چگونه فن آوری در فرایندهای کسب و کار را تلفیق کنیم ؟ | نحوه طراحی و اجرای تلفیق فن آوری در فرآیندهای کسب و کار
تلفیق فن آوری در فرآیندهای کسب و کار
دانرین دوار و ملانی الیس
خلاصه تلفیق فن آوری در فرآیندهای کسب و کار
• تلفیق فن آوری در فرآیندهای کسب و کار در راستای منافع مشتریان و کل سازمان، یکی از بزرگ ترین چالش های پیش روی مدیران است. اغلب توقعات ناشی از این امر، از طریق حضور عملی و دقیق در رخ دادن این فرآیند برآورده می شوند.
• فکر کردن، طراحی، قدرت و اداره، یک رویکرد اثبات شده است که توجه خاصی به عوامل مهم تعیین کنندة موفقیت در زمان اوج گیری فن آوری اطلاعات مبذول می دارد. این عوامل عبارتند از موضوعاتی نسبتاً ساده همچون برقراری ارتباط، ایجاد انگیزه و رهبری افراد و موضوعاتی نسبتاً دشوار ؛همچون مدیریت پروژه ها، امور مالی و فن آوری.
• از جمله معایب تلفیق فن آوری در فرآیندهای کسب و کار، می توان به عدم توجه به استراتژی های موجود، روابط و اهداف، فقدان واقع بینی در طراحی، عدم توجه به نیازهای اصلی، مالکیت فعالانة پروژه ها و توانایی اجرای برنامه های مهم مدیریت تحول اشاره کرد. در نهایت، بسیاری از پروژه ها به آن دلیل شکست می خورند که پویا نیستند و نمی توانند به رفع نیازهای آتی یا کنونی پرداخت.
مقدمه ای بر تلفیق فن آوری در فرآیندهای کسب و کار
محدودیت های منابع، محدودیت های بودجه و فضاهای متراکم بازارها، موضوعات رایج پیش روی شرکت های تولیدی امروز هستند. وقتی قرار است سیستم های استراتژیک فن آوری اطلاعات؛همچون برنامه ریزی منابع سازمان، سیستم بازدهی سریع و سود حاصل از سرمایه گذاری را در شرکت ها به اجرا در آوریم، افزایش اختلاف ها امری اجتناب ناپذیر است. بنابر این، باید مبنایی انعطاف پذیر را برای رشد آتی فراهم کرد.
اجرای کارآمد و اثربخش سیستم ها به ندرت کاری قابل پیش بینی و مستقیم است و ممکن است برنامه ریزی منابع سازمان ها، مزایای قابل انتظاری را برای کسب و کار به دنبال نداشته باشد. طول عمر بلند مدت پروژه ها، نیازهای مبهم کسب و کار و مقاومت کاربران، می توانند باعث ناکارآمدی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ها شوند. ناتوانی در تحقق ارزش سرمایه گذاری، غالباً به کاهش اختصاص بودجة بیشتر می انجامد. بدتر اینکه، ناتوانی در تحقق مزایای قابل انتظار کسب و کار، می تواند به رکود یا حتی فروپاشی کسب و کار بینجامد.
چرا اجرای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ها، اینقدر دردسر دارد؟ ماهیت این سیستم، ورود به بطن موتور کسب و کار و فرآیندهای اصلی آن است. بنابراین، این سیستم آنچه که در یک کسب و کار، معمول و رایج است ، برهم می زند و قبل از اینکه مزایای قابل انتظاری محقق شوند، باعث ناراحتی و فرسودگی کاربران می گردد. موفقیت بستگی به این دارد که میزان و مدت این برهم ریختگی کاهش یابد، تضمین گردد که کاربران یا سهامداران بر تغییرات و تحولات سازمانی ( داخلی و خارجی ) نظارت دارند و مسیری هموار به سمت تحقق اهداف کسب و کار ترسیم شود. معیارهای روشن و اقدامات از پیش تعیین شده، تضمین کنندة کنترل و شفافیت در کل طول عمر یک پروژه هستند.
در نهایت، اتخاذ یک رویکرد آزموده شده و حقیقی و استفاده از تخصص های مناسب از همان روز نخست، بسیار مهم و حیاتی است.
الگوی تفکر، طراحی، امکانات و اجرا، یک رویکرد آزموده شده و حقیقی است و در این مقاله مورد تأکید قرار گرفته است.
الف : جایگاه تفکر در تلفیق فن آوری در فرآیندهای کسب و کار
1 . طراحی مسیری برای توسعه :
کنترل پیشرفته، اطلاعات روزآمد و منطقی سازی مسیری به سمت تولید و بازار، عناصر کلیدی به کارگیری یک استراتژی موفق سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ها است.
برای دستیابی به مزایای حاصل از یک سیستم پشتیبانی یکپارچه، مدیران باید بر استراتژی کسب و کار شرکت و اهداف توسعه تمرکز کنند. آن ها باید توجه ویژه ای به سهامدارانشان معطوف کنند تا ارتباط آنها با شرکت تضمین گردد.
حوزه هایی که باید مد نظر قرار گیرند، عبارتند از :
• شناخت و توسعة کالاها و خدمات جدید،
• بازارهای جغرافیایی،
• افزایش سهم بازار،
• معیارهای سنجش اهداف،
• توانایی سازگاری سریع با شرایط رقابت،
• سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ها – مزایای سهامداران.
2 . کارکنان
ارایة اطلاعات دقیق و روزآمد، امکان تصمیم سازی سریع را فراهم می آورد. افزایش سطح مهارت ها به احساس مالکیت بیشتری می انجامد.
3 . سهامداران
افزایش درآمد و سهم بازار. کاهش هزینه های عملیاتی برای ارایة سودی مناسب از سرمایه و افزایش درآمد حاصل از هر سهم.
3 . مشتریان
افزایش سطح خدمات مشتریان از طریق یک زنجیرة عرضة به شدت کنترل شده و دسترسی سریع و الکترونیکی به اطلاعات بازار. وفاداری از طریق افزایش جهانی قدرت مشتریان.
4 . فروشندگان
استاندارد سازی فرآیندها و امکان فعالیت در قالب یک گروه. افزایش جهانی قدرت خریداران، انتخاب عرضه کنندگان و قیمت گذاری دقیق. توسعة روابط بلند مدت با عرضه کنندگان.
ب : نحوه طراحی برای تلفیق فن آوری در فرآیندهای کسب و کار
راه حلی تعاملی و یکپارچه
تلاش های طراحی، بر تلفیق فرآیندهای اصلی کسب و کار متمرکز هستند که مستقیماً در تولید نهایی نقش دارد و باعث افزایش عملکرد و پاسخگویی کسب و کار به نیازها خواهد شد. سنجش هزینه های این راه حل، نسبت به کارآیی آن باعث ایجاد هماهنگی در ارایة راه حل هایی واقع بینانه و کارآمد خواهد شد.
بکارگیری یک سیستم طراحی شده و یکپارچة پشتیبانی شدة سازمانی همراه با فرآیندهای مدون، نتایج زیر را به دنبال خواهد داشت :
• نگرشی بهینه و ساده در قبال برنامه ریزی، تولید، فروش و تولید؛ یعنی داشتن مواد مناسب در مکان مناسب و زمان مناسب.
• برنامه ریزی و منطقی سازی فعالیت ها از طریق اطلاعات دقیق در مورد هزینه های تولید ، شناخت مسیرهای بهینة تولید در کشورهای مختلف.
• افزایش ظرفیت تولید ، نگرشی جهانی در مورد ظرفیت های تولیدی در مراکز تولید.
• دادن اختیارات به کارکنان بخش های فروش، افزایش اثربخشی در کار از طریق کسب و کار الکترونیکی و دستیابی به موقع، به سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ها از طریق شبکه.
• مدیریت مشتریان و حساب های جهانی از طریق تلفیق امکانات تدارکاتی و فروش، فراهم کردن روندی منطقی برای تولید، انجام پیش بینی های دقیق، مذاکره در مورد قیمت گذاری و گزارش دهی جامع؛
• تلفیق و تدوین جهانی فرآیندها در کل سازمان، برای کمک به روند ارزشیابی عملکرد نسبت به اهداف کسب و کار.
• همکاری لحظه به لحظه با زنجیره های تولیدی، استفاده از راه حل های اثبات شدة سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ها و دستاوردهای کسب و کار الکترونیکی.
ج : امکانات برای تلفیق فن آوری در فرآیندهای کسب و کار
کلیدهای اجرای موفق در معیارهای زمانی محدود عبارتند از :
• برنامة مدیریت تحول ، همکاری تنگاتنگ با سهامداران برای درک تغییرات و تاثیراتی که شیوه ها و سیستم های نوین به همراه خود می آورند،
• دخالت دادن ارایه کنندگان بهترین راه حل ها،
• استفاده از بهترین چارچوب های صنعتی برای اجرای سریع برنامه ها و فراهم کردن امکان شروع سریع پروژه،
• یک رویکرد مدون اجرایی برای اجرای راه حل های پیچیده یا جهانی برای دستیابی سریع به مزایای پیش بینی شده.
د : اجرای تلفیق فن آوری در فرآیندهای کسب و کار
مدیریت پشتیبانی، راه حل ها :
مدیریت سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ها، به اندازة اجرای آن اهمیت دارد.
برای موفقیت سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ها، دو معیار وجود دارد :
نخست، سیستم با مدیریتی خوب و دقیق است. بسیاری از شرکت ها در حال حرکت از مدیریت درون سازمانی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ها، به سمت تامین آنها از بیرون هستند. تامین چنین منابعی از بیرون می تواند، هزینه های مدیریت فن آوری اطلاعات را کاهش دهد و اثربخشی کار را تضمین نماید.
دوم، ارایة پیشنهادها جامع و سازنده است. شرکت هایی که سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ها را به کار گرفته اند، باید زیربنای داخلی دقیقی ( صلاحیت محوری ) را نیز فراهم آورند که می تواند از کاربران حمایت کند، کارآیی سیستم ها را افزایش دهد و به نیازهای متغیر کسب و کار پاسخ دهد.
ه : مثال در مورد تلفیق فن آوری در فرآیندهای کسب و کار
شرکت تیتوس یک شرکت تولیدی متوسط است که در زمینة تولید اتصالات برای مونتاژ سادة مبلمان و کابینت تخصص دارد. این شرکت در بازاری پیشرفته، به شدت ناپایدار و به شدت رقابتی است و دارای کارخانه های تولیدی در انگلستان و ایالات متحده است و انبارهای آن در سراسر جهان پراکنده هستند.
هدف تیتوس، تبدیل شدن به یک کسب و کار جهانی، پیشی گرفتن از رقبا و ارایة سودی عالی به سهامداران بوده است.
تفکر در تلفیق فن آوری در فرآیندهای کسب و کار
پروژه با ارزیابی جامع اهداف استراتژیک شرکت و شناخت اهداف کسب و کار آغاز می شود :
• دستیابی به 40 درصد سهم بازار جهانی اتصالات.
• دستیابی به حداقل 50 درصد درآمد در سال از هر محصول تازه.
• بیش از 25 درصد سود سالیانه.
• شناسایی یک راه حل و استراتژی برای به حداکثر رساندن تنوع محصولات تیتوس، محصولات جدید آن و سه برابر شدن فروش در عرض پنج سال.
طراحی برای تلفیق فن آوری در فرآیندهای کسب و کار
• یک سیستم یکپارچة جهانی در قبال فرآیندهای کسب و کار.
• امکانات شبکه ای برای دفاتر فروش و خدمات پشتیبانی واقع در نقاط دور دست.
• منطقی موازی، خط تولید و مراکز تولیدی
• بررسی هزینه ها و سود تولید برای کمک به تصمیم سازی مدیریت و نظارت بر عملکرد.
امکانات برای تلفیق فن آوری در فرآیندهای کسب و کار
برای کمک به اجرای برنامة شش ماهة تیتوس و با توجه به محدودیت های بودجه، از نرم افزار استفاده شد.
رویکرد جامعی در قبال برنامه های بین المللی تیتوس تدوین گردید. این امر، امکان انجام به موقع فعالیت ها طبق بودجة موجود را فراهم می کند. همچنین منطقی سازی مزایای کسب و کار تضمین گردید.
اجرای تلفیق فن آوری در فرآیندهای کسب و کار
تیتوس از یک راه حل مقرون به صرفه، برای تامین منابع مورد نیاز مدیریت سیستم هایش، از بیرون استفاده کرد. این امر میزان استفاده از نرم افزارها، سخت افزارها، ارتباطات و اطلاعات زیرساختی را تا 7/24 درصد افزایش داد.
و : عملی ساختن اجرای تلفیق فن آوری در فرآیندهای کسب و کار
تفکر، طراحی، امکانات و اجرا، در قبال اجرای سریع و موفق سیستم برنامه ریزی منابع سازمانها، رویکردهایی آزموده شده و حقیقی اند.
تفکر :
• ارزیابی استراتژی کسب و کار و اهداف سازمان.
• شناخت اهداف و مزایای قابل سنجش کسب و کار.
• تعیین اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت.
• طرح توسعة روابط با سهامداران.
طراحی:
• تعیین اهداف واقع بینانه.
• تمرکز بر فرآیندهای یکپارچة کسب و کار در قالب یک گروه.
• در نظر گرفتن هزینه ها و کارآیی راه حل های هر فرآیند کسب و کار.
• تعیین مسیری برای ارایة اطلاعات دقیق و به موقع به منظور تصمیم سازی.
• اهمیت مالکیت اجرایی و حضور فعالانه در فرآیندها.
امکانات:
• ایجاد یک راه حل کارآمد.
• استفاده از ابزارهای سریع رسیدن به موفقیت ، بهترین روش ها و استفاده از رویکردی جامع برای دستیابی به نتایج.
• اتخاذ برنامة مدیریت تحول.
اجرا:
• حرکت به سمت آینده.
• در نظر گرفتن روش های مقرون به صرفه، برای ارایة حمایت های درون سازمانی و مدیریت سیستم ها.
ز : نتیجه گیری در مورد اجرای تلفیق فن آوری در فرآیندهای کسب و کار
تقریباً هر صنعتی، بر اساس تغییرات فن آوری مدار شکل می گیرد که بر مشتریان، عرضه کنندگان و زنجیره های عرضه تاثیر می گذارند. این پیشرفت ها می توانند هزینه ها و شکست ها را افزایش دهند یا می توانند هزینه ها را کاهش داده، ارایة خدمات را افزایش دهند و به طوری بنیادی، قدرت رقابتی و سودآوری را بالا ببرند. به علاوه، مدیریت عرضه کنندگان فن آوری، خود با مشکلات و دشواری های بالقوه ای روبرو است. یافتن رویکردی که فن آوری را با فرآیندهای کسب و کار تلفیق می کند، بسیار مهم است و توانایی این فرآیند برای ایجاد تغییر و تحول نیز به همین اندازه اهمیت دارد. این امر، نمی تواند تنها متکی بر یک تغییر واحد یا یک تغییر مقطعی باشد. برای رسیدن به موفقیت، باید فرآیندی پویا در اختیار داشته باشیم. فرآیند تفکر، طراحی، امکانات و اجرا، رویکردی دقیق و آزموده شده در قبال چالش همیشگی مدیریتی اند.
برای اطلاعات بیشتر به مقالات ذیل مراجعه نمایید :
1 . چگونه کسب وکاری ناموفق را کارآمد کنیم ؟ | مهندسی مجدد سازمان، جیمز چامپی و مایکل هامر
3 . مایکل دل کیست ؟ | کارآفرینی با الگوی فروشی جذاب
4 . رهبری 360 درجه | تأثیر گذاری از هر نقطه ای از سازمان
5 . چگونه و چرا تجربه های خود را مستند کنیم ؟
یک سخن ، یک درس :
والتر ریستون : «شرکتی که دارای مزیت رقابتی است، در واقع به بهترین فن آوری ها دسترسی دارد.»
جان فلورشیم : «مردم دربارة یک فن آوری جدید، شک و تردید دارند. آنها می خواهند این فن آوری عاری از هر ریسکی باشد.»
