان‌ها یا بخش‌های یک سازمان، به اطلاعات مناسب نیاز است. این اطلاعات می‌توانند به صورت آمار، نسبت یا مطالعات موردی باشند. با توجه به این‌که گردآوری اطلاعات ،کلید یک معیارسنجی موفق است، باید برنامه‌ریزی دقیقی در این خصوص صورت بگیرد. فقط اطلاعاتی را جمع‌آوری نمایید که برای تصمیم‌گیری مورد نیاز هستند. جمع‌آوری اطلاعات زیاد می‌تواند به اندازة جمع‌آوری اطلاعات غلط، مشکل آفرین باشد.
5. شرکای معیارسنجی را مشخص کنید
منابع داخلی (ادارات مختلف، بخش‌ها یا شرکت‌های یک سازمان) و منابع خارجی (رقبا، صنایع مشابه با بهترین عاملان جهانی) را تعیین کنید. این منابع می‌توانند به شناسایی شرکای شما کمک کنند مانند مجلات تجاری و صنعتی، گزارش‌های تحقیقاتی، مطالعات دولتی، مبانی اطلاعاتی، عرضه کنندگان، مشتریان، شبکه‌های سازمانی و تورهای مطالعاتی.
توجه داشته باشید که معیارسنجی را گروهی باید انجام دهد که اعضای آن دارای منافع مشترک هستند.
بر مشارکت شرکای خود تمرکز نمایید. اگر سازمان‌ها بدانند که از مزایای معیارسنجی برخوردار می‌شوند، تمایل خود را نسبت به مشارکت در این فرآیند ابراز می‌کنند. معیارسنجی باید فرآیندی دوطرفه باشد. سعی کنید اطلاعات و یافته‌های خود را با دیگران مبادله کنید.حتماً از آن‌ها درخواست نمایید که این اطلاعات را محرمانه تلقی کنند.
6. تمرینی را برای مقایسه و گردآوری اطلاعات، برنامه‌ریزی نمایید
• موضوعات «سخت» و «آسان» را که باید سنجیده شوند، مشخص کنید. موضوعات سخت عبارتند از: نسبت‌ها، زمان و هزینه‌ها. موضوعات آسان عبارتند از: سبک مدیریت، ارتباطات یا تمرکز بر مشتریان.
• یک طرح اقدام تهیه نمایید. مشخص کنید که چه کسی، از چه جایی و در چه زمانی باید اطلاعات را گردآوری نماید. لازم است تیم معیارسنجی یک ارزیابی یا مصاحبة مناسب را برنامه‌ریزی و تمرین کند. پرسشنامه‌ها باید از طریق پست ارسال شوند یا از طریق تلفن یا شبکه مجازی تکمیل شوند. ببینید کدام روش برای شما مناسب‌تر است.
• اقدام به جمع‌آوری اطلاعات نمایید. می‌توان زمان گردآوری اطلاعات را تعیین کرد.
7. از تجزیه و تحلیل اطلاعات برای برنامه‌ریزی پیشرفت استفاده نمایید
شاخص‌های عملکرد شرکایتان را بررسی نمایید.
عملکرد فعلی خود را با اطلاعات به دست آمده مقایسه کنید. ببینید شرکت شما چه عناصری را از دست داده، در دستیابی به چه اهدافی شکست خورده و در چه حوزه‌هایی نیازمند پیشرفت است. تیم معیارسنجی باید تلاش کند تا علل این شکست‌ها را بررسی کند و پرسنل لازم را برای جبران آن‌ها، به کار بگیرد. مفید است تا در مورد بهترین روش‌ها، دست به مطالعات موردی بزنید.
8. برای دستیابی به پیشرفت اقدام کنید
پس از مشخص شدن آن دسته از مزایای کسب و کار که ناشی از تغییر هستند، آن‌ها را با یافته‌های معیارسنجی مقایسه نمایید. اگر این مزایا را اثبات کنید، احتمال کمک کارمندان به ایجاد تغییرات افزایش خواهد یافت. طرح مورد نظرتان را اجرا کنید. در این مرحله باید منابع مورد نیاز خود را به کار بگیرید بنابراین حمایت مدیریت ارشد الزامی است.
9. نظارت و ارزیابی کنید
بر موفقیت معیارسنجی در دستیابی به اهدافش، تأثیر پیشرفت‌ها بر سازمان؛ شواهد مربوط به وجود تغییر در این فرآیندها؛ ارزش تغییرات برای سازمان و تمایلات و منابع تغییر نظارت کنید.
موفقیت پروژه را ارزشیابی کنید. ببینید آیا به تغییر بیشتری نیاز است یا خیر. فرآیند بعدی برای معیارسنجی را انتخاب کنید. حفظ این روند، پر چالش‌ترین مسئله در معیارسنجی است.
بایدها و نبایدهای یک برنامة معیارسنجی
بایدهای معیارسنجی
- تضمین حمایت مدیریت ارشد.
- مطمئن باشید که معیارسنجی یک فعالیت تیمی است.
- قبل از شروع بررسی دیگر سازمان‌ها، به درک خوبی از فرآیندهای سازمان خود برسید.
نبایدهای معیارسنجی
- در شروع کار بلندپروازی نکنید.
- نیاز سازمان‌ها به تغییر و باز بودن در آن‌ها به روی عقاید جدید را نادیده نگیرید.
- معیارسنجی را ابزاری برای دستیابی به اهداف کوتاه مدت تلقی ننمایید.
پرسش‌های مهم معیارسنجی
- آیا عملکرد سازمان شما آن گونه که باید، خوب است؟
- چگونه خود را با عملکرد رقبایتان وفق می‌دهید؟
- آیا صرفاً بر معیارهای مالی تمرکز می‌کنید یا تمامی فرآیندهای کلیدی را مد نظر قرار می‌دهید؟
- چگونه فرآیندهای خود را با دیگر سازمان‌ها مقایسه می‌کنید؟
برای اطلاعات بیشتر
کتب
دستورالعمل معیارسنجی مدیران: مهارت‌های لازم برای اقتصاد نوین رقابتی– تعاملی، جروم فینیگان، 1996
عملکرد بالای معیارسنجی: 20 گام موفقیت، جیمز هارینگتون، 1995
