شیوه های عملی برای اجرای برنامه انعطاف پذیری در محیط کسب و کار |بایدها، نبایدها و مزایا و معایب انعطاف پذیری در کار برای کارکنان و مدیران

همواره، کارفرمایان به دنبال یافتن روشهایی هستند که اثربخشی کار را حفظ کنند. بسیاری از مدیران، انعطاف پذیری در ساعات کاری را به مثابه ابزاری برای مدیریت زمان می دانند و افراد نیز می توانند در محیط های بی ثبات کاری، از اثربخشی بالاتری برخوردار شوند. همچنین این امر ابزاری برای استخدام و حفظ افراد مناسب در یک بازار کاری به شدت رقابتی است.

بکارگیری روشهای کاری انعطاف پذیر در کسب و کار

این چک لیست به مثابه مقدمه ای در قبال استفاده از شیوه های کاری انعطاف پذیر در کسب و کار از طریق در نظر گرفتن جایگزینهایی برای ساعات کاری مرسوم است.
همواره، کارفرمایان به دنبال یافتن روشهایی هستند که اثربخشی کار را حفظ کنند. بسیاری از مدیران، انعطاف پذیری در ساعات کاری را به مثابه ابزاری برای مدیریت زمان می دانند و افراد نیز می توانند در محیط های بی ثبات کاری، از اثربخشی بالاتری برخوردار شوند. همچنین این امر ابزاری برای استخدام و حفظ افراد مناسب در یک بازار کاری به شدت رقابتی است.

تعریفی از شیوه های کاری انعطاف پذیر در کسب و کار

«انعطاف پذیری» به معنای هر گونه تغییری در ساعات کاری استاندار یک روز کاری است.

متغیرهای کلیدی عبارتند از :

زمان شناور کاری که می تواند شامل یک هفته کار فشرده،

استخدام نیمه وقت،

تقسیم نوبتی کار،

کار ساعتی و فرصتهای مطالعاتی باشد.

اینها هر کدام تعاریف مشخصی دارند.

مزایای شیوه های کاری انعطاف پذیر در کسب و کار

ایجاد شرایط کاری انعطاف پذیر می تواند باعث این موارد شود :

• استخدام و حفظ کارکنان مجرب که قادر نیستند در ساعات معمول اداری کار کنند؛

• فرصتهای برابر: غالباً ساعات استاندارد مانع از مسئولیتهای خانوادگی افراد می شوند و همچنین مانع از فعالیت افراد معلول می شوند؛

• الگوهای کاری که می توان آنها را بر اساس نیازهای جدید مشتریان منطبق ساخت؛

• موفقیت بیشتر در پرداختن به کمبود برخی مهارتها؛

• سود بیشتر حاصل از سرمایه گذاری آموزشی.

مزایای زمان کاری در انعطاف پذیری در کسب کار:

• مشکلات ناشی از سر وقت آمدن یا تنبیه کارکنان به خاطر تأخیر در ورود را کاهش می دهد؛

• مرخصی های یک روزه را کاهش می دهد : افراد به کمک زمان کاری انعطاف پذیر، با بحرانهای کوچکتری یا تعهدات شخصی کمتری دست به گریبان خواهند شد؛

• حس مسئولیت بیشتر و مدیریت بهتر زمان را باعث میشود؛

• کارآیی را در زمان کاری افزایش داده و نیاز به اضافه کاری را از میان می برد؛

• افراد دارای مسئولیتهای خانوادگی را نسبت به کار علاقه مند می سازد؛

• با ساده تر کردن پرداختن به شرایط افراد، بهره وری را بالا می برد.

مزایای کار فشرده هفتگی در انعطاف پذیری در کسب و کار:

• با افزایش ساعات استاندارد کاری در روزهای کمتر، باعث افزایش بهره وری می شود؛

• با امکان تعطیلی روزهای بیشتر در طول یک ماه، می تواند انگیزه افراد را افزایش دهد؛

مزایای تقسیم نوبتی کار در انعطاف پذیر در کسب و کار:

• باعث می شود که دو مهارت و دو تجربه در یک شغل به کار گرفته شوند؛

• باعث انرژی و تعهد بیشتر این گونه شاغلان نسبت به افراد تمام وقت می شود؛

مزایای کاهش داوطلبانه زمان کار در انعطاف پذیر در کسب و کار:

• باعث می شود که طیف بیشتری از افراد امکان اشتغال داشته باشند؛

• امکان کار کردن والدین تنها، سالخوردگان، افراد دارای ناتواناییهای جسمی و دانشجویان را فراهم می آورد؛

• مزایای زیادی را برای بازده شرکت دارد که ممکن است این مزایا از طریق کار نیمه وقت حاصل نشوند؛

• مزایای زیادی برای کارمندان به دنبال دارد زیرا کار نیمه وقت، بیمه و بازنشستگی برای افراد ندارد.

مزایای کار ساعتی در انعطاف پذیر در کسب و کار:

• مانع از پرداخت اضافه کاری می شود؛

• به افراد اجازه می دهد در ازای یک روز که مرخصی هستند، یک روز دیگر را به طور کامل کار کنند.

مزایای مرخصی بدون حقوق در انعطاف پذیر در کسب و کار:

• باعث می شود که کسب و کار همچنان از خدمات فردی که در مرخصی است، بهره مند شود.

مزایای فرصتهای مطالعاتی در انعطاف پذیر در کسب و کار:

• انرژی و خلاقیت کارکنان را حفظ میکند.

معایب شیوه های کاری انعطاف پذیر در کسب و کار

• تنظیم جدول کاری نیازمند مدیریت زمانی بیشتر از برنامه ریزی ساعات کاری استاندارد است.

• اگر این برنامه ها با حساسیت تدوین نشوند و همه کارمندان امکان استفاده از آنها را داشته باشند، آنگاه کارمندان تمام وقت انگیزه های خود را از دست خواهند داد.

معایب زمان انعطاف پذیر کاری در کسب و کار:

• می تواند باعث شود که افراد بیشتر به دقایق توجه کنند تا کارشان؛

• نیازمند نظارتهای دقیق مدیریتی است تا تضمین گردد که کار مورد نظر در ساعات کاری انجام شده است؛

معایب کار فشرده در یک هفته در انعطاف پذیر در کسب و کار:

• نیازمند ایجاد هماهنگی میان ساعات کاری است؛

• گاهی اوقات، استرس زیادی را در قبال روزهای طولانی تر کاری بر کارمندان وارد می کند؛

معایب کار نیمه وقت در انعطاف پذیر در کسب و کار:

• نیازمند افراد بیشتر و هماهنگی بیشتر برای انجام کار است

معایب تقسیم نوبتی کار در انعطاف پذیر در کسب و کار:

• می تواند باعث بروز مشکلاتی در برقراری ارتباط شود؛

• اگر کسی کاری را آغاز کرده و آن را به کس دیگری واگذار کند، آنگاه به استمرار کار لطمه خواهد خورد.

شیوه های عملی برای اجرای برنامه انعطاف پذیری در کسب و کار

1. تعهد مدیریت ارشد را تضمین کنید

در مورد انعطاف پذیری در ساعات کاری، موافقت مدیریت ارشد را کسب کنید و تضمین نمایید که آنها نسبت به این روش متعهد هستند.

2. نیروی کار خود را تجزیه و تحلیل نمایید

بررسی نیروی کار فعلی و تجزیه و تحلیل الگوهای فعلی کار، می توانند شما را متعجب کنند: شاید شما ندانید که بسیاری از مدیران صف، از قبل، اقدام به ممنوعیت ساعات کاری انعطاف پذیر کرده اند.

3. یک گروه کاری تشکیل دهید

یک گروه کاری را تعیین نمایید که نمایانگر تمامی انواع و سطوح کارکنان است. از این گروه بخواهید در زمینه پیگیری تغییرات و به عنوان یک شورای نظارتی عمل کند.

4. ببینید کسب و کار تا چه حد می تواند انعطاف پذیر باشد

آیا تمایل دارید تمامی گزینه های انعطاف پذیری را امتحان کنید یا می خواهید کارمندان را به یک وضعیت ثابت محدود نمایید؟ مثلاً زمان انعطاف پذیر کاری، باید برای همه افراد در همه سطوح به کار گرفته شود. به خاطر داشته باشید که وقتی زمانی انعطاف پذیر کاری تصویب شد، بازگشت به شیوه های قدیمی بسیار دشوار خواهد بود. این برنامه را به صورت آزمایشی اجرا کرده و سپس آن را توسعه دهید.

5. با همه کارکنان مشورت نمایید

در مورد هر تغییری با کارکنان مشورت کنید و نظر آنها را جویا شوید. از آنها بخواهید در مورد گزینه های خاص، اظهار نظر کنند. از پرسشنامه، کارگاه یا گروههای مباحثاتی استفاده نمایید.

6. از گروه کاری بخواهید همه گزینه ها را مد نظر قرار دهد

•   چه سیستمهایی باید به کار گرفته شوند؟
•   این کار چه اثراتی به دنبال دارد؟
•   آیا مدیران صف باید حق تعیین ساعات کاری را داشته باشند یا اینکه گستره فعالیت آنها در این زمینه باید محدود باشد؟
•   چگونه امر آموزش و توسعه را در ارتقا و مزایای کارکنان محاسبه خواهید کرد؟
•   آیا زمان مشخصی برای تعیین صلاحیت افراد وجود دارد؟
•   آیا مزایای کسب و کار، هزینه های این کار را جبران می کنند؟

7. موافقت مدیریت ارشد را تضمین نمایید

مطمئن شوید که مدیران ارشد از منطق این کار و بکارگیری ساعات انعطاف پذیر کاری مطلع هستند. تعهد آنها به این سیاستها، را به کمک دیدگاههای گروه کاری خود تأیید نمایید.

8. سیاستها را به اطلاع همگان برسانید

این برنامه جدید را به اطلاع همه کارکنان برسانید. از نمونه ها و الگوهای موجود استفاده نمایید. در مورد شرایط هر، گزینه صادقانه عمل کنید و راهکارهایی روشن را ارایه نمایید. تمامی شرایط مربوط به جداول کاری انعطاف پذیر را با ذکر تمامی جزییات ارایه کنید.

9. هماهنگ کننده ای را تعیین نمایید

شما نیازمند فردی هستید که دیدگاه و نگرشی جامع در مورد این برنامه داشته و بتواند راهنمایی های لازم را در مورد اجرای آن ارایه کند.

10. مدیران صف/ رهبران تیمها را در قبال اجرای این برنامه آموزش دهید

به محض بکارگیری انعطاف پذیری در کار، استمرار کنترل مدیریت، حیاتی است. وظیفه مدیران، تضمین آن است که کار به خوبی انجام می شود، البته ممکن است این گونه تلقی شود که اولویتهای کارکنان نادیده گرفته می شوند.

11. بر این برنامه نظارت کرده و آن را ارزیابی نمایید

سیستمی را برای نظارت و ارزیابی این برنامه ایجاد کنید. تضمین نمایید که موفقیت برنامه را بر اساس مزایایی که برای کسب و کار به دنبال دارد، ارزیابی می نمایید.

12. نیاز به برنامه های تکمیلی را در نظر داشته باشید

در این زمینه فکر کنید که برنامه زمان کاری انعطاف پذیر تا چه حد با فرهنگ فعلی کسب و کار شما تناسب دارد.

آیا نیازمند توسعه برنامه ای برای تغییر فرهنگ یا حمایت از شیوه های جدید کاری هستید؟

بایدها و نبایدهای ایجاد یک محیط کاری انعطاف پذیر در کسب و کارتان

بایدهای شیوه های کاری انعطاف پذیر در کسب و کار

• ابتدا با پرسنل مشورت نمایید.

• فرض کنید که همه مشاغل به شکلی انعطاف پذیر قابل انجام هستند، مگر اینکه کسب و کاری خلاف آن باشد.

• همه کارمندان را در این برنامه هدف قرار دهید.

• بر مزایای کاری برای تمامی مدیران صف در تمامی مراحل معرفی و اجرای این برنامه تأکید نمایید.

نبایدهای شیوه های کاری انعطاف پذیر در کسب و کار

• این برنامه را فقط به برنامه ای خاص زنان و کودکان محدود نکنید.

• درباره نیازها و آرزوهای کارکنان، فرضیه بافی نکنید.

پرسشهای مهم در شیوه های کاری انعطاف پذیر در کسب و کار

• آیا در سه سطح فرهنگ، سیاستها و روشهای کاری، با ایجاد یک محیط کاری انعطاف پذیر سر و کار دارید؟

• آیا در باره نیازهای کارکنان خود، فرضیه بافی می کنید؟

• چگونه مزایای کسب و کار را ارزیابی مین مایید؟

• آیا برای طراحی این فرآیند، از یک گروه کاری بهره می برید؟

برای اطلاعات بیشتر به مقالات ذیل مراجعه نمایید :

1 . نقش و جایگاه سرمایه های فکری در ارتقای جایگاه یک کسب وکار | مدیریت سرمایه های فکری

2 . چطور مدیران و کارآفرینان می توانند، همانند رهبران بزرگ در کسب و کارشان موفق شوند ؟ | چگونه 100 رهبر بزرگ دوران شغلیشان را آغاز کردند ؟

3 . چگونه رهبران کارآمد موفق می شوند ؟ | رموز موفقیت رهبران در حوزه کسب و کار | چرا رهبران بزرگ به پاسخ آری بسنده نمی کنند ؟

یک سخن، یک درس :

«هیچ چیز به اندازه حسی مشترک و رفع درد و رنج دیگران، انسانها را متحد نمی سازد.» رالف والدو امرسون

«بسیاری از کسب و کارها افراد را تنها به مثابه متغیری در معادله تولید می دانند.» دیوید نوئر

نظرات

دیدگاه ارسال کنید