نحوه بررسی و تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی چگونه است ؟

تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی

این فهرست راهنما شامل گامهایی است که برای تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی باید طی شود . آموزش یا توسعه ی اثربخش، به دانستن نتایج مورد انتظار ( برای فرد، واحد و کل سازمان ) وابسته است. با بودجه های محدود و نیاز به راه حلهای کم هزینه، تمامی سازمان ها باید مطمئن باشندکه منابع سرمایه گذاری شده در بخش آموزش، اهدافی را که در آنها آموزش و توسعه مورد نیاز است، دنبال می کنند و سودقطعی سرمایه تضمین شده است.

تجزیه و تحلیل اثربخش نیازهای آموزشی اهمیت زیادی در محیطهای کاری و متغیرِ امروز دارد، زیرا کارکنان با فن آوری های جدید و شیوه های انعطاف پذیر کاری مواجه هستند و در نتیجه باید مرتباً مهارتهای خود را روزآمد کنند. 

تجزیه و تحلیل و شناخت نیازهای آموزشی، پیش شرط-های یک برنامه ی آموزشی کارآمد هستند. واگذاری امر آموزش به خود افراد ممکن است به مهم ترین اولویت سازمان ضربه بزند؛و شاید هم حوزه هایی را دربربگیرد که ضروری نیستند. تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی، صرفاً وظیفه ی متخصصان نیست. امروزه مدیران،مسئول بسیاری از مسائل کارکنانشان،ازجمله آموزش و توسعه ی تیم های آنها، هستند. بنابر این آنها باید بتوانند نیازهای آموزشی را تجزیه و تحلیل کنند و آن را با موفقیت اجرا کنند. 

نیازهای آموزشی دو قالب اصلی دارند : 

•    نیاز آموزشی هر شکاف یا مسئله ای است که از رسیدن،  یک فرد یا سازمان به اهدافش ممانعت می کند.
•    می توان از طریق آموزش و یا توسعه ی توانمندی های فردی، نیازهای آموزشی را رفع کرد. 

نیاز آموزشی در سطح سازمان، در یک فعالیت یا در سطح فردی، ممکن است رخ دهد. در راستای اهداف ما،سازمان را می توان نه تنها یک مجموعه ی کامل بلکه واحد،بخش یا حتی تیمی دانست که به دنبال اهداف خویش است. 

در سطح سازمانی، نیاز آموزشی هر رفتار یا فقدان مهارتی است که تحقق اهداف سازمانی را کند می کند،مانند نداشتن مهارت در خدمات رسانی به مشتریان ،که به کسب و کار آسیب می رساند؛ یا نداشتن مهارتهای ارتباطی ،که تأثیر منفی بر حفظ کارکنان دارد. 

در سطح فعالیتها و اقدامات، همه ی افرادی که کارهای مشترک و یکسانی را انجام می دهند، نیازهای آموزشی دارند. مثلاً در شرکتی که افراد به تولید لاستیک اشتغال دارند، باید همه ی آنها توانایی کار با دستگاهها را داشته باشند، اما اعضای تیم فروش به یادگیری چنین مهارتی نیازندارند. 

در سطح فردی، نیاز آموزشی زمانی پیدا می شود که فرد،فاقد مهارت، دانش یا درک صحیح یا کافی است. همچنین در زمانی که رفتار خاصی، ازدست یابی فرد به موفقیت  ممانعت می کند. اگر متصدی پذیرش الف، توانایی خوبی برای برقراری ارتباطات تلفنی داشته باشد اما متصدی پذیرش ب فاقد این توانایی باشد، آن گاه متصدی پذیرش ب  نیازبه آموزش دارد. 

مزایای تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی :

•    منابع را طبق اولویتهای تعیین شده، هدف قرار می دهد؛
•     سازمان را برای برنامه ریزی و اعمال تغییرات در محیط کار توانمند می سازد؛
•    به افراد و تیم ها کمک می کند تا عملکرد بهتری داشته باشند، و رضایت شغلی، انگیزه و روحیه ی خود را افزایش دهند؛
•    به طور طبیعی،برگرفته از یک فرآیند ارزشیابی است.در این فرآیند کارکنان در این زمینه بحث می کنند که چه مهارتهایی را چرا و چگونه، باید توسعه دهند ؛
•    مبنایی سازنده ، برای افزایش عملکرد مهیا می-کند. 

معایب  تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی :

 فرآیند تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی عیب خاصی ندارد، اما : 

•    نیازمند زمان و انرژی زیاد برای برنامه ریزی یک تجزیه و تحلیل جامع و همچنین برای تحلیل نتایج است؛
•    نیازمند هماهنگی نتایج میان مدیران است ،برای آن که طرح مزبور منعکس کننده ی اولویتهای سازمان و دارای توجیه اقتصادی باشد و مانع از دوباره کاری واحدهای سازمانی شود؛
•    نیازمند درگیری کامل کارآموزان و ارزیابی آنها توسط مدیران است.

چک لیست عملی  تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی :

نیازهای آموزشی را  در سه بخش کلی می توان تقسیم بندی کرد : 

•    نیازهایی را که می توانید پیش بینی کنید؛
•    نیازهایی که از طریق نظارت و کنترل مشخص می-شوند؛
•    نیازهایی که در واکنش به مسایل غیرمنتظره بوجود می آیند. 

1 - آیا نیازهای آموزشی را هماهنگ کرده اید؟

نیازهای آموزشی یک واحد، احتمالاً در دیگر واحدها نیز دیده می شوند. این امر برای مدیرانی که تا مشکلی بروز می کند، تمام منابع خود را صرف رفع آن می کنند، دست به دوباره کاری می زنند و انرژی خود را تلف می کنند، کاملاً بی معنا است. اکثر سازمانها کارکنانی دارند که می توانند این نیازها را رفع کنند. شاید شما فردی نیستید که سیستم را هماهنگ می کند، اما نقش مهمی در جمع آوری بهترین اطلاعات، برای رفع نیازهای آموزشی کارکنانتان دارید. 

2 - آیا نیازهای حوزه ی کنترل خود را پیش بینی کرده اید ؟

نیازهای پیش بینی شده ، اغلب در سازمان یا فعالیتهایش، دیده می شود. مثلاً شما می دانید وقتی یک دستگاه جدید وارد محیط کار می شود، باید افراد را برای استفاده از آن آموزش دهید. به همین صورت ، شرکتی که ارتقادهی خدمات به مشتریان را، بخشی از استراتژی سازمانی خود می داند، باید توجه داشته باشد که اجرای این برنامه برای رشد کارکنان و موفقیت آنها الزامی است. 

3 - آیا شیوه های نظارتی را توسعه داده اید ؟

برخی از مشکلاتی که در طبقه بندی نیازهای آموزشی قرار می گیرد، مشکلاتی هستند که در سازمان وجود دارند اما نادیده گرفته می شوند. سیستمهای فعال نظارتی به رفع این مشکلات کمک می کنند. 
یکی از شیوه های مهم در نظارت، تجزیه و تحلیل" انحراف معیار"یا "واریانس" است. این موضوع، کمی فنی به نظر می رسد اما در واقع ابزار بسیار ساده ای است که اغلب توسط مدیران برای نظارت بر بودجه استفاده می شود و در واقع نشانگر نیازهای آموزشی است. وقتی در مورد بودجه توافق حاصل می-شود، آنرا به هزینه های ماهیانه تقسیم می کنند. هر گونه واریانس و انحراف از آنچه که پیش بینی شده ( چه صعودی و چه نزولی ) به بررسی دقیقی نیازمند است، تا مشخص شود ، چرا چنین اتفاقی رخ داده و چه نتایجی را به دنبال داشته است. 

در تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی، استانداردها و شاخصه های خاصِ عملکرد، جایگزین ارقام بودجه می شوند. حتی در مورد موضوعات ساده ای همچون رضایت مشتریان، شما می توانید استانداردی را تعیین کنید که به موجب آن 95 درصد مشتریان این احساس را داشته باشند که خدماتی عالی دریافت می کنند. ارزیابی رضایت مشتریان می تواند، تا حد زیادی این انحراف معیارها را روشن کند. 

4- آیا در تجزیه و تحلیل نیازها، همواره ذهن روشنی دارید؟

نظارت و کنترل نشان می دهد که چه مشکلات و شکاف-هایی وجود دارد، اما باید مراقب باشید که عجله نکنید و فرضیات غلطی را در مورد شرایط موجود ، خلق نکنید. مثلاً، ممکن است نتیجه بگیریم که گردش سریع و نامعمول کارکنان در بخشهای کوچک، به دلیل کار شیفتی، مسئله ای طبیعی است؛اما تحقیقات بیشتر نشان می دهد که این امر به دلیل شرایط بدِکاری است. آموزش نمی تواند این مسئله را حل کند؛ حتی اگر فرآیند کنترل و نظارت به شناسایی آن کمک کرده باشد. 

5- آیا تعیین سطح در خصوص  تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی کرده اید؟

ممکن است یک نیاز آموزشی، محدود به یک فرد یا یک اقدام باشد اما بر دو یا سه سطح دیگر سازمان هم تأثیر بگذارد. 
اگر سازمان مشتریانش را افرادی مزاحم تلقی کند، باید کل رویکرد خود را عوض کند. در چنین وضعیتی، اعزام یک یا دو نفر به آموزش ،کاری غلط است. این کل سازمان است که به آموزش نیازمند است. 

6-آیا این اقدامات مناسب را انجام داده اید؟

اگر نیازهای آموزشی در حوزه ی کنترل شما است، احتمالاً در سطح افراد یا فعالیتها هستند و شما می توانید برای رفع این نیازها دست به اقدام بزنید. 
اگر این نیازها در سطحی فراتر از حوزه ی تحت کنترل شما دیده می شوند، باید توصیه ها و پیشنهادهای خود را در سطحی گسترده تر ارایه کنید. 

برای تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی موارد ذیل را لحاظ کنید ؟

بایدهای تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی :

•    در زمان ارایه ی خدمات آموزشی، تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی را جدی بگیرید.
•    یافته های خود را به اطلاع دیگر مدیران برسانید. 
•    به یاد داشته باشید که نیازهای بالقوه را در سطح سازمان، در سطح فعالیت هاو در سطح فردی در نظر بگیرید.
•    خودتان را فردی بدانید که به آموزش نیازمند است. 

نبایدهای تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی :

•    بدون درک نیازهای واقعی، هیچ آموزشی ارایه نکنید. 
•    اگر یک برنامه ی آموزشی را مفید می دانید، همگان را به آن برنامه اعزام نکنید . افراد دارای سوابق و تجارب گوناگون و در نتیجه اولویتهای آموزشی منحصر به خودشان هستند. 
•    بر آموزشهای ساده به قیمت نادیده گرفتن آموزش-های مناسب ( مثلاً آموزش استفاده از سیستمهای کنترلی ) تمرکز نکنید.

پرسشهایی برای تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی 

•    فکر می کنید در سال گذشته، چه میزان از بودجه ی آموزشی شما تلف شده است و  چرا ؟
•    کارکنان شما به چه آموزشهایی نیاز دارند که تاکنون ارایه نشده است و احتمالاً هم ارایه نخواهد شد ؟ چرا ؟
•    آیا تاکنون در دوره ای شرکت کرده اید که احساس کنید با نیازهای شما ارتباطی نداشته است؟
•    تأثیر حضور در دوره های آموزشی را بر انگیزه ی اعضای تیم خود، بررسی نمایید.

برای کسب اطلاعات بیشتر مقالات زیر پیشنهادمی شود :

1 .  اهمیت کنترل خشم در کارکنان و مدیران | روشهای کاهش عصبانیت کارکنان

2 . آموزه هایی از مدیریت ، مدیران در جهان | یادگیری مدام، مدیریت بحران ، اکتسابی موفق ،

3 .  چگونه آموزش کارکنان ، كسب و كارم را رونق بخشيد| مدیریت موفق

4 .  چگونه با احترام کارکنان را تعدیل یا باز خرید کنیم ؟

5 .  دست یابی به اهداف فردی در مدیریت

6 . روش گرفتن تصميمات عقلاني را می دانید؟ قابل توجه مدیران و کارآفرینان

7 .  خلق نیکو | ویژگیهای اخلاقی مدیران را بدانیم

کتب :

« هدایت ماهرانه: نتایجی عالی از طریق تأثیرگذاری بر افراد، شیوه ی فکری و فعالیتهای جمعی آنان »، رابرت هارگرو ، 
« رهبر همانند یک مربی: استراتژیهایی برای هدایت و رشد دیگران »، دیوید پیترسون و ماری دی هیکس ، 

یک جمله یک درس :

« تعلیم و تربیت اهمیت حیاتی دارند و بزرگترین موفقیتی هستند که دولتها در هر سطحی که باشند، می توانند بدان دست یابند. » مایکل پورتر 

« باید بگویم که برای خوب عمل کردن در زندگی سیاسی خویش، نیازمند آموزش خوب هستیم. » نانسی ریگان