نکات کلیدی برای تدوین بودجه |نحوه طراحی و تدوین بودجه برای کارآفرینان، مدیران و افراد مرتبط با حسابداری و مالی
تدوین بودجه
مقدمه :
این فهرست راهنما، ویژه مدیران و کارافرینانی است که عهده دار تدوین و ارایه بودجه هستند.
تامین بودجه، نقطه ثقل کسب و کارها برای سنجش اهدافی است که می خواهند به آنها دست یابند. این یک شیوه کلیدی برنامه ریزی است و کسب و کارها ها به طور فزاینده ای از آن بهره می برند. تدوین بودجه دیگر در تخصص حسابداران و مدیران مالی نیست، بلکه فرآیندی است که احتمالاً کارمندان بسیاری از حوزه ها و بسیاری از سطوح را هم درگیر می کند. دیگر اطاق مخصوص برای مدیران مالی کسب و کارها معنا ندارد.
تدوین بودجه دربرگیرنده ترکیبی از مهارت ها است مانند توانایی مذاکره کردن و گوش دادن. این فرآیند مکانیکی نیست بلکه فرآیندی پویا است.
تعریف تدوین بودجه
بودجه بیانگر وضعیت هزینه و درآمد تحت مجموعه ای از سرفصل ها و در یک دوره زمانی مشخص است.
مزایا و معایب تدوین بودجه
مزایای تدوین بودجه :
• ابزار کلیدی برای تحقق طرح استراتژیک کسب وکار است؛
• به هماهنگ سازی اقدامات مدیران در بخش های مختلف کسب وکار کمک می کند؛
• مدیران را ترغیب به مسئولیت پذیری مالی می نماید؛
• باعث یک برنامه ریزی جامع و اثربخش می شود؛
• منجر به تبادل اطلاعات مهم مالی می شود؛
• باعث ایجاد انگیزه در کارکنان می شود؛
• مدیران را وادار می کند درباره طرح های آینده بیندیشند؛
• معیارهایی را ارایه می کند که بر اساس آنها مدیران می توانند عملکرد خود و عملکرد تیمشان را بسنجند.
معایب تدوین بودجه :
تأمین بودجه ضعیف یا عدم تأمین بودجه، مشکلاتی را به دنبال دارد، مانند:
• ایجاد اطلاعات غیرقابل اطمینان مالی؛
• از میان رفتن کنترل مالی.
فهرست راهنمای عملی تدوین بودجه
1. طرح ها و اهداف کلیدی کسب وکار را مشخص کنید
شما در زمان تدوین بودجه باید اهدافتان را مشخص كنید. بعد از تهیه طرح های استراتژیک یا طرح کسب و کار، تأمین بودجه دومین موضوع مهم برای کسب وکار است. تنها وقتی که اهداف و استراتژی های کلان روشن باشند، می توان بودجه ای هدفمند را تأمین کرد.
برای مثال آیا این بودجه ای برای بهبود وضعیت فعلی است؟ چنین سوالاتی بر نحوه تأمین بودجه تاثیر می گذارند.
2. عوامل کلیدی یا محدودکننده را مشخص سازید
هر کسب وکاری با عواملی روبرو است که رشد آن را محدود می کنند.
در اکثر موارد، این عوامل عبارتند از حجم فروش، تعداد مشتریان یا میزان تولید. این عوامل هر چه باشند، اهمیت زیادی برای برنامه ریزی و تأمین بودجه دارند. اگر واحد فروش نتواند به اهداف واقع بینانه دست یابد، نخواهد توانست فروش بیشتر را در بودجه قرار دهد. سنگ بنای بودجه را می توان بر مبنای فروش بالا گذارد.
3. منبع بودجه شما چیست؟
به منابع گوناگون در اختیار خود دقت كنید. آیا باید پول به دست آورید یا این پول در ابتدای هر سال به شما اختصاص داده می شود؟ آیا تمام پولی را که برآورد کرده اید، دریافت خواهید نمود یا بخشی از آن در طول سال مالی آتی پرداخت خواهد شد یا اصلاً بودجه پیش بینی شده را دریافت نخواهید کرد؟ چه میزان از این بودجه، بر مبنای درآمد تضمین شده شما است؟
4. قرار است بودجه صرف چه اموری شود؟
هزینه های خود را برآورد کنید. هزینه ها را تحت سرفصل های گوناگونی قرار دهید. معمولاً سرفصل هزینه ها عبارتند از :
• پرسنل، دستمزدها، مستمری ها، آموزش و غیره؛
• محل کار، اجاره، تعمیرات، تأمین گرما و غیره؛
• تعهدات قانونی شرکت؛
• مواد و تجهیزات ( لوازم التحریر، تلفن، مواد خام و . . )؛
• سایر هزینه ها ( بیمه، مالیات و غیره).
اصل کلی، تقسیم بودجه تحت سرفصل هایی است که برای شما اهمیت دارند. تضمین نمایید، وقتی تمامی سرفصل ها را کنار هم می گذارید، دسته بندی های شما منطبق با سرفصل های دیگر بخش های کسب وکار باشند. به بودجه سال پیش بنگرید و به عنوان شروع، از سرفصل های آن استفاده کنید.
5. در مورد هزینه های ثابت و متغیر خود بیندیشید
دو نوع هزینه وجود دارند :
• هزینه های ثابت. هزینه هایی که ربطی به این موضوع ندارند که چقدر در کسب وکار، کار اضافی انجام می شود مانند هزینه های ثابت کارکنان؛
• هزینه های متغیر. هزینه های وابسته به سطح کار کسب وکار مانند مواد خام یا هزینه های تبلیغاتی.
برای شناخت هزینه های ثابت و متغیر، از واحد حسابداری کسب وکار خود کمک بگیرید.
6. در مورد نحوه تأمین بودجه تصمیم گیری کنید
روش های مختلفی برای تهیه پیش نویس بودجه وجود دارند.
تأمین بودجه افزایشی ( رشدیابنده )
در این روش، بودجه مبتنی بر ارقام بودجه سال پیش است که در آن به عواملی همچون تورم توجه شده است. این روشی ساده و سریع برای تهیه پیش نویس اولیه بودجه است اما اگر بودجه سال قبل نادرست بوده باشد، شما فقط ارقامی را به اشتباهات قبلی افزوده اید. این رویکرد محافظه کارانه است و فرض آن این است که اهداف فعلی صحیح هستند و احتمال بالایی برای استمرار آنها وجود دارد. اگر شما از رویکرد افزایشی استفاده می کنید، به دقت این موضوع را بررسی کنید که آیا بودجه سال قبل منعکس کننده واقعیت ها بوده یا خیر.
اینگونه بنویسید :
• بودجه؛
• ارقام نهایی (هزینه های واقعی )؛
• اختلاف، چه قدر هزینه ها با بودجه تعیین شده اختلاف داشته اند و چرا؟
تأمین بودجه بر مبنای صفر
این روش نیازمند آن است که شما تمامی هزینه ها را از ابتدی سال برآورد و تجزیه و تحلیل كنید. زیرا تصویری که به دست خواهید آورد، جدیدتر از بودجه سال قبل خواهد بود. این یک رویکرد بنیادی و اساسی است که شما را وادار می سازد، تمامی اقلام را بررسی و اهدافتان را از نو تعریف کنید.
7. اطلاعات را جمع آوری نمایید
با توجه به بودجه سال گذشته ببینید برای بودجه امسال چه اقداماتی می توانید انجام دهید. قبل از اعلام بودجه، نظر تمامی سهامداران و سرمایه گذاران را اخذ كنید. اهداف کسب وکار با بودجه مورد نظر شما هماهنگ است یا باید اصلاح شود. تمامی عوامل بیرونی و داخلی را که ممکن است بر عملکرد شما تاثیرگذار باشند، مد نظر قرار دهید. این عوامل عبارتند از نرخ تورم، نرخ وام بانکی، پیش بینی شرایط تجاری در سال آتی، و تمایل شما برای حضور در بازار.
تامین بودجه برای رشد کسب وکار، بدان معنا است که منابع کافی برای پردازش امور مختلف کسب و کار وجود خواهد داشت. در غیر این صورت، شما با تقاضاهایی مواجه خواهید شد که نمی توانید آنها را مرتفع سازید.
8. پرسش های مهم و اساسی را مطرح نمایید
• آیا به خوبی اهداف استراتژیک را می دانم؟ چگونه آنها بر مسئولیت پذیری من تاثیر می گذارند؟
• تعداد افراد لازم برای تحقق اهداف را به درستی پیش بینی کرده ام؟
• تغییراتی وجود دارند؟
• درآمد را به خوبی پیش بینی کرده ام؟
• هزینه ها را به خوبی پیش بینی کرده ام؟
• عواملی وجود دارند که به پیش بینی من آسیب برسانند؟
9. بودجه را تدوین کنید
همواره در باره ارقامی که می خواهید در بودجه وارد کنید، یادداشت هایی دقیق بردارید. ممکن است امروز به عددی برسید اما شش ماه بعد فراموش کنید که چگونه به چنین عددی رسیده اید. به خاطر داشته باشید، همواره فضایی را برای اشتباهات احتمالی در نظر بگیرید. این امر می تواند در برگیرنده سطح درآمد در شرایطی باشد که کسب وکار فاقد عملکرد پیش بینی شده بوده است. همچنین، این امر می تواند دربرگیرنده کنترل هزینه ها در ابتدای سال مالی باشد تا شما بتوانید به تصویری روشن تر در مورد نحوه هزینه کرد بودجه دست یابید.
10. پارامترهایی را برای کنترل بودجه در نظر بگیرید
شما و واحد حسابداری، باید همواره روند درآمدها و هزینه ها را طبق بودجه پیگیری کنید. این اقدام بستگی به نوع کسب و کارتان (ماهانه، هفتگی و روزانه) دارد.
11. بودجه را ارایه نمایید
اگر باید بودجه را به صورت مکتوب، به مدیریت ارشد یا همکارانتان ارایه کنید، مطمئن شوید که ارقامی واقع بینانه را در بودجه ذکر کرده اید و رکودها یا مشکلات احتمالی را حتی المقدور پیش بینی نموده اید. اگر کمی خوش بینانه پیش بینی کرده اید، این موضوع و علت آن را توضیح دهید. اگر بدبینانه پیش بینی کرده اید، مطمئن شوید که پیامتان را به درستی منتقل کرده اید.
بایدها و نبایدها برای تدوین بودجه
بایدها برای تدوین بودجه:
• واقع بین باشید.
• به بودجه سال قبل و نتایج آن توجه کنید.
• سرفصل هایی را تدوین کنید که برای شما و کل کسب وکار کارآیی دارند.
• اطلاعات کامل را جمع آوری نمایید.
• در مورد رویکرد افزایشی (رشدیابنده) یا مبتنی بر صفر تصمیم گیری نمایید.
نبایدهای تدوین بودجه :
• به ارزیابی هایی بیش از حد خوش بینانه دست نزنید.
• زمان اندکی را به این کار بزرگ اختصاص ندهید.
• بدون دخالت دادن دیگران، اقدام به تدوین بودجه ننمایید.
پرسش های مهم برای تدوین بودجه :
• آیا در طرح استراتژیک کسب وکاری خود، اهداف عمده و مهم را به خوبی درک کرده اید؟
• آیا می دانید که چگونه حوزه فعالیت شما، با طرح استراتژیک فعلی همخوان باشد؟
• آیا به دقت به سخنان تمامی سهامداران گوش کرده اید؟
• آیا بودجه سال قبل را ارزیابی نموده اید؟
• آیا سرفصل های بودجه را تعیین کرده اید؟
• آیا زمان کافی برای این فرآیند در نظر گرفته اید؟
برای اطلاعات بیشتر به مقالات ذیل مراجعه نمایید :
1 . جایگاه و اهمیت حسابرسی داخلی در حوزه کسب و کار | فهرست راهنمای عملی حسابرسی داخلی
2 . رقابت بر سر هزینه ها، ابزاری کارآمد برای موفقیت | چگونه کاهش هزینه ها را به اجرا در آوریم؟
3 . چگونه کسب وکاری ناموفق را کارآمد کنیم ؟ | مهندسی مجدد سازمان، جیمز چامپی و مایکل هامر
5 . چگونه به بهترین روش،مشاور انتخاب کنیم، و از خدمات آنان بهره مند شویم ؟
کتب برای تدوین بودجه:
«مدیران ضروری: مدیریت بودجه»، استفان بروکسن ،
«پیش بینی بودجه»، نورمن مور ،
یک پند، یک درس :
«شرکت ها برای ایجاد سود پول می گیرند نه برای کنترل هزینه ها.» پیتر دراکر
«برخی اشتباهات باعث صرف پول می شوند اما دیگر اشتباهات هزینه های فردی و شخصی به دنبال دارند.» پیتر دی ساوانی
عقل در وجود ما، قدرت حيرت آوري دارد پس چه بهتر كه پيوسته فكر را حاكم وجود خود سازيم. گوته
