چگونه کسب و کارمان را بر مبنای نرم افزارهای جدید طراحی و اجرا کنیم ؟ | برنامه ریزی برای تبدیل سیستم های منسوخ به نرم افزارهای جدید
برنامه ریزی براي جایگزیني سیستم های نرم افزاری
این فهرست راهنما، یک نقطه شروع برای همه کسانی است که قصد دارند برنامه جدید نرم افزاری را جایگزین سیستمی منسوخ یا ناکارآمد کنند.
در میان دلایل گوناگون برای تغییر بسته های نرم افزاری، می توان به مواردی همچون نیاز به انعطاف پذیری بیشتر، یکپارچگی با دیگر سیستم ها، بهره وری بیشتر کارکنان و افزایش خدمات مشتریان اشاره کرد.
هزینه های این کار عبارتند از : تبدیل داده ها، سفارش دادن، نصب، آموزش و دستیابی به توافق در مورد مجوز این بسته و محتویات آن؛ اگرچه ممکن است شما به دنبال تشکیل یک گروه کاری کوچک باشید، اما باید در فرآیند انتخاب چنین بسته ای با تمامی افراد ذیربط؛ از جمله کسانی که باید از این سیستم استفاده کنند و کارکنان ارشدی که مسئولیت امور مالی را بر عهده دارند، مشورت کنید.
فهرست راهنمای عملی
1. اهداف را تعیین کنید.
مهم اين است که پیش از انعقاد قرارداد با عرضه کنندگان، ایده ای روشن درباره اولویت ها داشته باشید. ممکن است با پیشرفت پروژه و کسب اطلاعات، اولویت ها نیز تغییر کنند؛ اما مهم است که از عهده آنها برآیید.
فهرست، اقدامي از نیازهای شرکت، می تواند نقطه شروع پاسخ دادن به پرسش هایی همچون موارد زیر باشد :
• آیا بسته های نرم افزاری كنوني شما، باعث پیشرفت در ارایه خدمات به مصرف کنندگان و انعطاف پذیری در قبال پیشرفت های آتی می شوند؟
• آیا بسته های نرم افزاری كنوني شما، مانع از تلفیق و ادغام می گردند؟
• آیا باید دیگر بسته های نرم افزاری موجود در کسب و کار شما را جایگزین کرد یا آنها را روزآمد ساخت؟
• چه کسی و چطور قصد دارد از بسته های نرم افزاری شما استفاده کند؟
• به چه میزان استقلال و عدم وابستگی عرضه کنندگان نیاز است؟
• در مقایسه با یک سیستم استاندارد خرید معمول مشتریان از فروشگاه ها، به چه میزان کسب سفارشات نیاز است؟
• آیا بسته نرم افزاری شما متناسب با سخت افزارهای موجود و سیستم عامل مورد استفاده شماست؟
• چه پیشرفت هایی باید در بسته های نرم افزاری قدیمی خود داشته باشید؟
2. عرضه کنندگان بالقوه را شناسایی کنید.
منابع مهم عبارتند از :
• پیشنهادهای کسانی که با آنها در تماس هستید به ویژه آنانی که در کسب و کار های مشابهی فعال هستند.
• بازدید از نمایشگاه های بازرگانی.
• حضور در سمینارها و دوره های آموزشی.
• فهرست های راهنما و مطبوعات حرفه ای و تجاری.
• و مشاوران.
3. یک فهرست کوچک از بسته های نرم افزاری بالقوه تهیه کنید.
همواره نیازمندی های خود را بدانید و به سیستم های مختلف توجه کنید.
سعی کنيد،حجم و توانمندی یک بسته نرم افزاری را با کسب و کار یا واحد خود وفق دهید.
4. دعوت به مناقصه کنید.
دعوت به مناقصه، شیوه ای رسمی برای بیان نیازهاست که برای فهرستی کوچک از عرضه کنندگان ارسال می شود و از آنها دعوت می کند تا رسماً به پیشنهاد شما پاسخ دهند. این امر یک جدول زمانی را برای انتخاب نهایی فراهم می آورد که باید شامل ملاقات با دیگر کاربران سیستم ها و دفاتر عرضه کنندگان نیز باشد.
5. نرم افزار مورد نظر را انتخاب کنید.
برای تضمین اینکه ادعاهای عرضه کنندگان درست اند، بسته های نرم افزاری را به دقت بررسی کنید. همواره سوالات عمومی خود را بپرسید. به موضوعاتی همچون پشتیبانی و آموزش نیز توجه کنید.
سئوالات کلیدی در خصوص بسته نرم افزاری :
• عمر این بسته چقدر است؟
• آیا با سیستم های جدید همخوانی دارد؟
• آیا این سیستم دارای برنامه های گوناگون است؟
• آیا توانایی تبادل ، دریافت و انتقال اطلاعات را دارد ؟
• آیا می توان آن را با نرم افزار پردازشگر ورد (word) تلفیق کرد؟
• با دیگر بسته های نرم افزاری کسب و کار چطور؟
• درچه زمانی روزآمد شده است؟
• طرح های آتی این بسته نرم افزاری چه هستند؟
• سیستم عامل آن چیست؟
• این بسته نرم افزاری چگونه و در چه مدت زمانی روزآمد می شود؟
• سیستم پشتیبان آن چیست؟
• چه تعداد کاربران همزمان می توانند از آن استفاده كنند؟
• چه تعداد برنامه را می توان بر روی آن نصب کرد؟
• شرایط آن در ایران، آمریکا، اروپا، آسیا و آفریقا چگونه است؟
• آیا می توانید، سایت های دیگر کاربران به ویژه تیم های سیار خدمات پشتیبانی را بازدید کنید؟
• کاربران با چه مشکلاتی مواجه خواهند بود؟
• آنها با چه سرعتی قابل حل هستند؟
• واکنش کاربران نسبت به عرضه کنندگان و بسته های نرم افزاری مشابه چگونه است؟
• هزینه های شروع و سرمایه اولیه چقدر هستند؟
پشتیبانی :
• عرضه کننده تا چه مدت فعال خواهد بود؟
• آیا عرضه کننده از نظر مالی در شرایط مطلوبی است؟
• آیا او می تواند همه برنامه های مختلف را پشتیبانی کند؟
• هزینه سالانه تعمیر و نگهداری آن چقدر است؟
• آیا هزینه های پشتیبانی اصلاً ارزش این همه سرمایه گذاری را دارند؟
• آیا عرضه کننده خدمات پشتیبانی، در محل ارایه می کند یا تلفنی انجام می دهد ؟
• چه میزان از کار بر عهده تیم های سیار است؟
• چه میزان از کار بر عهده مشتریان است؟
• نحوه کسب و کاردهی بخش های پشتیبانی چگونه است؟
آموزش :
• آیا عرضه کننده به عنوان بخشی از هزینه ها، آموزش هم ارایه می کند؟
• آیا آموزش پیش از شروع بهره برداری وجود دارد؟
• آیا می توانید، دستگاهی را اجاره کنید تا از قبل آموزش ببینید؟
تیم های سیار :
• حجم تیم های سیار چقدر است؟
• مهارت های کارکنان و اعضای تیم سیار چقدر است؟
• آیا فرآیندهای مورد استفاده، تست و آزمایش شده اند؟
• تیم های سیار چه میزان اطلاعات را پردازش می کنند؟
• آیا امکان تبادل آزمایشی اطلاعات وجود دارد؟
• آیا برنامه ریزی و زمان کافی برای فراهم آوردن امکان رخ دادن اشتباهات و درس گرفتن از آنها وجود دارد؟
6. شرایط قرارداد را بررسی کنید.
به دقت مسئولیت ها و تعهدات عرضه کننده را بررسی کرده و در مورد شرایطی که ممکن است دچار سوء تعبیر شوند، هشیار باشید. جزيیات هر گونه اصلاحات را که می خواهید در بسته های نرم افزاری اعمال كنيد، در قرارداد بگنجانید و قبل از قبول این بسته ها تمامی آزمایش ها و تست هایی را که مد نظر دارید، روشن سازید. میزان خدمات پشتیبانی، باید به روشنی در قرارداد ذکر شود و در عین حال هزینه های نهایی تمامی ابعاد خریدتان؛ از جمله: شرایط تحویل و آموزش را بررسی كنيد.
بایدها و نبایدها برای برنامه ریزی جایگزینی سیستم های نرم افزاری
بایدها :
• تیمی از کاربران را انتخاب کرده و به طور گسترده به آنها مشاوره بدهید.
• اهمیت تفکر رو به جلو را همواره درک کنید.
• ادعاهای توخالی و اثبات نشده عرضه کنندگان را مورد توجه قرار دهید.
• مراقب سفارشات بیش از حد محصولات خود باشید.
• قبل از تهیه یک فهرست کوتاه، محصولات حداقل چهار یا پنج عرضه کننده را بررسی كنيد.
• از سایت هایی بازدید کنید که در آنها بسته های نرم افزاری روزآمد و اجرا می شوند.
نبایدها :
• فقط بر کاربردهای كنوني بسته های نرم افزاری خود ، تمرکز ننمایید.
• اجازه ندهید،عرضه کنندگان شما را از اهدافتان دور سازند.
• آنچه را که عرضه کننده می گوید را به راحتی قبول نکنید.
• فقط به فرضیات مطرح شده عرضه کنندگان ، در مورد شروع یا عدم شروع استفاده از یک بسته نرم افزاری اتکا نکنید.
• جزییات به ظاهر کوچک را نادیده نگیرید.
7. برای اجرا برنامه ریزی کنید.
وقتی بسته ای را انتخاب کردید، هدف بعدی شما باید به حداقل رساندن اشکال در خدمات تبدیل سیستم قدیمی به یک سیستم جدید باشد. روش های انجام این کار؛ عبارتند از :
• انجام آزمایشی تبدیل داده ها
• برنامه ریزی مدت زمان اجرا
• کسب آموزش از عرضه کننده برای تمامی کارکنان خود
• انتخاب دقیق یک جدول زمانی
• کنترل اصلاحات اعمال شده
8. افراد خود را به خوبی مدیریت کنید.
از ابتدا تا انتهای پروژه، همواره کارکنان خود را درگیر فرآیند استفاده از این سیستم كنيد.
• چه کسی مسئول نظارت بر نگرش ها، واکنش ها و پیشرفت کارکنان است؟
• چه کسی نیازهای كنوني و تحقق نیازهای حرفه ای را بررسی می کند؟
• چه کسی مسئول هماهنگ كردن نیازهای آموزشی در حال ظهور، در برابر نیازهای آموزشی از پیش تعیین شده، است؟
پرسش هایی برای جایگزینی سیستم های نرم افزاری
• عمر بسته نرم افزاری فعلی شما چقدر است؟
• درچه زمانی روزآمد شده است؟
• میزان سفارش آن چقدر بوده است؟
• فکر می کنید چه زمانی مناسب است که به سراغ یک بسته نرم افزاری جایگزین بروید؟
• بخش پشتیبانی شما تا چه میزان کارآیی خوبی دارد؟
برای اطلاعات بیشتر به مقالات ذیل مراجعه نمایید :
2 . کارآفرینی متفاوت و آینده نگری خلاق، استیو جابز | فراز و فرود هایی از زندگی جابز
5 . مدیران ، چگونه نیازهایشان را خارج از محیط کسب و کارشان تامین کنند ؟ | مزایا، مشکلات، نحوه اجرا
کتب برای برنامه ریزی جایگزینی سیستم های نرم افزاری:
«تضاد: ده شیوه آسان برای اجتناب از یک بلای رایانه ای»، تونی کولینز و دیوید بیکنل.
«راهنمای حفظ بقای پروژه های نرم افزاری»، استیو مک کونل .
یک پند، یک درس :
«امروز صنعت جای خود را به پردازش اطلاعات داده است. به جای کارگرانی که با قدرت باز و کار می کردند، ما به متخصصانی تبدیل شده ایم که فقط اطلاعات را به رایانه هایمان وارد می کنیم.» کلیفورد استول
«یک رایانه مدرن، در فضای میان بودن و نبودن معلق است.» سیدنی برنر
نخستين گام به سمت تحول، پذيرش آن است. وقتي خودتان آن را پذيرفتيد، آنگاه در را به سوي تغيير بازكنيد. استفان كاوي