چگونه اختیارات خود را واگذار کنیم ؟

چگونه برای موفقیت بیشتر اختیارات خود را واگذار کنیم ؟

اعطای اختیارات

این چک لیست برای کمک به مدیران طراحی شده تا آنها بتوانند فرهنگ اعطای اختیارات را در سازمان خود ایجاد نمایند. 
نباید اعطای اختیارات را یک ابتکار منفرد و واحد دانست بلکه باید آن را یک فضا و یک فرهنگ دانست که در آن مسئولیت یک شغل بر عهدة کسانی است که آن کار را انجام می دهند. 
می توان اعطای اختیارات را به مثابة فرآیند یا سبکی دانست که به کمک آن افراد دیگران را مدیریت می نمایند، نیازمند راه  کارهایی دقیق و شفاف هستند و حد و مرزهای سازمانی و فردی را به خوبی درک می کنند. 

تعریف اعطای اختیارات

اعطای اختیارات چیزی فراتر از واگذاری مسئولیت-ها است. این بابی است که به روی قدرت خلاقیت کارکنان شما باز می شود. اعطای اختیارات بر مبنای این باور است که توانایی های کارکنان غالباً نادیده گرفته می شوند و آنها فرصت نمی-یابند تا کمکی مثبت در راستای اهداف سازمان داشته باشند. 
به عبارت دیگر هدف از اعطای اختیارات، درگیر ساختن کارکنان در فعالیت های عملی سازمان است تا آنها قدرت و فرصت بیشتری برای نوآوری، مشارکت در حل مسایل و تصمیم گیری داشته باشند و بتوانند با حداقل دخالت از جانب مدیران خود، کار و تلاش نمایند.

اعطای اختیارات دربارة این حوزه ها است :

•    اجازه دادن به کارکنان برای به دست گرفتن کارشان؛
•    اجازه دادن به کارکنان برای پذیرفتن مسئولیت برخورد با مشتریان؛
•    اجازه دادن به کارکنانی که نزدیک ترین ارتباط را با مشتریان دارند برای اینکه تصمیماتی را اتخاذ نمایند که احساس می کنند صحیح هستند؛
•    جلوگیری از بروکراسی غیر ضروری؛
•    تشویق و کمک به کارکنان برای عملی ساختن دیدگاه هایشان در کار. 

مزایای اعطای اختیارات

اگر اعطای اختیارات به درستی مدیریت شود، آنگاه می تواند:

•    تعهد و انگیزة کارکنان را افزایش دهد زیرا آنها مالک مشکلات و مسایل خواهند بود و بنابراین خودشان راه حل های آنها را خواهند یافت؛
•    باعث پرورش عقایدی برای بهبود خدمات شود ، کارکنان احساس می کنند که به عقاید آنها توجه می شود؛
•    به شکوفایی استعدادهای کارکنان که قبلاً پنهان مانده بودند، کمک نماید؛
•    زمانی را که مدیران صرف حل و فصل مشکلات دیگر افراد می    نمایند، کاهش می دهد؛
•    باعث بهبود خدمات مشتریان و افزایش عملکرد سازمانی گردد.

معایب اعطای اختیارات

اگر اعطای اختیارات به درستی مدیریت نشود، می تواند :

•    باعث ناراحتی مدیرانی شود که احساس می    کنند نقش آنها در سازمان نادیده گرفته شده است؛
•    باعث اضطراب در میان کسانی شود که شما می-خواهید به آنها اختیارات اعطا نمایید؛
•    مانع از نوآوری افراد و کنترل طبیعی آنها بر شغلشان شود؛
•    انتظاراتی را ایجاد کند که قابل تحقق نیستند و بنابراین باعث دلسردی افراد می-شوند؛
•    باعث رنجش شود زیرا مسئولیت بیشتر همراه با پرداخت بیشتر نیست؛
•    باعث از دسترس رفتن کنترل کارکنان شود. 

چگونه اعطای اختیارات را عملی کنیم ؟

1. دیدگاه ها، فرضیات و نگرش های خود را بررسی کنید

دقیقاً روشن کنید که منظورتان از اعطای اختیارات چیست و انتظار دارید از طریق آن به چه اهدافی دست یابید. آیا این یک فرآیند مشورتی است؟ آیا واگذاری فعالانه تر مسئولیتها است؟ آیا اعطای مسئولیت های بیشتر همراه با اختیارات بیشتر برای حل مسئله و تصمیم    گیری است؟ آیا در وهلة اول، به دنبال رشد افراد و توسعة مهارت های آنها هستید یا اینکه می خواهید محصول نهایی سازمان را توسعه دهید؟ اجازه دهید همکاران و مدیران ارشد شما دقیقاً بدانند شما قصد دارید چه کاری انجام دهید. آیا انتظارات آنها با انتظارات شما همخوانی دارند؟

2. موانع اعطای اختیارات را بشناسید

این موانع عبارتند از :

•    فرهنگ سازمانی مخالف : بسیاری از سازمان ها ذاتاً کنترلی، بروکراتیک و مخالف با هر گونه تغییر و تحولی هستند؛ 
•    عوامل روانی : مدیران احساس می کنند که اعطای اختیارات به معنای از دست رفتن کنترل آنها است و این در حالی است که کارمندان نیز از پذیرش مسئولیتها واهمه دارند؛
•    مسیرهایی سخت و دشوار که افراد را از پذیرفتن مسئولیت ها بازمی دارند.

 3 . نیاز به یک فرهنگ مناسب را درک کنید

هیچ فرمول مشخصی برای یک فرهنگ مناسب در قبال اعطای اختیارات وجود ندارد اما مهم است بدانید که برخی فرهنگ های سازمانی بیش از دیگر فرهنگ ها به کارکنان خود اجازه می دهد که مشارکتی مثبت در سازمان داشته باشند بدون اینکه به هراسند یا سرزنش و توبیخ شوند.

به مطالب زیر که برگرفته از کتاب های چارلز هندی (درک سازمانها، ) و ادگار شین (فرهنگ سازمانی و رهبری، ) هستند، توجه کنید :

  فرهنگ وظیفه مدار همراه با وظایف، تخصص ها، رویکردها و شرح وظایف شغلی تعریف شده. این مناسب ترین وضعیت در یک محیط با ثبات است.

    فرهنگ شغل مدار  همراه با مشاغل و پروژه های تعریف شده که در آن منابع و افراد مناسب به کار گرفته می شوند و کارکنان اجازه می  یابند از آنها در انجام شغل خود بهره بگیرند. 

  فرهنگ ترس مدار که در آن :
•    تصمیمات تنها توسط افراد ارشد اتخاذ می-شوند؛
•    روابط عموماً خطی و عمودی هستند؛
•    هر فردی دارای فضایی است که کسی نمی-تواند وارد آن شود؛
•    تبادل عقاید و اطلاعات تنها در چارچوب دستور کار برنامه    های کاری انجام می شود؛
•    تفاوت زیادی در رتبة و اختیارات افراد وجود دارد؛
•    افراد برای پوشانیدن نقایص خود از فرآیند ارتباطات رسمی بهره می برند.

 فرهنگ اعتمادمدار که در آن :

•    افراد عقاید خود را بیان می کنند؛
•    افراد مسئولیت پذیر و با انگیزه هستند؛
•    فضای موجود کاملاً باز است و به ندرت دری بسته را می توان یافت؛
•    اشتباهات همراه با توبیخ و سرزنش نیستند؛
•    فرصت های زیادی برای یادگیری وجود دارند. 

4. مرزها را تعیین کنید

اگرچه اعطای اختیارات استقلال بیشتری را در اختیار کارکنان قرار می دهد اما حد و مرزها باید به درستی روشن شوند (مثلاً در سطوح مشاوره، مشارکت یا تصمیم سازی). حد و مرز اختیارات و آزادی عمل کارکنان را مشخص کنید. وقتی این مرز تعیین شد، ساز و کاری را برگزینید که به کارمندان اجازه می دهد مشکلات و پیشنهادهای خود را بیان دارند. وقتی مرزها تعیین شدند، لازم است به کارکنان آموزش دهید که در چه مواردی می-توانند بدون گزارش کردن، خودشان عمل نمایند، چه زمانی باید هم عمل کنند و هم گزارش نمایند و چه زمانی باید قبل از هر گونه عملی ابتدا گزارش کنند.

5. آگاهی کارکنان را افزایش دهید

قبل از آغاز فرآیند اعطای اختیارات، باید آگاهی کارکنانتان را از این موضوع افزایش دهید. جلسات و مباحث گروهی برگزار کنید تا به همگان اطلاع دهید که قرار است چه اتفاقاتی رخ دهند، از آنها چه انتظاراتی می  رود، نتایج احتمالی چه هستند و چرا قرار است این فرآیند به کار گرفته شود. 

6. از جانب خودتان اطمینان حاصل کنید

به کارمندان خود اطمینان دهید که شخصاً در این فرآیند شرکت دارید و حمایت دیگران را نیز اخذ کرده اید. کارکنانی که عادت کرده اند به آنها گفته شود چه کار کنند نه اینکه خودشان به دنبال یافتن راه حل ها باشند یا افرادی که تاکنون تصمیم گیری نکرده اند، احتمال دچار ترس و واهمه خواهند شد و حتی ممکن است نسبت به این تغییر فرهنگی بدبین باشند. به کارکنان اجازه دهید بر ترس و اضطراب خود چیره شوند و مطمئن شوید که آنها دارای احساسی مناسب و راحت نسبت به این فرآیند هستند. آنها باید بدانند که مجاری ارتباطی، همیشه باز و در دسترس آنها هستند.

7. مهارت های کارکنان را بسنجید

ببینید استعدادهای نهانی افراد چه هستند. به استعدادهایی که تاکنون شکوفا نشده اند، توجه ویژه ای مبذول نمایید. به جای اینکه در مورد افراد فرضیه    بافی کنید، از آنها دربارة خصوصیاتشان سؤال نمایید.

8. مطمئن شوید که افراد به منابع لازم دسترسی دارند

مسئولیت پذیری در قبال کارکنان، مشتریان، شکایات و تغییرات عملیاتی و اجرایی، باید بارها مورد بررسی قرار بگیرند. لذا در ارایة مسئولیت ها و اختیارات جدید، باید منابع لازم در اختیار افراد قرار بگیرند تا آنها بتوانند کارشان را به نحو احسن انجام دهند. 

اعطای اختیارات در صورتی کارآیی خواهد داشت که کارکنان شما :
•    قادر باشند بدون دخالت روزانه یا حتی ساعت به ساعت شما کارشان را انجام دهند؛
•    مالکیت «مشتریانشان» را در اختیار داشته باشند؛
•    به راحتی عقایدشان در مورد پیشرفت کار را بیان دارند؛
•    از شما انتظار نداشته باشند که مشکلات آنها را حل و فصل نمایید.

9. در مورد اهداف و معیارهای عملکرد به توافق برسید

ارایة مسئولیت های واقعی و منابع لازم به افراد برای تکمیل وظایفشان، یکی از کارهایی است که مانع از سردرگمی آنها می شود. اعطای اختیارات دربرگیرندة توافق بر سر اهداف با کارکنان و توافق در مورد معیارهای کارآیی (سرعت )، اثربخشی ( دقت، ارتباط ) و مقرون به صرفه بودن ارایة خدمات به مشتریان است. 

10.  روش اعطای اختیارات را آغاز نمایید

اگر افراد در مراحل اولیه، نسبت به پذیرفتن مسئولیت های تازه هراس دارند، باید به آنها کمک کنید اما این نوع کمک و حمایت نباید مانند مراقبت ها و توجهات مادرانه باشد. مدیران باید دقت زیادی در این زمینه داشته باشند تا بتوانند بر کل این فرآیند اعمال کنترل نمایند. 

وقتی بستر لازم فراهم شد، می توان فرآیند اعطای اختیارات را آغاز کرد. فرآیند اعطای اختیارات را به کمک دیدگاه هایی که کارکنان بیان می کنند، بهبود بخشید. با اعلام هر آنچه که اتفاق می افتد و تأکید بر نمونه هایی از شیوه ها و روش های خوب به کار گرفته شده، احتمال موفقیت این فرآیند را افزایش دهید. 

11. بر پیشرفت کار نظارت داشته باشید

جلساتی را برای بررسی پیشرفت کار برگزار کنید، سعی کنید بازخورد خوبی به دست آورید، عقاید گوناگون را جمع آوری نمایید و حمایت های لازم را اخذ کنید. برای نیل به موفقیت، اقدام به ایجاد شبکه های ارتباطی نمایید و همواره تلاش کنید تا این فرآیند را به شکلی پویا و دینامیک حفظ نمایید. آماده باشید تا از عهدة اشتباهات احتمالی برآیید. آنها تجربه های مفید یادگیری برای آینده هستند و باید تلاش کنید تا شاهد رخ دادن مجدد آنها در آنها در آینده نباشید.

پرسش های مهم

•    انتظار دارید افرادتان چه قدر اختیارات داشته باشند؟
•    آیا یک فضای اعتماد دو طرفه در سازمان شما وجود دارد؟
•    آیا از استعدادهای افراد شما به طور کافی استفاده نمی شود؟ آیا از همة مهارت ها و توانمندی های آنان مطلع هستید؟
•    آیا سیستم تشویقی فعلی سازمان شما، اعطای اختیارات را ترغیب می نماید؟

برای اطلاعات بیشتر به مقالات ذیل مراجعه نمایید :

1.  دیدگاه :چه عواملی موجب ماندگاری کارکنان می شود ؟

2 .  دیدگاه : آیا جابجایی کم کارکنان نشانه موفق بودن می باشد ؟

3 .   چرا برخی از مدیران دارای مهارت‌های شغلی هستند اما توانایی مدیریت ندارند ؟

4 .   چه عواملی کارکنان تازه وارد را تشویق به ماندن می کند؟

کتب :
«درک سازمان  ها»، چارلز هندی ، 
«هنر اعطای اختیارات: سود و زیان دخالت دادن کارکنان»، ران جانسون  و دیوید ردموند ،
«فرهنگ سازمانی و رهبری»، ادگار شین ، 

پندها :
«قدرت گرفتنی است نه دادنی. فرآیند گرفتن قدرت، خود همان اعطای اختیارات است.» گلوریا استینم 

«من علاقه ای به پذیرفتن مسئولیت بدون اختیار کافی نیستم. چرا افرادم باید چنین باشند.» بیل کریچ